短くわかりやすい言葉で伝える

相手の話が長かったり、話題が飛んだりしてしまうと、一番に伝えたいことが何かわからなくなってしまい、聴き手が戸惑ってしまうことがあります。
そんなときに役立つのが、相手の言葉を整理して伝え返す、適切に言い換えるスキルです。

心の中を整理するお手伝い

適切に言い換えるためには、相手の話した内容の大事な部分を変えることなく、短くわかりやすい言葉にして伝え返すことが必要です。

【NG例】
「急に取引先の担当者が変更になってしまって、そんなこともあって引き継ぎも上手くいっていなくて、さらに納期も迫っていて焦っています」
「では、取引先に言って納期を延ばしてもらえばいいね」

このように、相手の意図を決めつけたり、解決策にすり替えたりすると、相手は「そういうことじゃなくて」と違和感を抱きます。

【OK例】
「急に取引先の担当者が変更になってしまって、そんなこともあって引き継ぎも上手くいっていなくて、さらに納期も迫っていて焦っています」
「急な担当変更と納期のプレッシャーもあって、身動きが取れなくなってしまい焦っているんですね」

相手の話した内容の大事な部分を変えることなく、短くわかりやすい言葉にして伝え返すことで、相手が「そうなんです」と思うことができると、自分の状況を客観視できるようになります。