アジアの超優秀企業トップ50
年末には「今年を振り返って」、年明けには「新年の抱負」など会議が目白押し、という方も少なくないのではないでしょうか。「会議が多すぎる」と感じているのは、どこの国でも同じです。そこで今日はYoutube で "effective meetings" （効果的な会議）を検索した中で、とてもわかりやすくポイントがまとまっているものをご紹介したいと思います。英語のナレーションもわかりやすいので、リスニングの練習としても使えます。興味がある方はこちらからどうぞ [6 Secrets of Effective Meetings by Alan Matthews] https://www.youtube.com/watch?v=ZSft2OeMmzQ
内容は副校長の三宮による翻訳でお届けします。
1 Don't have a meeting! 「会議をやめてみましょう」
会議の目的ははっきりしていますか？本当に会議を開かなければいけない内容ですか？会議の多くは、メールや社内文書で事足りる情報の共有に費やされています。時には月曜はいつも会議をすることになっているから、という理由で漫然と会議が行われていたりします。話し合うことがなければ、会議をするのはやめましょう。
2 Set objectives. 「目標設定をしましょう」
もし会議をどうしても開くなら、目的をはっきりさせましょう。議論をしたいのか、決定したいのか、フィードバックがほしいのか、その答えがはっきりしていないなら、会議は必要ありません。
3 Provide an agenda. 「ちゃんとしたアジェンダを用意しましょう」
会議にアジェンダが必要なことは、誰でも知っています。しかし、どれだけの人が事前にアジェンダを配布され、それを読んで会議に備えているでしょう？また、会議の進行はきちんとアジェンダの優先順位に沿っているでしょうか？「やることリスト」みたいに詰め込んだアジェンダになっていないでしょうか？アジェンダは簡潔かつ目的にそったものでなくてはなりません。
4 Set timess for each topic. 「時間の割り当てをしましょう」
議題一つずつに時間を割り当て、それぞれの制限時間内に話し合いが終わるようにしましょう。そうすれば、最初の議題に時間を使いすぎて最後の方は駆け足で片付ける、というよくありがちな事態を避けることができます。
5 Start and end on time.「時間どおりに始め、時間通りに終わりましょう」
いつも遅れてくる人は、待ってもらえると思っているのですから、待たずに始めましょう。開始時間を遅らせれば、それだけ終了時間も遅れてしまいます。また、時間を延長することはやめましょう。オーバーした時間の中では有意義なことは何も話し合えないし、あなたが嫌われるだけです。
6 Capture action points. 「次の行動をまとめましょう」
話し合いが終わった時点で、次に何を誰がするのかをはっきりさせましょう。そして会議の内容をまとめ、終了後に回覧して読んでもらいます。
この動画の中でも私が好きなのは、出だしの画像です。この男の人が考えていることは・・・
"I don't feel like doing any work today, I think I'll call a meeting."
「今日は仕事をやる気にならないから、会議でも招集するか」
もしそんな理由で会議を開くと、こんな事が起こってしまうかも!? https://www.youtube.com/watch?v=ZSft2OeMmzQ&feature=player_detailpage
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