会社の会議：オンライン会議のファシリテーション：会議終了後の確認チェックリストと不具合対策
このコラムは、会社で会議のファシリテーションを行っているファシリテーターの方々を対象に書いています。
2020年はオンライン会議が増えました。ファシリテーターの方々はどのように対応しておられますか？
このコラムでは、オンライン会議のファシリテーションについて考えます。オンラインなので、デジタル技術を活用することになります。具体的には、デジタル技術を活用するオンライン会議のマインドセットについて考察します。
米国MURAL社が出している、THE DEFINITIVE GUIDE TO FACILITATING REMOTE WORKSHOPS を参照しながら、私の実体験を基にして考察します。
私は、ファシリテーションを核としたコンサルティング・サービスを営んでいる個人事業主です。屋号をBTFコンサルティングといいます。BTFはBusiness Transformation with Facilitationの頭文字です。「ファシリテーションを活用してビジネス変革を実現して欲しい、そのために貢献したい」と考え、この屋号にしました。
ファシリテーション。Facilitationという名詞です。「人と人が議論し合意形成をする。この活動が容易にできるように支援し、うまく合意形成できるようにする。」これを実現するためにはどうしたら良いのかという課題を科学的に考え、試行錯誤を繰り返しながら作りあげられた手法、これがファシリテーションです。ファシリテーションをする人をファシリテーター (facilitator) と言います。
このコラムは次の5つの章で構成します。10分程度で読める内容です。
なお、このコラムは、2020年11月24日に投稿しました。
1. マインドセットを変える
2. チームに関するコツと重要な質問
3. ツールに関するコツと重要な質問
4. 技術・手法に関するコツと重要な質問
5. 重要なこと
1. マインドセットを変える
対面での会議やワークショップでは、何十年も使ってきたローテクを活用した協働でした。デジタル技術を意識する必要はありませんでした。
オンライン会議では、会議やワークショップはデジタル技術を活用した協働の場になります。
この変化。多くの参加者にとっては大きな変化です。ファシリテーターを含めて、会議やワークショップ参加者をチームと呼ぶことにしましょう。チームの行動を1回の会議やワークショップだけで変えることはできません。何回もいろいろ試しながら習得する事が必要です。つまりある程度の時間が必要なのです。学び慣れることが必要です。この学びは、ファシリテーターだけでなく、参加者にも求められます。
学ぶ習慣がない子供は．．．先生や親は苦労しますよね。
学ぶ習慣がない大人は．．．今まで問題視されてきました。ジョブ型や成果主義の流れもあり、学ぶ習慣がないビジネスパーソンは早晩淘汰されていく、と私は考えます。
さて、会議やワークショップの参加者は、創造的に課題を解決することが求められます。ファシリテーターは、創造的に課題を解決するための会議やワークショップをファシリテートすることが求められます。
積極的に議論に参加してもらうためには、有能かつ熱量のあるファシリテーターが必要です。オンライン会議やワークショップでは、デジタル技術を活用することが大切です。デジタル嫌いの参加者にも対応しなくてはなりません。変わっていただく必要があります。そのために、ファシリテーターには熱量が必要です。
このコラムでは、会議やワークショップに参加する人たちをチームと呼ぶことにしました。参加形態は次の3つのどれかになると思います。
1. 複数拠点（オフィス）から参加（例：東京本社と大阪事業所）
2. オフィスからの参加者とテレワークでのオンライン参加者が混在
3. 全員テレワークでオンライン参加
私は2が現状最も多い形態だろうと考えています。
ファシリテーターとして、戦略を持つことが大切です。
上記2の参加形態の場合、テレワークでのオンライン参加者を無意識のうちに排除してしまいがちです。ファシリテーターとして、バランスを持った関わりをすることが求められます。ここでいうバランスとは、全員が同じ発言時間を持つなどではなく、全員の参加者意識を引き出すことです。全員が議論に貢献できるような心理的安心安全を確保することが求められます。オフィスから今までと同じような感覚で対面で参加している人たちにも、テレワークでオンラインで参加している人にも。
2. チームに関するコツと重要な質問
ファシリテーターとして、チームに関するコツと、重要な質問を考えます。質問に答える人はファシリテーターです。
【チームに関するコツ】
☆事前準備
グループチャットを使って、参加者の背景（業務内容や課題など）を把握しておくことは、会議やワークショップをファシリテートする際に役に立ちます。さらにいうと、チームの全員にとっても役立つ情報になります。ですので、1対1で閉じた形で行うのではなく、全員に見えるオープンな形で行う方が良いのです。
また、複数回続く会議やワークショップであれば、グループチャットはその後も使えますので、利用しない手はありません。
☆違いを認める
チーム内の調和した関係を築くために、異なるコンテクストを認め、メンバーの今いる環境（オフィス、家、観光地、公園内の駐車場、クルマ運転中など）を認めることは大切です。
観光地はワーケーションを意図しています。
公園内の駐車場は、リフレッシュしてアイデア出しをするために公園に来ていて、人に聞かれたり見られたりすることのないように、クルマの中から会議に参加する感じです。
クルマ運転中に会議に参加するというのは、日本では多くないと思いますが、海外では以前から電話会議（主に音声）の習慣がありますので、クルマを運転中に参加するという人は珍しくありません。
☆事前に周知する
例えばZoomのブレイクアウト・ルーム。こういったものを使う予定があるのなら、事前に参加者に周知することは、心理的な安心安全につながります。
☆共有
会議やワークショップの成果物は、作成されたままの状態で共有するようにします。
誰かの意思で事後に勝手に変えない事が大切です。これを守らないとファシリテーターとして信用を失います。
☆オフィスからの参加者に支配させない
議論は全員参加が原則です。これが原則になっていないチームの場合は、グラウンドルールの中に、「参加者全員で議論する」を入れると良いでしょう。
ファシリテーターとしては、リモートからの参加者が議論に参加しやすいように配慮する事が大切です。
☆全てをリモートにする
オフィスからの参加者がいたとしても、全員がリモート参加者と同じ形で参加するようにします。
これを主張する理由は、新型コロナウイルス対策：今大切なこと：メンタルヘルスへの影響と打ち手を考える の、2章『打ち手〜ファシリタティブに対応する〜』の【ポイント1：ファシリテーターを入れてチーム全員で話し合う】で説明しています。
【チームに関する重要な質問】
☆参加者は何人ですか？
参加者人数は、どのようにファシリテートするのかに深く関係します。
例えば、全員で議論する、ブレイクアウト・ルームを使う、ワールドカフェを使う、などです。
☆参加者はどのくらい分散しているのか？
何人がリモート参加するのか？これを事前に知ることは大切です。リモート人数が増えれば増える程、ファシリテーターがやることは増えるからです。
☆誰がファシリテーターを支援してくれるのか？
多人数の会議やワークショップは、一人でファシリテートしてはいけません。サブ・ファシリテーター（co-facilitator）、会議やワークショップのリーダーなど、本人の同意を得て、役割を事前に割り当てる事が大切です。
何人以上が多人数なのかは、その会議やワークショップが、あなたが一人で自信を持ってファシリテートできる人数・内容なのか否かが判断基準になる、と考えます。
☆非同期にできることは何か？
事前に、または事後にできることは何かを考えます。
例えば、クラウド上のホワイトボードを活用したアイデア出しであれば、会議やワークショップの事前に参加者が行うことができます。
3. ツールに関するコツと重要な質問
ファシリテーターとして、ツールに関するコツと、重要な質問を考えます。質問に答える人はファシリテーターです。
オンライン会議やワークショップでは、デジタル技術を活用したツールを活用する事が必須です。
ツールは道具です。文房具のような道具です。何のための道具でしょう。オンライン会議やワークショップで、参加者が闊達に議論するための道具です。
下表は、オンライン会議やワークショップで必要な能力について洗い出したものです。5つの項目があります。（表のタップやクリックで拡大します）
ファシリテーターは、ツールを十分に使える事が必要です。
参加者に説明したり、参加者が困ったときに問題を解決できることも必要です。
ここで大切なことは3つ。
1. シンプルな使い方に徹する（複雑な機能を使うより、まずはシンプルな機能に徹する）
2. 事前に練習する
3. ツールを使った事がない参加者（例：試用会参加希望者）を対象とした、試用会を開き、初心者が困りそうな点を洗い出しておく
【ツールに関するコツ】
☆ツールに適応する
会議やワークショップの始めに、その会議やワークショップで使用する機能の使い方を確認します。必要に応じて、うまく使えないなど、参加者の問題解決を担当する人を割り当てることも大切です。
☆ツールの切り替えが円滑にできるように練習する
参加者がツールの切り替えを円滑にできるように練習してもらうことが大切です。
例えば、Zoom（顔を見る）とmiro（議論を見る）を切り替えることです。
あるいは、会議やワークショップで使うツールは1つか2つに絞ることも有効かもしれません。
☆信頼できるオーディオ機器を使う
音声が聞き取りにくいのは致命的ですよね。
☆ウェブカメラをオンにする
非言語コミュニケーションを活用するなら、ウェブカメラをオンにします。
例えば、顔の表情を見たり、頷いたり、眠っていることを見たい時です。
ファシリテーターが一人ならば、非言語コミュニケーションよりも、議論の見える化を優先すべきである、と私は考えます。
☆議論の見える化をする
クラウド上のホワイトボードを活用して、ビジュアルに議論を進める事が大切だと思います。
リアルな会議で、ホワイトボードやフリップチャートを活用することと同じです。
☆プランBを持つ
テクノロジーは不具合を起こすことがあります。例えば、音声が聞き取りにくい、画面共有が円滑に行われない、などです。原因はインターネットが遅い、wifiが遅いなどがあるかもしれません。代替手段を持つことは必須です。できれば複数。
原因はわからないが、音声が聞き取りにくい、画面共有が円滑に行われないということは、良くあることです。電話回線を使った電話会議に切り替える、ファイルでの資料共有に切り替える、など事前に代替手段を用意すべきです。
もし、広域停電など、代替手段もうまく機能しない最悪の場合は、会議やワークショップを延期すること、その際の円滑な連絡方法などを事前に検討しておくことは大切です。
【ツールに関する重要な質問】
☆参加者全員が、オンライン会議やワークショップ開始前に、ツールを使える状況になっているか？
ツールのインストールが必要であれば、インストール完了しているのか？ツールの設定が必要であれば、設定が完了しているのか？ということです。
☆参加者全員が、ツールの使い方を知っているか？
ここは練習必須です。
大切なポイントは、誰が教えるのか、ということです。曖昧にせずに、しっかり教える人をアサインして、教育や練習の進捗を確認することが大切です。
☆どのツールが、その会議やワークショップにとって最も重要か？
あなたがファシリテートする会議やワークショップの議論プロセスを事前にレビューして、どのツールがその会議やワークショップにとって重要かを見極める事が大切です。
例えば、オンラインで顔を見る事が重要なのか、ホワイトボードで議論が見る事が重要なのか、です。
☆どのツールの組み合わせが、その会議やワークショップに適しているか？
どのツールと、どのツールを組み合わせて会議やワークショップを進めるのが最善なのかを検討する事が大切です。
例えば、Zoomのどの機能を使うのか、miroのどの機能を使うのか、Prott や InVision などプロトタイピングツールを使うのか、などです。
☆会議やワークショップが終わった後はどうなるか？
会議やワークショップが終了した後、何が起こるかを考えて、資料を準備することは大切です。
例えば、To Doです。次はいつ集まるべきか。その時までに、準備する情報、成果物は何か。これらを埋めるためのテンプレートを事前に準備しておくことが大切です。
これは、オンラインに限らず、リアルな対面の会議でも同じですね。
なお、To Doに関しては、RACIで役割を意識することが大切です。RACIについては、議論を見える化し共感を得るために でわかりやすく説明しています。
4. 技術・手法に関するコツと重要な質問
ファシリテーターとして、技術・手法に関するコツと、重要な質問を考えます。質問に答える人はファシリテーターです。
オンライン会議やワークショップが効率よく進行するか否かは、ファシリテーターが何の技術・手法を、どのように活用するのか、ということにかかっている、と私は考えます。
・対面でうまくいっていた技術が、オンラインでもうまくいくとは限りません。
・ひとつひとつの会議やワークショップの活動を見直し、それらの意図を今一度理解して、オンラインに適した技術に変革することが求められます。本質を考えると言えるでしょう。
・対面の会議やワークショップ開催には、時間的な投資（つまりコスト）、移動のためのトラベルコストがかかります。ROIを得るために、会議やワークショップの活動を事前に周到に計画しますよね。これに比較して、オンライン会議やワークショップはもっと気軽に捉えられることが多いです。
熟考すべき点を3つ挙げます。
1. 同期 vs 非同期
開催について、オンラインは対面よりも柔軟です。
対面であれば、一同に会して、時間と場所を共有して（同期して）議論します。
オンラインは、アイデアを同期せずに出すことが可能です。事前にクラウド上のホワイトボードにアイデアを貼り付けることが可能です。
例えて言うならば、社内にプロジェクトルームやウォールームを持つことができて、いつでもホワイトボードやフリップチャートにアイデアを貼り付けることができるような感じです。
2. 個々人の活動 vs チームとしても活動
少人数に分けるブレイクアウトは、対面の方がやりやすいです。参加者にとっても違和感が少ないでしょう。
オンラインでも、個での活動とチームでの活動をうまく取り入れ、対面と同じような成果を得られるように模索することが求められる、と考えます。
3. 言語での協働 vs 非言語な協働
オンライン会議やワークショップでは、非言語コミュニケーションは難しい、と私は考えます。とはいえ、オンライン会議ツールで顔を見る、サムアップ機能を使う、チャットでの絵文字の利用を考えるなどを使いたい時もあるでしょう。
対面でやっていたことをオンラインでやる際は、目的を明確にして、その目的を達成するために、どうツールを使うのか創造的に考えることが大切だと考えます。
会議やワークショップに使う技術・手法について、下表にまとめます。（表のタップやクリックで拡大します）
【技術・手法に関するコツ】
☆会議やワークショップのダッシュボードを作る
会議やワークショップの全体像を簡単に一目で把握できるものを作ることをオススメします。
例えば、何々をしなければならないのか、今どこまで終わっているのか、どんな課題があるのか、これらの状況を一目でチーム全員に見えるようにします。例えば、Trello を使ってカンバン管理する方法は有効です。
☆リハーサルする
ファシリテーターとして、あなたが計画した議論プロセスをリハーサルして、参加者は何を議論するのか明確になっているか（議論できるのか）を確認することは有効です。
これは一人でもできます。自分が参加者の立場に立って確認してください。
もし、サブ・ファシリテーター（co-facilitator）がいるのなら、その人と一緒にやるのが良いでしょう。
☆タイムボックスで考える
5〜10分間の短い時間に分割して、その時間で何をファシリテートするのかを計画し、予実を管理すると良いでしょう。
☆マルチタスクを最大限利用する
参加者の能力を統合して、同時に複数のことができるようにするということです。
例えば、何かを調べる。参加者はパソコンやタブレットを目の前にしているので、複数のことを同時に検索して調べることが可能です。調べたことは、画面共有します。そして、そこから導き出される議論に必要な知見や情報を、クラウド上のホワイトボードに書き出し共有します。
☆適宜フィードバックを得る
参加者との「つながり」を維持し続けるために、投票ツールやチャットなどを活用して、参加者意識を保つことは、とても大切です。
☆デジタル化する
対面で会議室から参加している人たちは、成果物をデジタル化する時間を待つなんてことはしません。参加者意識を低下させます。
ですから、成果物はその場でデジタル化することが必須です。
☆非同期に働く
会議やワークショップの事前にやること、事後にやることを計画することで、会議やワークショップを効率的に進めることが可能になることがあります。
【技術・手法に関する重要な質問】
☆望ましい結果は何か？
会議やワークショップの目的と目標を明確に理解し、その目標に到達することに向けて議論することが大切です。
☆期待される成果物は何か？
成果物のイメージを参加者に持ってもらうために、会議やワークショップ開始時点で目的と目標を確認する際に、成果物のテンプレートを共有することは、かなり役に立ちます。
例えば、クラウド上のホワイトボードに、成果物のテンプレートを作成しておくことは有効でしょう。もちろん、参加者との合意により、他の項目を成果物に加えたり、テンプレートから項目を削除することも有り得ます。
☆どのようにワークの時間は分割されるのか？
会議やワークショップでは、参加者にワークをしてもらうことがあります。
例えば、課題に対する打ち手のアイデア出しです。
その際、1つのワークは5〜10分間で終わる粒度にしましょう。これは、議論プロセスからの脱線を防ぐためです。
☆プランBは何？
「もしも」のための代替策を持つことは、とても重要です。
例えば、音声がとても聞き取りにくくなった場合、音声だけ電話回線を使った電話会議に切り替え、ネットはクラウド上のホワイトボードだけに使うという代替策。
☆参加者はどのように合意事項をフォローアップするのか？
事前に合意事項の進捗が見れるマネジメントツールを準備しておくことは大切です。
例えば、To DoはRACIマトリックスにまとめるとか、各To Doは Trello でカンバン管理する、などです。
なお、RACIについては、議論を見える化し共感を得るために でわかりやすく説明しています。
5. 重要なこと
この章では、4章までに記述しなかった重要なことを書きます。
☆オーディオ
オンライン会議やワークショップでは、音声はとても大切です。VoIPはネットワーク帯域を消費するので、電話回線を使う電話会議を用意しておくことは、有効な代替手段になります。
ハウリング対策も大切ですね。会議室からの参加者がマイクをミュートにしていないと、誰も発言していなくてもハウリングが起きてしまい、話ができません。
ファシリテーターは全てミュートにするとか、参加者は発言時のみ自分でミュートを解除するなど工夫が必要です。
☆ビデオ
オフィスからの参加者と、テレワークでオンラインでの参加者が混在する場合、計画と調整が必要です。
私は、自らの経験から、オフィス参加者は全員リモート参加者と同じように、オンライン参加するのが一番良いと考えます。
☆人数と時間
一般的に人数が増えると時間がかかります。
例えば、4〜5人のグループに分けてワークをしてもらう場合、各グループの成果を共有する時間が必要になりますよね。1グループ3分の発表で、2分のQ&Aとする場合、5グループで25分で計画すると、時間的な余裕がありません。詰め込みすぎない。少し余裕を持つことも考えてください。
あまり慣れていないファシリテーターの場合、大人数の会議やワークショップのファシリテーションは荷が重いでしょう。少人数から訓練することが重要です。
参加者を決める際に、RACIを活用することは有効です。
複雑な課題を議論する時は参加者を絞るとか、比較的単純な課題を議論するときは多人数でも大丈夫、など自分の技量にあった計画を立てることは、とても大切です。
なお、RACIについては、議論を見える化し共感を得るために でわかりやすく説明しています。
このコラムの最後に、ゴールドマン・サックス社のVPであり、ユーザー・エクスペリエンス担当の、Binka McGovern氏のメッセージを要約します。
私たちは多くの時間をコンピューターの画面を見ながら仕事をしています。私たちは自らに次のように問うべきです。
なぜ、長い時間をかけて移動し、外部のホテルなど高額な費用を使って会議やワークショップを開催する必要があるのでしょうか？
いつも仕事をしている場所からの参加ではダメなのでしょうか？
効果的なオンライン協働は、どこで働くのかという物理的な場所は関係ない世界を受け入れることになります。
ファシリテーターは、上記のメッセージに対して、積極的に関わるべきである、と私は考えます。これは、価値ある挑戦であると言えます。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
