いい上司になるためのワンポイント④「報告の仕方」
管理職育成コンサルタントの岡本です。
状況の整理についてお話したいと思います。
あなたは、
「うちの部下はなんで論理的に考えられなのかなぁ~」「もう少し頭をひねったら思いつくかないかなぁ~」と考えた事ありませんか?
企業研修をしていても「ロジカルシンキングを教えてほしい」との要望をよく受けます。
その方に「ロジカルシンキングを取の様にイメージしてますか?」
とお聞きすると
「ロジカルシンキングと言えばMECEなどのフレイムワークでしょう」と言われます。
その時私は、「あらためて、ロジカルシンキングを教える目的はなにでしょうか?」
とお聞きし、答えの後にすかさず、
「部下の方がロジカルシンキングを身に付けるとどの様な(良い)事がおこりますか?」
とお聞きします。
多くの方はここで、「うっ」となり、考えこみます。
あなたはどうでしょうか?
自分の部下がロジカルシンキングを身に付けるとどの様な(良い)事がおこりますか?
職場はどの様に変わりますか?
「部下の頭の中が整理されるとともかく良いのです」などと言われる事もありますが、どんな状況をゴールとして想定するかがあまり定まっていない状況なんですね。
多くの場合、頭の中で状況が整理できていないので、報告内容が“ごちゃごちゃ“(未整理)で困る、とか、対策(行動)を起こすとき、状況が整理されていない状況で考えているのでそれが適切なのか分からない、といった状態じゃないでしょうか。
こういった状況は困りますよね。
私は実際に、部下の頭の中をトレーニングするために、下記の方法をとってました。
報告書を書かせる(報告させる)際に、3つのポイントに分ける事です。
①「客観的な事実」なのか「自分の意見・感想」なのか
②「過去の事」なのか「未来の予測」なのか
③「内部的(コントロール可能)」なのか「外部的(コントロール不可能)」なのか
少し詳しく解説しますと、
①はいわゆる「ファクトベース思考」なのですが、このポイントで状況を整理すると、「自分の思い込み」というフィルターを外す事ができます。そうする事で適切な判断につなげる事ができます。
②は変えられない「過去」の事なのか、今から実現させようとしている「未来」なのかの整理です。この整理を行うと、その「未来」は過去からつながった未来なのか、関連性のない「未来」なのかが整理できます。
③はコントロール出来る事か出来ない事かを分ける事で、今後の方向性を考える事ができます。この点で整理すると「コントロール不可能な事」で頭を悩ませる事がなくなり、実現可能な選択肢を選ぶことができます。
この内容を部下に説明してみてください。
そして、報告書を書かせる時に、例えば「客観的事実」「意見・感想」の2つのカテゴリーを設定しておくのです。
報告書の書式を少し工夫するだけで部下を論理的に考えさせる事ができます。
研修ではこの思考方法をトレーニングさせます。
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