JIJICO掲載コラム『台風や豪雨などの災害に備える働き方を考えてみませんか？』の補足（2020年7月1日追記あり）

【要約】

・「自分の仕事は会社に行かないと出来ない仕事なのか？」を考えることは、自分の仕事を洗い出し、働き方を振り返る大切な機会になる。
・会社以外で仕事をする場合は、セキュリティに気をつける必要がある。
・これからテレワークを始めようと考えている場合、当事者として自分たちの運用ルールを決めることを提案する。
・新型コロナウイルス感染症の対応でテレワークが広まっており効果検証が進んでいる。（2020年3月10日追記）
・いきなりテレワークになった方へ（2020年3月28日追記）
・ウェブ茶のすすめ（2020年4月16日追記）
・あなたのお仕事を抽象化してみませんか？（2020年4月21日追記）

【本文】

コラムの内容は、JIJICOのコラムへのリンク でお読みいただけます。

【補足：テレワークをこれから検討しようと考えておられる方々へ

日本ではテレワークは、これから広まっていく可能性のある働き方かもしれませんが、欧米では既に多くのビジネスパーソンがテレワークで働いています。

実際に経験のある人の知見を議論のたたき台として、自分たちの運用ルールを仮決めし、試行を通してより良い運用ルールに練り上げていく、というアプローチが良いと思います。

私が入らせていただく場合は、私の経験をもとにお客様に合ったたたき台を作り、そのたたき台を叩く形で議論していただくワークショップを開催することを提案します。
議論に長時間を費やすより、試行する仕事を洗い出し、実際に試行し、結果を振り返り、再度試行し、自分たちが運用できるルールを探索するアプローチが良いと思います。

新型コロナウイルス感染症の対応でテレワークが広まっており効果検証が進んでいる（2020年3月10日追記）

日経の記事『都心の人出、大幅減　新型コロナで業務改革加速も（チャートは語る）』が出ています。（3月8日の記事）（記事へのリンク）
一部抜粋します。

『新型コロナウイルスの感染拡大で、社会の人の動きが大きく変わりつつある。日本経済新聞が各種データを分析したところ、繁華街の夜の人出は半減し、オフィス街の昼間人口も2割減った。在宅勤務も急拡大している。企業はもともと東京五輪に向けて働き方改革の推進などを求められていた。感染拡大はその前倒しを迫った形で、業務改革が加速する可能性もある。』

『同地区勤務で最近テレワークを始めた30代女性は「仕事に支障はない。今から思えば定時出社の意味は何だったのか」と振り返る。』

『東京五輪期間中の混雑などに対応するため、企業にはもともとテレワークの推進や、都心部の渋滞の緩和といった取り組みが求められていた。想定外の感染拡大はその前倒しを強く迫った形だ。
実際に在宅勤務や時差通勤が広がった結果、その効果を多くの人が実感しつつある。感染終息後も同様の取り組みが継続する可能性もある。
足元の企業業績には大きな打撃となる感染拡大だが、その陰では「コロナ後」を見据えた社会の変化の萌芽（ほうが）が生まれ始めているのかもしれない。』

もちろんテレワーク可能な仕事と不可能な仕事があるでしょう。
「自分の仕事は会社に行かないと出来ない仕事なのか？」を考えることは、自分の仕事を洗い出し、働き方を振り返る大切な機会になる、と私は思います。

私は1年数ヶ月前まで日常的にテレワークをしていました。在宅で電話やパソコンを使って会議したりする、ということは20年間くらいやっていました。（ネットワーク環境が今のように常時高速でない時代からやっていました）
その経験を基にキーポイントを具体的に助言・支援いたします。1社2回迄のご相談（LINE、メール、電話）無料で対応させていただきます。何でもご相談ください。

いきなりテレワークになった方へ（2020年3月28日追記）

テレワークに慣れていないのに、急にテレワークするようになった方がいらっしゃると思います。

私が JIJICOのコラム に書いたことは、あなたにも当てはまりますので、是非お読みいただきたいと思います。

先日テレビを見ていたら、自宅のプライベートなPCで会社の仕事をする、と言っていた人がいました。これはとても危険です。仕事のデータがネットに流出してしまう危険があるのです。一例はこちらです。
機密データを自宅PCにメール、ネット流出で職員を懲戒処分
必ず会社のITルールに従ってください。

JIJICOのコラムで提案したように、自分たちの運用ルールを決めることが必要だと思います。でも、慣れてませんよね。電話会議はできる環境ですか？ウェブ会議はできる環境ですか？是非、1日2〜3回みんなで話す機会を持ってください。そこで、小さいことでもなんでもアイデアを出し合って、より働きやすいルールを作っていただきたいと思います。

私は3.11の東日本大震災のとき、数週間テレワークをしていました。毎日朝の会と夕方の会をしていたように思います。元気かどうか、何か困っていることはないか、「こうやるといいよ」というちょっとしたアイデア、等々を共有していました。

今回のテレワークは、自分の健康を守る、家族の健康を守る、他の人への健康への悪影響をできるだけ少なくする、という目的だ、と私は認識しています。ずっと椅子に座っていてはダメですよ。1日に数百歩しか歩かないというようなエコノミー症候群みたいなことになってしまいます。毎日散歩しましょう。外に出れない日は部屋の中で体を動かしましょう。

いきなりテレワークになってしまった方は、不安だと思います。不安な人はあなただけではないと思います。
是非あなたのチームのみんなで、知恵を出し合って、少しずつでも不安を安心に変えていっていただきたいと思っています。各自自宅で離れていますが、こんな時なので、頻繁に話せるような雰囲気を作っていただきたいと思います。

オフィスにいれば、「ねぇねぇ、ココこうしようと思うんだけど、どう思う？」なんてことが当たり前にできますよね。離れて仕事をしていると、ウェブ会議を使ってもっと良くできます。
どうするのか？私がやっていたことを紹介しますね。
チャットツールで「相談したいことがあるんだ。10分位時間をもらいたいんだよね。都合の良い時に連絡してくれるかな？」と連絡します。で、相手からチャットで「今いいよ」となったら、ウェブ会議で画面共有して相談します。オフィスでPCを持っていって2人で1台の画面を見るよりも良く見えるのです。複数人でも同じようにできます。

ウェブ会議は慣れてない、という方いらっしゃるかと思います。まずは何人かで練習会を開いてください。ウェブ会議で音声が出ないマイクに入らない等々、初歩的なところから、困ってしまうかもしれません。最初は音声は電話を使って練習会をすることをお勧めします。ウェブ会議は慣れてしまえば便利なものです。

この追記がみなさんのご参考になれば幸いです。

ウェブ茶のすすめ（2020年4月16日追記）

ウェブ会議ツールに慣れていないのに、いきなりテレワークになってしまった方へ

いきなりテレワークになってしまった方へのおすすめは、できるだけオフィスにいる時と同じように仕事をしようとすることです。

今回の追記では雑談について書きます。

午前（10時頃でしょうか）、午後（3時頃でしょうか）、友達を誘ってカフェテリアに行ったりして、コーヒーやお茶を飲みながら雑談することってありましたか？それは、関係構築やストレス発散になっていましたか？

テレワーク中も是非やっていただきたい、と私は強く思います。
どうやるのか？ひとつのアイデアを書きますね。

まず、友達のスケジュールを確保します。チャットを使ったりして、何時から何分くらい、という具合に。
次に、ウェブ会議ツールを使って、会議をスケジュールします。そして案内（URLやパスワードなど）を友達に、チャットなどで伝えます。約束の時間が近づいたら、自分の好きな飲み物を用意してパソコンの前に座ります。そして、ウェブ会議スタート。

初めはお互いの顔を見ながら話しますよね。例えば、話題が癒される動物の動画だったり、ミュージシャンの投稿動画だったり、に移ったとします。是非、動画を再生してみてください。これは自分の画面を友達に見せるということです。自分のパソコンの画面をプロジェクターで写しているようなものです。

対面でスマホを一緒に見ていれば、「ここいいよね」って、指差しできます。
ウェブ会議ツールの中には、フリーハンドで線を描いたり、四角などの図形を描けたりするものもあります。そういう機能も探してみてください。もし、そういう機能がない場合は、ポインターでグルグルするしかないと思いますが、やってみてください。

自分のパソコンでは問題なく動画が再生されているのに、友達のパソコンにはカクカクと動く動画が写ったり、音楽の音が途中で止まってしまうことがあるかもしれません。
動画はネットワークを流れる情報量が多いので、そうなることは多いのです。どんな風なのか、今度は友達からお気に入りの動画を紹介してもらって、どんな風に見えるのか体験してみていただきたいと思います。

ウェブ会議ツールが初めての方にとっては、「へぇ、そうなんだ」という気付きがあるかもしれません。

雑談の時間なのに申し訳ありませんが、もしよろしければ、機密が含まれていないパワーポイントのページをめくってみてください。時差を体験していただきたいです。1〜2秒くらい時差があって友達のPCに映ることを、会話しながら体験してみてください。次に、お互いの顔をリアルタイムで写さないようにしたらどういう違いがあるか実験してみていただきたいと思います。

会社の会議室での会議であれば、自分のパソコンでパワーポイントのページをめくった時、プロジェクターにどう映るのか、自分の目で確認できます。テレワークの場合、みんなのパソコンにどう表示されているのか確認できないので、時差を考慮することは発表者にとって必須なのです。
各ページにページ番号をふったり、リスト記述にブレット（・）は使わずに、数字やアルファベットにする、というTIPSもあります。「これです」「これってどれだよ？」という無駄な時間をなくすためです。

あなたの組織・会社では、テレワーク期間中、朝の会とか夕方の会とかありますか？
ウェブ茶で体験したことを、是非みなさんで共有していただきたいと思います。
本来であれば、会社の会議室で、ウェブ会議ツールの使い方や運用ルールやTIPSを決めてから、テレワークに入れれば良かったのでしょう。今は、試行錯誤しながら走るしかないと思います。

夜の飲み会を仮想化したものとして、ウェブ飲みがあります。
お酒が入った状態で、いろいろウェブ会議ツールの機能を試すのは、見せたくない情報を見せてしまったり、見たくない情報が見えてしまったり、事故のようなものが起きかねません。
是非、「ウェブ茶」という雑談の場で、いろいろ実験したり試したりして（遊びの要素を取り入れながら）、ウェブ会議ツールに慣れていただきたいと思いまして、この追記を書きました。

この追記がみなさんのご参考になれば幸いです。

あなたのお仕事を抽象化してみませんか？（2020年4月22日追記）

この追記も、いきなりテレワークになった方へ書いています。

ちょっと立ち止まって考えてみませんか。
今求められているのは、3密（密集、密室、密接）を避けることですよね。
基本、人々の生活の維持に必要な仕事をしている人（Essential Workers）以外の人は、対面で家族以外の人と会うことを避けることが求められている、と言っても良いのかな、と思います。

私たちにあるもの。電気、ガス、水道、汚染されていない空気、通信ネットワーク。
富士山が噴火したわけでもないし、首都直下地震が起きたわけでもありません。
生活インフラはしっかりしています。

今回の追記のテーマは、「あなたのお仕事を抽象化してみませんか？」という働きかけです。
日経ビジネスにマーケティング分野で著名なフィリップ・コトラー教授が寄稿した『コトラー教授緊急寄稿「新型コロナ、ニューノーマルつくる契機に」』という記事があります。
「お客様との繋がりを維持することが大切だ」という趣旨のことが書かれていると読みました。

お客様というと営業職が最初に思いつくかもしれませんね。
もし、あなたが営業職だとしたら、あなたのお仕事を抽象化してみませんか？

あなたの営業の仕事の本質って何ですか？

私は営業そのものをやったことはないのですが、営業部門に所属していたことはあるので、その経験から考えると、
1.あなたのお客様のお客様に満足していただく・笑顔になっていただく、そこに繋がるような活動をすること
2.上記1を目指しているからこそ、あなたのお客様に満足していただく・笑顔になっていただくことを目指した活動をすること
3.あなたが持っている商材について、お客様の視点で、どんなメリット・デメリットがあるか説明し、理解・納得してもらうこと
こんな感じかなぁ、と思います。いかがでしょうか？

あなたは週一とか定期的にお客様を訪問していましたか？
もちろん対面ですかね？

今は、みんな新型コロナウイルスに感染したくないと思っていると思います。
お客様もあなたに対面したくないでしょうし、あなたもお客様に対面したくないでしょう。
一方、営業活動禁止と言われていません。

前回の追記のウェブ茶とかウェブ・ランチとか試してみましたか？
ウェブ会議ツール慣れてきましたか？ご自身でホストできますか？

ウェブ会議ツールに慣れてきたら、対面で会わなくても、できる範囲で上記3は実施できるのではないでしょうか？実際に手にとって現物を見ないとダメな商材の場合は、写真や動画くらいしかできませんが、お客様との繋がり・関係を維持することはできると思います。電話（声）だけではなく、お互いの顔や商材情報を見ながら話をすることは、情報量が全然違います。もしかするとお互いの顔を見ることで安心するかもしれません。

あなたのお客様も、いきなりのテレワークで当惑しているかもしれません。
あなたの組織・会社が許す範囲で、あなたが獲得したテレワークのTIPSを共有したら喜ばれるかもしれませんね。こんなことでも、お客様との繋がり・関係を維持することはできると思います。緊急時なので。

上記の1と2については、共感マップが使えると思います。
私のコラム『会社の会議：ファシリテーションでどう変わる？』シリーズで説明しています。例えば『共感マップ（獲得）』で共感マップの使い方を説明しています。用意するものは、紙と鉛筆と消しゴムだけ。紙とペンと付箋でもOKです。お好みの飲み物もあった方がいいかも。紙にブランクの共感マップを書いて、あなたのお客様のことを思い描いて見てください。

きっと、「お客様は今何を困っていらっしゃるのだろう？」とか「今自分にできることは何なのだろう？何を期待されているのだろう？」とか聴きたいことが出てくるのではないかと思います。そんな「聴きたいこと」を伺うことも、お客様との繋がり・関係を維持することになるかもしれません。

内勤の方も同様です。次工程の方のことを考えてみてはいかがでしょう？ご自身のチームだけでなく、隣のチームとも繋がってください。数週間前まで、そうしていたように。
こんな時だからこそ、お自身のお仕事について、一度抽象化して、本質は何なのか、お好きな飲み物でも飲みながら考えてみる。そんな機会を作ることは無駄ではないと思います。

この追記がみなさんのご参考になれば幸いです

今こそ、あなたの職場のチームのテレワーク1.0を創りませんか？（2020年7月1日追記）

梅雨に入り大雨を心配するような季節になりました。今年も台風は来るでしょう。加えてwithコロナ。

職場クラスターや家庭内クラスターが発生したというニュースを見聞きします。

私個人としては、職場クラスターが起きてしまったら影響が甚大なので、withコロナの間は、できるだけ対面を避けるべきだと考えています。例えば、1つの課が半月以上機能しなくなったら、大きな影響を与えますよね。

いきなり強制的にテレワークになった体験を、今こそ振り返る時だと考えます。
もっと自分たちにとって働きやすくするためにはどうしたら良いのかを話し合い、試行する、さらに振り返る、このサイクルを回すことが大切だと考えます。

私はファシリテーターなので、あなたの職場のチームの皆さんで話し合うことをおススメします。

いきなり強制的に準備不足のままテレワークに入った状態をテレワークα（試行版）と呼ぶならば、今あなたの組織・チームのテレワークβ（正式版の候補）を創ってはいかがでしょう？そして実際に試す、振り返る、こんなことを繰り返しながら、テレワーク1.0（最初の正式版）を創り上げることができるのだと思います。

この辺りのヒントを、『組織力強化：withコロナの職場のチームを再構築する：大切な3つのポイント』 に書いています。ご参考にしていただける内容と思います。

この追記がみなさんのご参考になれば幸いです


テレワークにまだ慣れていない方は多くいらっしゃると思います。不安なことがたくさんあると思います。
私BTFコンサルティングは、LINE、メール、電話とご連絡方法を用意しておりますので、ご遠慮なさらずにお気軽にご相談ください。無料です。
私は会社員時代、日常的にテレワークをしていました。出社と在宅のハイブリッドな勤務形態でした。
在宅で電話やパソコンを使って会議する、ということを20年間くらいやっていました。その経験をもとに支援いたします。