システム開発の見積もりを比べるとき｜中小企業が金額の前に確かめること

仮に、見積もりを2社に頼んで（相見積もり）、2通が届いたとします。片方の金額は、もう片方の半分ほどです。安いほうに決めたくなります。ただ、読み比べてみると、安いほうには今の台帳のデータを新しい仕組みに移す作業が入っていなかった、ということもあり得ます。その作業をあとから頼めば、別の見積もりになります。逆に、高いほうに、今は使わない機能まで入っていることもあります。

結論から書きます。中小企業がシステム開発の見積もりを比べるときは、金額の前に、次の3つを確かめることをお勧めします。

• この金額に、何が入っていて、何が入っていないか
• 作ったあと、毎月・毎年かかるお金はいくらか
• やめるとき、データを持ち出せるか

金額を並べるのは、3つをそろえてからです。

1. 「この金額に入っていないものは何か」を聞く

見積書には、入っているものが書いてあります。入っていないものは、書いていないことがあります。たとえば、今のデータの移し替え、使う人への操作の説明、使い始めてからの手直し。どこまでが金額の中かは、頼む相手によって違います。

確かめ方は簡単です。「この金額に入っていないもので、私たちがあとで頼むことになりそうなものは何ですか。頼むと、いくらくらいかかりますか」と聞きます。2通の見積もりを並べた表を、表計算ソフトで1つ作っておき、答えはそこに書き込みます。2通の中身がそろって初めて、金額を並べられます。

2. 作るときのお金と、毎月・毎年のお金を分ける

見積書でまず目に入るのは、作るときのお金です。作ったあとにも、置き場所（サーバー）の利用料、止まったときの対応や手直しを頼む保守の契約、使う人数に応じた料金など、毎月・毎年かかるお金があります。

作るときのお金が安くても、毎月のお金が高ければ、何年か使ううちに逆になることがあります。「作ったあと、毎月・毎年かかるお金は、何に、いくらですか」と聞きます。答えは同じ表に、作るときのお金とは分けて書き込みます。そのうえで、たとえば3年使ったらいくらになるかで比べてみてください。3年に決まった意味はありません。自分の会社がその仕組みを使い続けそうな年数で構いません。

3. やめるときのことを、始める前に聞く

始める前に、やめる話をするのは気が引けるかもしれません。それでも、聞いておく値打ちがあります。使っているうちに、もっと合う道具が見つかることも、会社のやり方が変わることもあります。そのとき、入れたお客様の名簿や取引の記録を、表計算ソフトで開ける形で取り出せるか。取り出すのにお金がかかるか。

ここがあいまいなままだと、やめたくても、やめにくくなります。「やめるとき、データはどんな形で受け取れますか」と、見積もりの段階で聞いておきます。答えは、メールなど後から読み返せる形でもらっておくと安心です。

3つがそろったら、「誰の、何が楽になるか」と照らし合わせる

最後に、見積もりの中身を、頼む前に書き出した答えと照らし合わせます。以前のコラム「業務改善の進め方｜見積もりを取る前に、中小企業が「真の課題」を見つける3つの問い」では、「誰の、何が楽になるか」「いつから、なぜ起きているか」「何もしなかったら、何が困るか」の3つを問いかけ、答えを1つのファイルにまとめて渡すことを書きました。届いた見積もりの機能が、その「誰の、何が楽になるか」に応えているかを見ます。応えていない機能に、お金を払う必要はありません。

前のコラムの3つ目の問い「何もしなかったら、何が困るか」の答えも、ここで役に立ちます。どの見積もりも高いと感じたら、何もしない場合と比べてみてください。今は頼まない、という判断も、見積もりを比べた結果の1つです。

まとめ

• 「この金額に入っていないものは何か」を聞き、中身をそろえてから金額を並べる
• 作るときのお金と、毎月・毎年のお金を分け、使い続ける年数で比べる
• やめるとき、データをどんな形で受け取れるかを、始める前に聞く

宮崎の会社に頼むときも、県外の会社に頼むときも、この3つを同じように聞けば、見積もりを同じ物差しで比べられます。