報告の名人が実践する具体的なテクニックとは？

チホズスタジオ
産業カウンセラーの鎌田千穂です。
福岡市でオンラインや訪問を中心としています。
事業内容は産業カウンセリング及びコンサルティングサービスです。
チホズ文字分析による、人材分析及び提案も行っています。

報告の名人が実践する具体的なことって何？

これまで「報告の達人」や「報告のゴースト」についてお話してきました。
今回は「報告の名人」が実践する具体的なテクニックについて紹介します。

彼らの報告スキルは一体どこから来るのでしょうか？
その秘密を探ってみましょう。

1. 一目でわかるビジュアル報告

まず登場するのは、「一目でわかるビジュアル報告」です。
名人はグラフやチャートを使って、複雑な情報を視覚的にわかりやすく伝えるのが得意。
インフォグラフィックやピクトグラムを駆使して、見るだけで状況が把握できるように工夫します。

例: 「このプロジェクトの進捗は、このグラフを見れば一目瞭然です。
青の部分が完了済み、緑が進行中、赤が要改善です。
詳細は別途資料を準備しております。
必要な方は目を通されてください。」

・・・準備万端のうえ、要約されてわかりやすいじゃないですか。
流石ですねぇ。

2. 物語を語るストーリーテリング

次に登場するのは、「物語を語るストーリーテリング」です。
名人は報告を単なる事実の羅列ではなく、物語のように構成。
聞き手が興味を持つように、起承転結を意識して報告します。

例: 「このプロジェクトは、最初は順調でした。
ですが、途中で大きな障害に見舞われてしまいました。
（・・・内容の要約とポイント・・・）
ですが、当社の経営理念や行動指針を軸にチーム全員が考え方を見直し協力。
顧客満足は何かについて再度考えを改めることで、期待以上の成果に繋がりました。」

・・・ほぅ、わかっているじゃないですか。
企業は公共のためになる存在です。
その目指すモノが経営理念や行動指針。
考え直す軸が定まり、良い仕事をしている君たちが誇らしい。

3. 定期的なチェックインとフィードバック

そして、「定期的なチェックインとフィードバック」です。
名人は定期的に進捗を報告し、フィードバックを求めます。
これにより、問題が発生する前に対処し、プロジェクトをスムーズに進めることができます。

例: 「毎週金曜日に定期的な進捗報告を行います。
その時に皆さんのフィードバックを反映させることで更なるレベルアップを図ります。
これにより、見落としや改善点がスムーズになることで、プロジェクトが予定通り進行しています。」

・・・フィードバックを取り入れる柔軟性は、とても良いじゃないですか。
とはいえ、ちゃんと方向性が定まっているのでブレないのは頼もしい。

4. 透明性のあるコミュニケーション

「透明性のあるコミュニケーション」も欠かせません。
名人は情報をオープンに共有し、誰もがプロジェクトの状況を把握できるようにします。
これにより、チーム全員が一体となって働くことができます。

例: 「プロジェクトの全ての進捗は、この共有フォルダで確認できます。
皆さんも自由にアクセスして、必要な情報を取得してください。
なお、共有フォルダのデータに付いてバックアップは取っています。
また、フォルダの階層は浅く、プロジェクト毎に可視化しやすいようにしています。」

・・・情報が多すぎて、探す時間がもったいないと思っていた。
それが、一瞬でわかるようになっているのは、手間が省けてストレスフリー。
引き継ぎも楽でいいよね。

5. シンプルで明確な報告

最後に、「シンプルで明確な報告」です。
名人は複雑な言葉や専門用語を避け、シンプルで明確な言葉で報告します。
これにより、誰もが理解しやすくなります。

例: 「この週の目標は達成しました。
次のステップは、デザインの最終調整です。
具体的には、色とレイアウトの確認を行います。
視覚に課題がある方にも優しいフォントの大きさや色合いなど含めてのデザインを検討中です。」

・・・最近、目が悪くなってきた。
小さな文字はかすむことやボヤけるときもある。
おまけに配色がチラチラすることもあったから、とても助かる。

報告の名人が実践する具体的なテクニックまとめ

報告の達人は、相手のニーズをしっかり理解して素直に対応するだけ。
これで必要な情報を的確に提供でき、効率アップ！

そこに大事なことは「在り方」です。
自分が分かるから相手も分かるだろうなんて考えではダメ。
自己満足を押し付けたらただの独善です。
特に「仕事に向いてないかも」と感じるときこそ、学びのチャンス！

それから、あなたの周りには、失敗を弁解し、共感を求める人っていませんか？
こういった傾向の方は同じことでつまづくこと間違いなし。
このコラムを読んでいるあなたは、独りよがりのテクニック暴走列車からは降りましょうね。

相手を理解すれば、誰にでも効果的な報告が可能なのです。
そして、上手くいかなかったら、大事なことの軸を不動に、耳を傾けて実践あるのみ。
ビジュアルを使ったり、物語を語ったり、フィードバックを求めたりして、失敗も学びの機会にしていきましょう。

この事を実践していくと、気がついたらチーム全体のコミュニケーションも自然に向上しているものなのです。
いま悶々としているのでしたら、どうぞ産業カウンセリングを利用されてみてください。
気持ちがスッキリすると思います。

次回は、報告の際に「やらない方がいいこと」について書きましょうかねぇ。

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