英語で電話会議を進めるコツ～準備が大切

私のビジネス英語クラスでも、電話会議の進め方で困っておられる受講生は大勢います。かなり英語ができる人でも、電話を使った会議に慣れるのは大変です。自信がないから声が小さくなり、早口になり、何度も聞き返されてめげてしまう。すぐに"Sorry"と言っては言葉につまり、時間だけが過ぎていく。TOEICの点数も高いし、日常英会話では十分な英語力はあると自負していたのに・・・　そんな方に、コツを少しだけ伝えします。

　
もちろん、状況や役割に応じて、細部は全く違ってきます。そこで、神戸ビジネススクールでは、ご要望に応じてマンツーマンのレッスンをご提供しております。中でも、実際に私とスカイプを使用して模擬会議をしながらのレッスンはとても好評です。電話会議は初めてという方から、もっとうまく進行したいという方まで、どうぞお気軽にお問い合わせください。回数・費用・レッスン方法など、ご要望に応じてコースを設定いたします。

さて、それでは「電話会議は怖くない!」の冒頭部分をお届けします。

会議の前にすること

前もって計画と準備をしておくことはどんな会議にも必要ですが、電話会議ではなおさらです。余裕をもった時間配分をします。技術的な問題や、欠席者、中途退席者など、突発的なトラブルに対処するためです。例えば、30分の予定の会議なら、所要時間は45分に設定します。早く終了するのはかまいません。誰でも、延長するよりも予定より早く終わるほうが嬉しいものです。

a 　アジェンダ(会議事項）を前もって配布する
必ず会議が始まる前に、出席予定者にあらかじめメールでアジェンダを送付し、目を通しておいてもらいます。会議が始まってから「今日は誰が出席しているのかな？」ということがないようにするためです。アジェンダは次のような順番で作ります。

　－　開始時間の確認　(例：10am JTS) JTS:日本時間
　－　出席者の氏名と肩書きの明示 （例：John Brown (Head of Marketing New York)
　－　議題と議長（例： Marketing Plan- Kazuo Kawata; Sales Results - Mary Smith)

b 　キーワードのリストを用意する
会議進行のために必要なフレーズを、あらかじめ日本語と英語の両方で作ります。それを手元に置いておくと、とっさの時に便利です。　

c 　会議の出席者は、5人まで
全体を見渡して話すことが困難な電話会議では、出席者は少ないほうが効率的です。5人を超えると話がしにくくなります。音声の問題、時差、環境など、通常の対面会議より神経を使わなくてはならないことが多いので、出席者は厳選して必要最低限にしましょう。

これに続く電話会議の進め方と実際に使うキーフレーズについては、2014年6月6日にアマゾン・プリントオンデマンドより刊行された神戸ビジネススクールの本に詳しく載っています。
ビジネスコミュニケーションに本当に役立つ英語　Busines English Insights

「電話会議コース」についてよくある質問をまとめたこちらのコラムもご覧ください。
英語電話会議コースQ&A

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