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  1. 会社の会議の進め方:意見を引き出す:今理解すべき3つの視点
小川芳夫

ファシリテーションの活用を支援するコンサルタント

小川芳夫(おがわよしお) / ファシリテーター

BTFコンサルティング

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コラム

会社の会議の進め方:意見を引き出す:今理解すべき3つの視点

2020年2月7日 公開 / 2020年2月17日更新

テーマ:ファシリテーション

コラムカテゴリ:ビジネス

コラムキーワード: 生産性向上 取り組みチームビルディング働き方改革

当コラムは、働いている方々を対象に書いています。

会議の進め方、みなさん苦労していらっしゃいますか?
私BTFコンサルティングのファシリテーションを活用した会議の進め方は、次の4つから構成されます。
・場を作る
・意見を引き出す
・意見をかみ合わせる
・意見をまとめる

このコラムでは、「意見を引き出す」について、今理解すべき3つの視点として、次の3点を書きます。3分程度で読める内容です。

1. 傾聴と質問とは?
2. 非言語メッセージとは?
3. 非攻撃的自己主張とは?


1.  傾聴と質問とは?

傾聴とは、「相手が言いたいこと」「相手が伝えたいこと」を理解しようとすることです。

AさんとBさんが会話していたとします。Aさんが何かを言います。BさんはBさん自身のフィルターを通してAさんが言ったことを理解しようとします。この段階で終わってはいけません。Bさんは「Aさんはこう言ったと『私(Bさん)』は思っている」に過ぎないからです。
「言った」「言っていない」とか、「私はこう言った」「そう言ったとは思わなかった」、会社の会議でこんな経験ありますか?

どうしたら、Aさんの言ったことを理解できるのでしょう。
BさんはAさんが言ったことを自分の言葉で確認しながら、Aさんが言いたいことを理解する必要があります。
「相手が言いたいこと」「相手が伝えたいこと」を理解しようとすることが必要なのです。Aさんの言っていることを聴き(単に聞くのではないですよ)、Aさんが言いたいこと・伝えたいことを理解するために適宜質問して(確認して)、理解する必要があります。

意見を引き出すためには、傾聴と質問は必須なのです。
アクティブ・リスニング (Active Listening) という言葉をご存知の方、そうアクティブ・リスニングです。
アクティブ・リスニングは、もともとカウンセリングで用いられていたもので、私BTFコンサルティングでは、アクティブ・リスニングのエッセンスを使っています。

ファシリテーターが入る会議では、ファシリテーターが傾聴と質問を使って、「言いたいこと」「伝えたいこと」を引き出します。
ファシリテーターが入る会議を経験したことがない方にとっては、ちょっとしたカルチャー・ショックかもしれません。でも、心配はいりません。
会議参加者は何回かファシリテーターが入る会議を経験すると、傾聴と質問が有効であることを理解します。百聞は一体験に如かず。言いたいこと・伝えたいことが理解してもらえることは気持ちいいのです。

人前で話すのが好きな人、話が長い人、今ひとつ何を言いたいのかはっきりしない人、人前で話すのが苦手な人、声の小さな人、等々色々な人がいますよね。
みんなの意見を公平に聴き、言いたいこと・伝えたいことを確認するために、ファシリテーターは傾聴と質問を使います。そして、意見・アイデアを、みんなの前に張り出した模造紙に書き出し、共有します。このことにより、自分の意見・アイデアが受け入れられたと感じることができます。

アイデアを丸で囲ったり、線で結びつけたりして紡ぎ合わせます。これをファシリテーション・グラフィックと言います。私BTFコンサルティングでは意見を引き出す発散の段階からファシリテーション・グラフィックを活用します。


2. 非言語メッセージとは?

顔の表情、眠そうな表情、踏ん反り返って座っている様子、しかめっ面、等々、非言語メッセージを読み取って、場合によっては問いかけたりしながら、非言語メッセージも引き出します。

ファシリテーターは非言語メッセージを読み取って、その人が思っていることをできるだけ言語化しようとします。例えば、しかめっ面をしている人がいたら、その人の近くに行って「いかがですか?ご意見ございますか?」などと言って、意見を引き出そうとします。

このあたりのことは体験しないと身につかないことが多いです。
例えて言うなら、スポーツの雑誌や本を読んでも、そのスポーツができるようになるわけではないですよね。練習や試合が必要なのです。ファシリテーションも同じです。リアルな会議やワークショップの場での経験が必要です。
 
 

3. 非攻撃的自己主張とは?

ファシリテーターはもちろん、参加者の方も、攻撃されることがあります。そんな場合は、攻撃し返すのではなく、非攻撃的に自己主張をします。

ファシリテーターの役割は、中立な立場で、チームのプロセスを管理し、チームワークを引き出し、チームの成果が最大となるように支援することなので、通常は自分の意見を述べることはしません。

例えば、Aという意見を言い張る人がいたとします。一方他の人はBという意見も大切だと言っていたとします。
こんな時、Aを主張する人に「そうおっしゃいますが、Bという考えもあるんじゃないでしょうか?」というのは、火に油を注ぐような感じになってしまいます。「そうおっしゃいますが」で、まず否定(攻撃)から入ってしまっているからです。
AだけではなくBも考えて欲しいのであれば、「なるほど、Aというわけですね。さらに、Bについてお考えになるのはどうでしょうか?」というのが、非攻撃的な自己主張です。
 
 
今回のコラムは『会社の会議の進め方:意見を引き出す』というテーマでした。

意見を引き出すというと、例えば、会議の場を長時間の独演会にして参加者の時間を乗っ取ってしまう人がいます。この人が人事上の評価者だったりすると、グラウンド・ルールを決めていたとしても、ファシリテーターは指摘することを躊躇してしまうかもしれません。「別に今そんな危ないリスクを取らなくてもいいんじゃないか」と。
ファシリテーションの普及を阻害している理由の1つはこんなところにあるのかもしれない、と私は思っています。せっかくファシリテーションを取り入れようと志を持って始めたのに、もったいない話です。
【会社の会議:不要な会議を数字で考える:今理解すべき3つの視点】で書いたとおり、会議のムダを削減し利益を生み出す機会を逸しているからです。

これを打破する1つの選択肢は、私BTFコンサルティングのような外部のファシリテーターを使うことです。あなたの組織の会議にファシリテーション・マインドが根付くまで、外部のファシリテーターを使うという選択肢があります。そうすることで、ファシリテーション・マインドが根付くまでの間の混乱や不満や批判などを、外部のファシリテーターに受けさせることができるのです。そして、対応策を外部のファシリテーターと相談しながら、前に進んで行くことができるのです。

 

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