職場での上手なほめ方～コミュニケーションのためのビジネス英語
前回では、コミュニケーションの障害となる要因を分析し、その解決方法を3つお伝えしました。今回は残りの5つです。
4. 双方向のコミュニケーションを心がける
コミュニケーションが一方的にならないように、受け手と送り手の両方がお互いに質問するようにします。この方法は対面の時はもちろん、電話でもうまく機能します。メールでは時間差が生じるので、この方法はむずかしくなります。対面のコミュニケーションを促すために、営業時間内にメールをチェックしにくい部署などではメールのやりとりをしない時間を設けている会社もあります。
5. フィードバックを聞き出す
言葉によるフィードバックを聞き出すことは、メッセージがきちんと伝わったかどうかの確認に必要です。偉そうに聞こえないように気をつけます。
“So now can you give me your point of view on the situation?”
「この状況についてあなたの意見を聞かせてもらえますか」
“So can you tell me in your own words what you will be doing next?”
「次にする事をもう一度あなたの言葉で言ってもらえますか」
受け手からもフィードバックは要求できます。
“So what you are saying is …” 「つまり、こう言うことですね」
6.「聴く力」を養う
ピーター・ドラッカーは言っています。“…listen first, speak last.”
まず相手の言う事をよく聴き、自分は最後に話すようにします。
a)受け取ったばかりのメッセージを要約しながら送り手に返します。
“If I understand correctly you are telling me that …”
「私の理解が正しければ、あなたの言うのはこういう事ですね」
b)すぐに返答しないことです。少し時間を置いて答えることで、状況を理解する努力を示します。こちらが話し終わっていないうちにすぐ同意をする人は、たいてい話を真剣に聞いていないか、あるいは他に何かたくらんでいるかのどちらかです。
7. 文化の違いを認識する
異文化間のコミュニケーションには常に次の点に気をつけます。
• 全社員を尊重すること。異国の文化はただ違っているのであって、変だったり、自国の文化に比べて劣っているのではないと認識する。
• 率直に、明確に話すこと。メッセージが伝わっていないときのジェスチャーや表情などのサインを見逃さない。慣用句や俗語は使わない。類推は避ける。
8. メタコミュニケーションを図る
メタコミュニケーションとは、先に伝えた内容（コミュニケーション）についてのコミュニケーションのことです。（meta-は「その後」という意味の接頭語です）例で言うと
“Am I speaking clearly enough?”「これで意味は十分に明確でしょうか」
“How is my speaking speed, not too fast or too slow?”「話すスピードはどうでしょう、速すぎたり遅すぎたりしていませんか」
“Today and tomorrow I am going to be really busy so I’m going to keep my answers really short, please don’t take it personally.” 「今日、明日は非常に忙しいので簡潔にお答えしますが、悪く取らないで下さい」
コミュニケーション能力を高めるために、まずこの8つの提案から一つ、試してみてください。一番今の状況に必要だと思われるもので結構です。そして、次々に増やしていけばあなたはコミュニケーションの達人です。
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