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  1. 会社の会議:withコロナのBTFコンサルティングの使い方:withコロナのお客様のご成長のために
小川芳夫

ファシリテーションの活用を支援するコンサルタント

小川芳夫(おがわよしお) / ファシリテーター

BTFコンサルティング

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コラム

会社の会議:withコロナのBTFコンサルティングの使い方:withコロナのお客様のご成長のために

2020年5月17日 公開 / 2020年5月25日更新

テーマ:ファシリテーション

コラムカテゴリ:ビジネス

コラムキーワード: 業務効率化 手法生産性向上 取り組み働き方改革

当コラムは、働いている方々を対象に書いています。

私BTFコンサルティングは、個人事業主として、ファシリテーションを核としたコンサルティング・サービスを提供しています。

先日 『会社の会議:BTFコンサルティングの使い方:お客様のご成長のために』 というコラムで、私BTFコンサルティングのビジネスについて、コラムを読んでくださっている方の観点から、BTFコンサルティングの使い方として紹介させていただきました。

この度、私BTFコンサルティングが提供する、ファシリテーションを核としたコンサルテーション・サービスをクラウド対応することにいたしました。
このコラムでは、その内容を説明いたします。

このコラムは次の3つの章で説明します。10分程度で読める内容です。

1. 「withコロナ」という言葉の私の定義
2. 会議やワークショップで必要なものを整理してみる
3. BTFコンサルティングのコンサルティング・サービスの全てをクラウド対応する


1. 「withコロナ」という言葉の私の定義

最初に、このコラムのタイトルに使われている「withコロナ」という言葉の定義を明確にしたいと思います。

いろいろなご意見があると思いますが、私は次の条件の全てが満たされるまでをwithコロナと定義しました。
・有効な薬が見つかり第三相までの治験が完了すること(重篤な副作用がない)
・有効な薬が必要十分な量供給されること
・ワクチンが完成し第三相までの治験が完了すること
・ワクチンの投与が完了すること(withコロナからafterコロナに移ること)

既存の薬の中から有効な薬、あるいは薬の組み合わせが、発見されること。これは今世界中の人が望んでいることだと思います。科学者は日々研究していると理解しています。ただ、今時点で「有効らしい」候補はあるものの、副作用が指摘されていますよね。より安全な薬が望まれます。
安全という観点からは治験が必須だと理解しています。第一相、第二相、第三相まで完了するには、それなりの日数が必要です。

治験が完了した薬が十分な量供給されることはとても大切です。

また、ワクチンも必須ですよね。これも薬と同じように治験が必要です。

そしてウイルスを封じ込めるためにはワクチンの投与が多くの人に行われることが必要です。これにも時間が必要だと思います。

5月15日付のブルームバーグの記事です。『コロナワクチン実用化は21年末までかかる可能性-ノバルティスCEO』
スイスのノバルティスのバサント・ナラシンハン最高経営責任者(CEO)は「新型コロナウイルスのワクチンについて、来年下期にならないと実用化されないかもしれない」とし、さらに「今回のパンデミック(世界的大流行)に対処する究極の方法は新型コロナワクチンになる見込みだ」とし、「それにはより多くの時間がかかるだろう。私の推測では1年半から2年程度だ」と指摘したそうです。
識者の方々の意見では、これは現実的な数字だということです。

5月14日(木)の夕方から夜にかけて緊急事態宣言に関して動きがありましたね。
14日夜 20:45頃から2時間以上の時間をかけて、専門家会議の方々が説明とQ&Aを行いました。見逃した方もいらっしゃるかもしれませんので、情報共有いたします。
・動画:【会見ノーカット】政府の専門家会議が会見 「緊急事態宣言」解除の基準は?(2020年5月14日)

説明に使ったプレゼン資料
配布資料:新型コロナウイルス感染症対策専門家会議「新型コロナウイルス感染症対策専門家会議「新型コロナウイルス感染症対策の状況分析・提言」(令和2年5月14日)

配布資料中の、「5.社会経済活動と感染拡大防止の両立にあたっての基本的考えについて」の中で、「一旦、特定警戒都道府県等の指定が解除されることとなった場合でも、この感染症への対応は長丁場となることが見込まれている。」とし、「さらに、引き続き、可能な限り、在宅勤務(テレワーク)を推進するとともに、時差出勤、自転車通勤等の、人との接触を低減する取組を推進する。職場においては、感染防止のための取組や「3つの密」を避ける行動を徹底するよう促していくことが求められる。政府においては、テレワーク導入に当たっての相談支援や経費助成等を行っているが、それらの活用も促進しながら、普及・定着を図っていくことが求められる。また、休暇の分散等、社会全体で密な空間を形成することを避ける取組が求められる。」としています。
最終ページの「(4) 働き方の新しいスタイル」では、5月4日で提言された下記の6点が引き続き示されています。
・テレワークやローテーション勤務
・時差通勤でゆったりと
・オフィスはひろびろと
・会議はオンライン
・名刺交換はオンライン
・対面での打ち合わせは換気とマスク

さて、いきなりテレワークになってしまった方々の中には、解除されたら以前のように出勤したくなる方が多いのではないかと思います。でも、自分が他の人に伝染させてしまう危険性、自分が罹患してしまう危険性、会社の会議室で3密を作ってクラスターを作ってしまう危険性があることは意識すべきだと思います。

私の経験では、綺麗なオフィスビルは窓が開かない、あるいは窓がない綺麗な会議室が多い。エアコンによる温度湿度調整は完璧なのですが換気はできない、という部屋が多かったように思います。一方低層の昭和時代に作られたような建物には開閉可能な窓が付いている会議室もありました。

ウイルスは目に見えない。交通網、ライフライン(電気、水道、ガス、ネット(光、WiFi))は何一つ損なわれていない。これが厄介なのだと思います。
BCP(事業継続計画(Business Continuity Plan))という観点ではどうでしょう。大変失礼を承知で書かせていただきますと、いくつかの日本の会社は「なんちゃってBCP」を策定していたのかもしれない、と思います。2011年3月11日の原発事故のように、「そんなことは起きない」という仮説のもとに作られていたのかもしれない、と私は思ってしまいます。

会社の会議でクラスターが発生したら、あなたのチームは約半月何もできなくなります。退院後の治癒に時間がかかる人もいると聞きますから、チームとしての生産性の落ちは顕著でしょう。もし、今大地震が起きてあなたの会社の建物が倒壊してしまったら?電気配線がショートして火災が発生し、オフィスに置いてあるものが全て焼失してしまったら?あなたの家は軽度の被害ではあるもの、交通機関が止まり道路は壊れライフラインも十分でない環境になったら?

テレワークをできるようにしておくことは、withコロナだけでなく、今後起きるかもしれない自然災害、さらに今回のコロナ以外の感染症に備える、という観点でも必要なことだ、と私は思います。もちろん、これだけで完璧というものではありません。ネットが使えない状態になったらアウトです。ただ、対策の1つとして、実際に機能するテレワーク体制を、今作ることに意義がある、と私は思います。


2. 会議やワークショップで必要なものを整理してみる

この章では、beforeコロナでの、会議やワークショップで必要なものについて、整理してみたいと思います。

a. 会議室
会議やワークショップをどこでやっていたか。会社の会議室だろうと思います。

b. プロジェクター
資料を投影する形での会議やワークショップが多かったのではないかと思います。
紙にプリントして配布するという昭和中期の形を継承していた会社もあったかもしれませんね。

c. ホワイトボードとフリップ・チャート
資料は投影して、議論はホワイトボードやフリップ・チャートに書きながら議論を進める、という形をとっていたのではないかと思います。
もしかして、せっかく同じ部屋にいて、ホワイトボードやフリップ・チャートという議論を進めるための道具を目の前にしながら、口だけで議論していたという方もいらっしゃるかもしれません。

d. ポストイット
ホワイトボードやフリップ・チャートにポストイットを貼りながら議論していた方は多くいらっしゃると思います。
そういうことをやったことのない方にとっては、会議にポストイットを使うということは理解していただけないかもしれません。

e. 数色のペン
議論が見える化されている会議やワークショップでは、ホワイトボードやフリップ・チャートに書く時に複数の色を使うことが通常です。なお、ビジュアルな会議については、『会社の会議の進め方:意見をかみ合わせる:今理解すべき3つの視点』 で説明しています。

f. その他の文房具
投票に用いるシールなどがあります。フリップ・チャートに誤字を書いてしまった時に使う修正テープもありますね。私は養生テープもよく使います。

g. 個人のノートやペン
個人用にメモに使う手帳やノートなどです。

h. 事前に用意される情報と資料
代表的なものは、会議の目的目標を明記し、議論のプロセスを明記したアジェンダでしょうか。さらにパワポなどの資料。それをバックアップする情報も事前に用意しますよね。
ここに書いたことがわかりにくいという方は、『会社の会議の進め方:場を作る:今理解すべき3つの視点』 をお読みいただきたいと思います。

i. 会議の議事録や成果物
どういうことがどのように議論されたのかが文字だけでなく図やアイコンや矢印などで表現された議事録はわかりやすいものです。
合意形成すべきもの、重要な成果物の1つにTo Doリストがあります。「誰が何をいつまでに何の役割を持って実施するのか」これを明確にして合意を形成する必要があります。具体例は 『会社の会議の進め方:意見をまとめる:今理解すべき3つの視点』 をご参照ください。RACIと言うフレームワークを説明しています。


3.  BTFコンサルティングのコンサルティング・サービスの全てをクラウド対応する

『会社の会議:BTFコンサルティングの使い方:お客様のご成長のために』 というコラムは、お客様の会議室に伺って対面でやることを基本と考えて書きました。

しかし、1章で書いたとおり状況は一変し、オンライン化というかクラウド対応する必要性が高まりました。

私は、ファシリテーションを核としたコンサルティング・サービスを生業としています。
この度、オンライン会議ツールはじめ、他のオンライン・ツールも使って、クラウド対応した会議やワークショップをファシリテートすることに加えて、いろいろなツールに対するご相談に乗ることも事業に含めることといたしました。

つまり、「ツールに習熟し使えるようになっていただくことも含めて、ファシリテーターを育成する」ことを事業対象に含めるということです。どのツールを採用すべきか、その意思決定プロセスのご相談にも乗ります。ツールの使い方の説明も含めます。
また、『新型コロナウイルス対策:withコロナの会議をどうするべきか:意識すべき3つのポイント』 に書いたように、テレワークの組織文化やルールを創るワークショップ、withコロナの営業戦略を考えるワークショップ、などこちらから提案する「提案型」も積極的に行ってまいります。このコラムの副題にあるとおり「withコロナのお客様のご成長のために」事業を進めてまいります。

さて、2章で書いた「会議やワークショップで必要なもの」をクラウド対応するということはどういうことか、を書いていきます。

a. 会議室
オンライン会議ツールになります。具体例はZoom、Skype、Webex、Google Meetなどです。お客様の会議室なので、お客様にアカウント登録をしていただき、私をご招待していただく形を考えております。
既に何かご利用かもしれませんよね。そのツールでOKです。
これから検討するという方は、選定に対して私のコンサルティング・サービスをお使いいただくことも可能です。上に述べたとおり、使い方の説明やツール習熟についてもサポートします。会議室に入ってクラウド上の会議室で会議ができるようになるまでサポートします。

b. プロジェクター
会議室と同じくオンライン会議ツールになります。

c. ホワイトボードやフリップ・チャート
オンラインツールの MURAL または Miro をお勧めします。
上記aの会議室同様、お客様にアカウント登録していただき、私をファシリテーターとしてご招待していただく形を考えております。将来的には、お客様のファシリテーターの方がクラウド上のホワイトボードを使って、会議やワークショップをファシリテートしていただくようになります。
ツール選定に際して私のコンサルティング・サービスをお使いいただくことが可能です。使い方の説明やツール習熟についてもサポートします。クラウド上のホワイトボードが困難なく使えるようになるまでサポートします。
MURALとMiroは日本法人がないこともあり、公式な日本語の情報が提供されていないと思います。私はもちろん日本語でサポートします。
MURALがどのようなものなのか 紹介用動画 があります。

d. ポストイット
MURLまたはMiroの機能を使います。

e. 数色のペン
MURLまたはMiroの機能を使います。

f. その他の文房具
MURLまたはMiroの機能を使います。

g. 個人のノートやペン
ここは、お好きなようにしていただければと思います。
アナログなままでもOKですし、デジタルに移行することもOKです。

h. 事前に用意される情報と資料
情報と資料は2章に書いたとおりです。
あなたの会社ではどこに保管していますか? BoxOneDrive などクラウドに保管していますか?既にクラウドに保管していらっしゃる場合は、引き続きお使いいただければと思います。
会社のオフィスのキャビネット内のバインダーの中に紙で保存しているという場合は、是非この機会にクラウド化することをご検討されてはいかがでしょうか?1章で書いたようにビルの倒壊や火災による焼失が起こってからでは取り返しがつきません。

i. 会議の議事録や成果物
議論はMURALやMiro上で行われます。議論の内容はそこに記録されます。
成果物としてのTo Doリスト(RACIで表現されたもの)はMURALやMiro上のホワイトボードでも良いですが、エクセルなどを使って表形式のファイルにして適宜アップデートしていく方が使い勝手が良いと思います。
保管場所はBoxやOneDriveなどのクラウドですね。

j. 協働ツール
あなたの会社・組織では、オンラインで使う協働ツールを使っていますか?例えば、SlackTrello です。
テレワークしている時、効率的にコミュニケーションできるツールが必須です。誰が何をやっていて今どんな進捗なのか、みんなに見える化されているツールが必須です。(あえて言うと、これはテレワークであろうとなかろうと必要なことです)
こういったツールは使いこなせることが必須です。「あれ?これどうするんだっけ?」では仕事が捗りません。
ですから、使いこなせるようになるまでツールの使い方も含めてサポートいたします。

さて、デジタル・デバイドでデジタルツールを使えない人をどこまでサポートするかは要ご相談です。
その方がどこまで自律して、今まで避けてきたICT(情報通信技術、Information and Communication Technology)に挑戦しようという気概があるのか否かにかかっている、と私は思います。例えば、わからないことはいつでもAさんに教えてもらおう、という依存体質で、何度も同じことを訊くようでは組織のお荷物になってしまいます。
一方、このwithコロナを機に今まで避けてきたことに挑戦しようという方には、できるだけサポートさせていただきたい、と私は思っています。
(ただ正直、どれだけ丁寧にサポートできるかは、やってみないとわからないという気がしています)


このコラムのテーマは、お客様のご成長です。

beforeコロナの時もwithコロナの今でも「成長したい」と思っている人たちは多い、と私は信じています。

全員がテレワークの会議やワークショップをファシリテートすることは、対面で会議室でファシリテートすることに比べて、数段難しいです。一部の人が会社の会議室にいて、一部の人はテレワークでリモート参加、これはさらに難しくなります。
とはいえ、withコロナはしばらく続くと仮定して、そこにチャレンジして新しいスキルを身につけ、ファシリタティブなリーダーとしてチームのケイパビリティを高めていけるようになったら素晴らしい、と私は思いますので、そのようにご成長いただけるよう、是非協働・支援させていただきたいと思っております。

withコロナでも「人が集まって議論し合意形成する行為」はなくなリません。
それどころか、「人がネットワークを介してクラウド上に集まって議論し合意形成する行為」を円滑に促進できる人(ファシリテーター)の必要性は増える、と私は確信しています。もしかすると、必須という位置付けになるかもしれません。

あなたが一般の従業員の方であれば、是非ご自身のキャリアを考えていただきたいと思います。このコラムに書いたようなことができるようになりたいと思ったら、上司の方に相談していただきたいと思います。ご自身のキャリアプランはご自身のものです。会社が決めるものではありません。

あなたが主任・課長・部長といった組織のリーダー役であれば、ご自身のキャリアに加えて、組織のスキルプランを考えていただきたいと思います。あなたの組織にはどのようなスキルが必要になるでしょうか?何を強化する必要がありますか?私としては、ファシリテーターを組織に育て、その方またはあたながファシリタティブなリーダーになることを、お考えいただきたいと思います。

withコロナという環境下でのお客様のご成長のために、このコラムで書いたBTFコンサルティングのサービスをご活用いただきたいと思っております。
私が会社員時代に培った全てを、お客様にトランスファーいたします。

クラウド対応したことで、地理的な制約がなくなりました。出張が不要になりました。私は千葉県におりますが、北海道の方でも沖縄県の方でも、どの都道府県の方でも、私BTFコンサルティングのコンサルティング・サービスをご利用いただくことが可能です。さらに言うと、日本国外であっても全然OKです。

最後に、BTFコンサルティングの事業の3本柱を書いて、このコラムを締めたいと思います。これはクラウド環境下でも不変です。
•会議・ワークショップについての悩み・課題を抱えているお客様企業・組織に、ファシリテーションの価値をご理解いただき、悩み・課題を解決していただけるよう支援・促進する
•ファシリテーションを活用してワークショップを開催し、お客様企業・組織内のチームが協働することで、ビジネス変革を、迅速に実現できるよう支援・促進する
•お客様企業・組織内に、自律的な変革実現能力が育つよう支援・促進する

最後までお読みいただきまして、ありがとうございました。

 

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BTFコンサルティングのホームページでもブログを書いています
https://btfcons.com/blogs/ もご参照ください

この記事を書いたプロ

小川芳夫

ファシリテーションの活用を支援するコンサルタント

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2020-05-28

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