会社の会議の進め方：従業員体験を見える化する（事例紹介）：会議設計のしかた
このコラムは、ビジネスパーソンの方々を対象に書いています。
コロナ禍の中、テレワークを取り入れている会社があります。今、テレワークであるか否かに関わらず、ファシリテーターが注目されています。このコラムではその理由を考察します。
会議。参加者全員で課題を議論し、打ち手を決め、さらに、誰が、何を、いつまでに、何の役割を持って、実施するのかを合意形成する。そして、今後どのように実施状況を追跡するのかを合意する。このコラムで言う会議とは、そういった会議です。
単純な情報伝達の場ではありません。
このコラムは次の3つの章で構成します。7分程度で読める内容です。
私は、ファシリテーションを核としたコンサルティング・サービスを営んでいる個人事業主です。屋号を BTFコンサルティングといいます。BTF は Business Transformation with Facilitation の頭文字をとりました。トランスフォーマーという映画をご存知の方がいらっしゃると思います。クルマがロボットに変身したり、ロボットがクルマに変身したりする映画です。トランスフォーメーション（transformation）とは変身させることです。ビジネス・トランスフォーメーションとはビジネスを変身させてしまうことです。ビジネス変革とも言われています。「ファシリテーションを活用してビジネス変革を実現して欲しい、そのために貢献したい」と考え、この屋号にしました。
ファシリテーション。Facilitationという名詞です。「人と人が議論し合意形成をする。この活動が容易にできるように支援し、うまく合意形成できるようにする。」これを実現するためにはどうしたら良いのかという課題を科学的に考え、試行錯誤を繰り返しながら作りあげられた手法、これがファシリテーションです。ファシリテーションをする人をファシリテーター (facilitator) と言います。
1. コロナ以前の会議
コロナ以前というと、2020年1月中旬頃まででしょうか。このコラムでは1月中旬までをコロナ以前とします。
コロナ以前の多くの会議にはファシリテーターはいなかった、と私は考えています。
いくつかの日本の会社や外資系の会社ではファシリテーターがいる会議をしていたかもしれませんね。それは、2章で書きたいと思います。
多くの会社では、図1のような会議をしていたのではないでしょうか。（画像はタップやクリックで拡大します）
会議室の椅子に座り、資料を紙に印刷して参加者に配り、話をするという形式です。図1のように言葉だけがやりとりされています。プロジェクターやフリップチャート（模造紙）は使いません。
この形の話が成立する条件は、コンテクストが高度に共有されていることです。
コンテクスト（context）とは、コミュニケーションの基盤である言語・共通の知識・体験・価値観・ロジック・嗜好性などのことです。
コンテクストの共有性が高いことをハイコンテクスト（High Context）と言います。
伝える努力やスキルがなくても、お互いに相手の意図を察しあうことで、なんとなく通じてしまう環境です。もし、その環境が整わないと、一転してコミュニケーションが滞ってしまいます。お互いに話の糸口も見つけられず、会話も弾まず、相手の言わんとしていることが掴めなくなってしまいます。
ハイコンテクストでは、コンテクストの共有が足りないと会話は成立しません。合意形成に無駄に時間がかかり、なかなか合意形成できないという状態になってしまいます。もしかすると、時間をかけても合意に至ることはできないかもしれません。
話がかみ合っていると思いたいという心理から、図1のような場では、かみ合っていると錯覚してしまうこともあります。
そもそも、共通の知識・体験・価値観・ロジックなどが高度に共有されることはあるのでしょうか。例えば、世代が離れていたりすると、コンテクストを共有することは困難ではないかと思います。
先を見通すことが困難な時代。多様性が求められています。異なる知識を持った人。異なる体験をした人。異なる価値観を持った人。異なる思考ロジックを持った人。こういった多様な人たちが集まり、課題を創造的に解決することが求められているのではないでしょうか。
右肩上がりで成長を続けることができた高度経済成長期には、ハイコンテクストで会社の会議が成立できていた時期がありました。
同じ知識を持った人。同じ体験をした人。同じ価値観を持った人。同じ思考ロジックを持った人。こういった人たちが集まった会議で何の問題もなかったのです。作れば売れるような時代でしたから。
今は違います。「誰でもみんな右肩上がり」はあり得ません。そういう時代は昭和で終わったと私は考えています。
このコラムの冒頭で、トランスフォーマーという映画を例にとり、トランスフォーメーション（transformation）とは変身させることだと書きました。ビジネス・トランスフォーメーションとはビジネスを変身させてしまうことであり、ビジネス変革とも言われていると書きました。
同じことが会議についても言えるのではないか、と私は考えています。今までの会議を変身させる必要がある、と考えるのです。会議のやり方、参加者が見る風景、議論の仕方、こういったものを変身させる必要がある、と考えます。会議の変革と言えると考えます。ミーティング・トランスフォーメーションを起こすことが必要である、と私は考えます。この意味で、コラムのタイトルに「会議の変革」を入れました。
次章では、具体的にどう変革するべきかを考えます。
2. 会議室での対面の会議でファシリテーターが注目されている理由
ファシリテーターが入った会議室での対面の会議
図2は、会議にファシリテーターが入り、会議室で対面で会議をしている様子です。（画像はタップやクリックで拡大します）
ホワイトボードの前に立っている人がファシリテーターです。ホワイトボードを見てください。ファシリテーターは、文字に加えて図表などビジュアルな表現を使って、議論を表現しています。
コンテクストとは、コミュニケーションの基盤である言語・共通の知識・体験・価値観・ロジック・嗜好性などのことでした。
言語によりコミュニケーションを図ろうとすることをローコンテクスト（Low Context）といいます。コンテクストに頼った意思疎通が不得意とも言えます。ローコンテクストは、言語に対し高い価値と積極的な姿勢を示し、コミュニケーションに関する諸能力（論理的思考力、表現力、説明能力、説得力、交渉力）が重要視されます。
テーブルを囲んで座っている参加者は4人全員がホワイトボードを見ています。配布された資料を読んだり、隣の人と話をしたり、居眠りをしたり、という人はいません。全員でひとつの議題について話し合っています。
会議中に資料を読み耽っている人は、話し合っている内容が脳まで届かないかもしれません。隣の人と話をする人も同じ。巧みに居眠りを誤魔化している人も同じ。ファシリテーターがいない会議では、こういう人がいるかもしれませんね。
ファシリテーターは、中立な立場で、参加者から多様な意見を引き出し、かみ合わせ、合意を形成します。
再度コンテクストの話をします。ハイコンテクスト。共通の知識・体験・価値観・ロジックなどが高度に共有されている場合、多様な意見は出ないので、かみ合わせる必要はなく、すぐに全員一致で合意が形成できます。
一見美しいようにも見えますが、複雑かつ予測困難になった今の時代、そんな単純ではありませんよね。全知全能な人などいません。自分からは出ないような多様な意見やアイデアが貴重なのです。自分の思考の枠の外にある意見やアイデアが貴重なのです。
つまり、複雑かつ予測困難になった今の時代においては、会議の参加者は多様であることが必要です。そして、中立な立場で、多様な参加者から多様な意見を引き出し、かみ合わせ、合意を形成する役割を担うファシリテーターが必要なのです。
ところで、図2のファシリテーターは、文字に加えて図表などビジュアルな表現を使って、ホワイトボード上に議論を見える化しています。
ファシリテーターが入った会議は、図1のようなファシリテーターがいない言葉だけの対面の会議とは、会議の進め方が異なります。そのことを、参加者の人たちに理解してもらう必要があります。例えば、誰の意見も否定されない安心安全な場を作る事です。
そして、私のファシリテーションのやり方では、ファシリテーターは事前に議論プロセスをリーダーと合意し、誰を呼び誰を呼ばないのかを事前に決め、会議中に守るグラウンドルールを参加者の合意を得て決める事。会議中は、ファシリテーターが、中立な立場で、意見を引き出し、意見をかみ合わせ、意見をまとめるという、議論のプロセスを管理する事。参加者の人たちは、これらを理解し納得し、受け入れる事が必要になります。ですから、参加者を集めて説明会を開く事が必要になる場合もあります。
議論の見える化が必要な理由
図3は議論の見える化が必要な理由を表現しています。（画像はタップやクリックで拡大します）
ヒトがコミュニケーションを始めたのは、約30,000年前だそうです。画像を使ってコミュニケーションし始めたそうです。ウィキペディアによると、「最も古い洞窟壁画は、スペインのラパシエガ洞窟、マルトラビエソ洞窟、アルタレス洞窟の壁画で、約6万4000年前のものとされる」とありますので、壁画を使ったコミュニケーションから始まったのかもしれません。一方、言葉を使ってコミュニケーションし始めたのは、約3,700年前だそうです。
約26,300年間は画像だけを使ってコミュニケーションしてきたのです。したがって、ヒトの脳は画像を処理することが得意で、頭脳の感覚神経の75%は視覚に使われているそうです。ですから、画像は言葉よりも記憶に残ります。「百聞は一見に如かず」というとおりですね。
図1（ファシリテーターがいない言葉だけの対面の会議）のように言葉だけで会話することは、脳にストレスを与えるはずです。なぜなら、脳に不得意なことをやらせているのですから。言葉だけでなく、文字や画像も使って、議論を見える化することが必要です。
因みに、図2（ファシリテーターがいてホワイトボードに議論を見える化している会議）の会議の進め方は、図1（ファシリテーターがいない言葉だけの対面の会議）に比べて2〜3倍効率が良いという研究があります。
3. オンライン会議でファシリテーターが注目されている理由
この章では、オンライン会議について考察します。
ファシリテーターがいないオンライン会議
図4は、オンライン会議で会議をしている様子を模式的に表したものです。（画像はタップやクリックで拡大します）
オフィスから参加している人と、自宅から参加している人がいます。
パソコンの画面には参加者の顔が映っています。この状態では、言葉だけがやりとりされています。もしかしたら、チャットを活用して文字でのやりとりをしているかもしれませんね。この形は、図1（ファシリテーターがいない言葉だけの対面の会議）とほぼ同じである、と私は考えます。
1章で、コンテクスト（context）とは、コミュニケーションの基盤である言語・共通の知識・体験・価値観・ロジック・嗜好性などのことだと書きました。
コンテクストの共有性が高いことをハイコンテクスト（High Context）と言うとも書きました。
図4では、参加者がコンテクストを共有することは困難です。言い換えると、オンライン会議では、ハイコンテクストなやりとりは困難だということです。ほぼムリと言っても良いかもしれません。
1章のハイコンテクストの説明で、「伝える努力やスキルがなくても、お互いに相手の意図を察しあうことで、なんとなく通じてしまう環境です。もし、その環境が整わないと一転してコミュニケーションが滞ってしまいます。お互いに話の糸口も見つけられず、会話も弾まず、相手の言わんとしていることが掴めなくなってしまいます。」と書きました。
オンライン会議で、会議室での対面の会議のようにしようと試みても、ハイコンテクストなやりとりが困難になり、コミュニケーションが滞り、話の糸口も見つけられず、会話も弾まず、相手の言わんとしていることが掴めないのです。
「こんなものは会議ではない！」と否定的なご意見が噴出してしまいます。
そのとおりです。
参加者全員で課題を議論し、打ち手を決め、さらに、誰が、何を、いつまでに、何の役割を持って、実施するのかを合意形成する。そして、今後どのように実施状況を追跡するのかを合意する。こういったことは、かなり困難でしょう。ほぼムリと言っても良いかもしれません。
1章で書いたコロナ前から潜在していた課題、「話がかみ合っていると思いたいという心理から、かみ合っていると錯覚してしまう」や「そもそも、共通の知識・体験・価値観・ロジックなどが高度に共有されていることは少なく、世代が離れていたりすると、コンテクストを共有することは困難である」が、コロナによって明らかになった、と私は考えています。
少し話が外れますが、コロナが炙り出したものは多いと思っています。これらを課題と捉えて、課題を解決することで、コロナ以前よりも快適な働き方、成長した自分、成長したチーム、これらを是非獲得して欲しい、と私は考えています。
図4（ファシリテーターがいないオンライン会議）を体験してオンライン会議は使い物にならない、と結論付ける方々もいらっしゃるようです。図1（ファシリテーターがいない言葉だけの対面の会議）に戻るという選択肢もあります。「こんなものは会議ではない！」のだから、「オンライン会議はダメだ！」と決めつけるのは間違いである、と私は考えます。
一方で、図2（ファシリテーターがいてホワイトボードに議論を見える化している会議）は、図1に比べて2〜3倍効率が良いという点は見逃せません。選択肢を列挙します。
- テレワークが求められている中、図1（ファシリテーターがいない言葉だけの対面の会議）に戻って効率の悪い会議をする
- テレワークが出来ない仕事なので、会議室での会議を変革して、図2（ファシリテーターがいてホワイトボードに議論を見える化している会議）のような効率の良い会議をする
- オンライン会議を変革して、図2（ファシリテーターがいてホワイトボードに議論を見える化している会議）のような効率の良い会議をする
ファシリテーターが入ったオンライン会議
図5はオンライン会議にファシリテーターが入った様子の模式図です。（画像はタップやクリックで拡大します）
図4（ファシリテーターがいないオンライン会議）との違いを列挙します。
- 図5にはファシリテーターが入っている。
- 図2（ファシリテーターがいてホワイトボードに議論を見える化している会議）のように、クラウド上のホワイトボードを使って、ファシリテーターが議論を見える化している。
- 図2のように、ファシリテーターは、文字だけでなく図表などビジュアルな表現を使って、ローコンテクストに議論を表現している。
- 参加者全員が、当事者意識を持って、ホワイトボードに書き込みながら、協働している。
- 図2のように、ファシリテーターは、中立な立場で、参加者から多様な意見を引き出し、かみ合わせ、合意を形成している。
- 参加者全員が、このやり方を練習し、会議できる程度に習熟している。
ひとつずつ、簡単に説明します。
クラウド上のホワイトボードを使って、ファシリテーターが議論を見える化している
パソコンの画面には、議論を進めるために、この会議の議論に合ったフレームワークが表示されています。
図4（ファシリテーターがいないオンライン会議）では参加者の顔が映っていました。例えば、プロジェクトのキックオフでは、チームメンバーの顔を見ながら、自己紹介したり、抱負を語ったりする事が大切ですので、お互いの顔を見ながら話し合う事が必要です。一方、プロジェクトが始まった後は、毎回長時間顔だけ見ていても、プロジェクトの進捗は捗りません。
図2（ファシリテーターがいてホワイトボードに議論を見える化している会議）や図3（議論を見える化する理由）で説明したとおりです。
ファシリテーターは、文字だけでなく図表などビジュアルな表現を使って、ローコンテクストに議論を表現している
図3（議論を見える化する理由）で説明したとおり、効率的な議論をするために、ビジュアルな表現を取り入れることは大切です。言葉に加えて、文字と図表を使う必要があります。
図5（ファシリテーターがいるオンライン会議）では、クラウド上のホワイトボードに貼り付けられたフレームワークが使われています。先を見通すことが困難な時代。おそらく、困難な事が議論されるのだろうと想像します。脳の特性を生かし、参加者の脳に変なストレスを与えずに、参加者の脳をフル回転させ、参加者の創造性を引き出していただきたいと考えます。
参加者全員が当事者意識を持って、ホワイトボードに書き込みながら協働している
各自のパソコンの画面に映されているフレームワークは、見るだけのものではなく、みんなで書き込みながら（意見やアイデアを書き込みながら）、会議を進めるものです。
じっとしていると眠くなってしまうような人でも、手指を動かしながら脳を使うと活性化してきます。
例えば、リアルな会議室のホワイトボードに全員で書き込みながら意見交換するようなイメージです。リアルなホワイトボードの前に10人集まると密密になるし、混雑して書きにくいですが、クラウド上のホワイトボードであればそのような問題はありません。
ファシリテーターは、中立な立場で、参加者から多様な意見を引き出し、かみ合わせ、合意を形成している
上の「参加者全員が当事者意識を持って、ホワイトボードに書き込みながら協働している」の項のとおり、参加者は当事者意識を持って、自分の意見やアイデアを書き込みます。
これが円滑に進むように、ファシリテーターは中立な立場で多様な意見を引き出すよう努めます。そして、クラウド上のホワイトボードに書き出された意見やアイデアをかみ合わせます。
具体的には、意見やアイデアを線や矢印で繋げたり、グルーピングしたりします。この作業も参加者全員で行う事ができますので、当事者意識が向上します。当事者意識が向上すると、合意形成がしやすくなりますし、合意形成にたどり着くまでの時間を短縮することが期待できます。
参加者全員が、このやり方を練習し、会議できる程度に習熟している
図5のやり方は、オンライン会議ツールに習熟している事が前提条件になります。ウェブ会議ツールに加えてホワイトボード・ツールにも習熟している事が必要なのです。
習熟といっても、会議ができる程度でOKでしょう。パソコンが苦手の方、使ったことのないツールを使うことに抵抗のある方、こういう方がいらっしゃることは承知しています。私は、このようなオンライン会議ツールは、現代の読み書き算盤だと考えています。使えるか・使えないか、ではありません。使えて当たり前なのです。リアルな会議室の会議でホワイトボードを使う場合、ペンの使い方を知らない人、ペンで字をかけない人、線で意見を繋げない人、矢印がかけない人、こんな人はいませんよね。
ですから、練習が必要です。これらのツールは使うのが難しくありませんから、練習すれば誰でも使えるようになります。例えるならば、誰でも紙に鉛筆で文字が書けることと同じです。幼い頃、誰でも紙に絵や字を書く練習をしたこと、ありますよね？（練習という感覚はなくて遊びとして身につけていたと思います）何歳になっても学ぶことはあるのです。毛嫌いせずに練習あるのみです。
最後に、本文中に書いた、今ファシリテーターが注目されている理由を列挙して、このコラムを閉じることにします。
- ハイコンテクストな会議は立ち行かなくなったから
- 先を見通す事が困難な時代において多様性が求められているから
- 複雑かつ予測困難になった今の時代においては、会議の参加者は多様であることが必要であり、多様な参加者から、中立な立場で、多様な意見を引き出し、かみ合わせ、合意を形成する役割を担うファシリテーターが必要になったから
- ローコンテクストな議論が必要になったから
- ヒトの脳の特性に合った議論をすべきだから（ビジュアルな表現を取り入れるべき）
- ファシリテーターは、言葉と文字に加えて図表などビジュアルな表現を活用して、ローコンテクストで効率の良い議論を進めるから（会議室での対面の会議でもオンライン会議でも）
- ハイコンテクストなオンラインでの話し合いは時間のムダだから（議論にならないから）
- オンライン会議ではファシリテーターを入れ、ローコンテクストで効率の良い議論をする必要があるから
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
