システムを作る前に確かめること｜開発を頼む前の3つの確認

「こういうシステムがほしいんだけど、作れる？」。そういう声をかけていただくことがあります。作れます。ただ、私がすぐに作り始めることはありません。開発は、最後の手段だと思っているからです。

結論から書きます。システムを作る前に確かめることは3つです。何に困っているのか。いまの道具で足りないか。作ったあと、誰が使い、誰が直すのか。 この3つがそろって初めて、作る範囲が決まります。

1. 何に困っているのか

欲しい機能の一覧から入ると、話が大きくなります。先に言葉にしてほしいのは、困りごとです。「月末の請求書づくりに3日かかっている」「同じ問い合わせに、毎回同じ説明をしている」。困りごとがこの形になっていれば、作るものは小さくなります。「請求書づくりに3日」なら、作るのは請求書を自動で作る仕組みであって、販売管理の全部ではありません。困りごとが1つに決まれば、作る範囲も1つに決まります。

書き出すときは、誰が、どの作業で、月にどれくらいの時間を使っているかを1行ずつ並べてみてください。時間は大まかで構いません。「経理担当の1人が、月末に3日」と書けるだけで、作る価値があるかどうかの見当がつきます。

2. いまの道具で足りないか

作る前に、いま使っている道具でできないかを確かめます。考え方は、以前のコラム「業務の棚卸しのやり方」に書いたとおりです。やめる、やり方を変える、道具を入れる。開発は、その一番最後に来ます。

確かめ方は難しくありません。表計算ソフトの関数で済まないか。毎月払っているサービスに、使っていない機能が眠っていないか。この2つを先に見るだけで、作る話が消えることもあります。

作れる人間が「作らなくていい」と言うのは、損に見えるかもしれません。でも、作らずに済んだ分のお金と時間は、別のことに使えます。作らない、という答えも、私にとっては成果の1つです。

3. 作ったあと、誰が使い、誰が直すのか

システムは、渡した日から使われ始めるわけではありません。だから、入れたあとも、現場で使われるようになるまで一緒に手を動かします。

作る前には、毎日その画面を触ることになる人の話を一度聞いておくと安心です。社長が欲しいものと、現場の人が楽になるものは、同じとは限りません。

もう1つ。直す人が決まっていないシステムは、止まった日に困ります。私は2000年からシステムエンジニアとして、止まると困るシステムを担当してきました。作る前に「止まったら誰が直すか」を決めておくのは、そのためです。

作ると決めたら、小さく

3つがそろったら、作ります。ただし、小さく。要件定義から運用・保守まで一通り自分でやってきたので、作る話も、作らない話も、同じ人間が最後まで見られます。作ったあとに「やっぱりこうしたい」が出るのは普通のことです。小さく作っておけば、直すのも小さく済みます。

仮に請求書の仕組みを作るなら、最初は一番よく使う1種類の請求書だけを作れるようにして、1か月使ってみる。困らなければ、次の種類に広げる。この順番なら、途中でやめる判断もしやすくなります。

まとめ

• 何に困っているのか。欲しい機能の一覧からではなく、困りごとから
• いまの道具で足りないか。開発は一番最後
• 作ったあと、誰が使い、誰が直すのか。止まった日のことまで決めておく

作る前の3つの確認は、宮崎の会社でも同じです。作ると決めたなら、使われるまで一緒に走ります。