【第57話】営業資料はA4・1枚で十分！管理会社が保管したくなる資料の作り方

「特殊清掃の技術を詳しく伝えたい」
そう考えて、文字や写真を詰め込んだ資料を作っていませんか。
管理会社の担当者は、毎日多くの書類を目にしています。内容が多すぎる資料は、その場で読まれず、必要なときにも見つけてもらえない可能性があります。
目指すのは、説明書ではなく「万が一のときに開く1枚」です。
■1．一番上に「誰の悩みを解決するか」を書く
最初に大きく書くのは、会社名や資格名ではありません。
管理会社が自分の問題だと感じる言葉です。
例えば、
「管理物件で孤独死が発生したら、最初にご相談ください」
「特殊清掃後の臭い戻りで、再募集できずに困っていませんか？」
このように、どのようなときに使う資料なのかを一目で分かるようにします。
■2．対応内容は5項目以内に絞る
できることをすべて書くと、かえって強みが伝わりません。
管理会社が確認したい内容を、次のように短くまとめます。
・作業前の現場確認と写真記録
・保険提出用の見積書作成
・汚染箇所の特殊清掃
・特許技術による完全消臭
・作業後の完全消臭証明書
詳しい作業方法や使用する薬剤は、問い合わせを受けてから説明すれば十分です。
■3．「特殊清掃」と「完全消臭」を分けて見せる
特殊清掃と完全消臭は、同じ作業だと思われることがあります。
資料では、
特殊清掃＝体液や血液などの汚れを取り除く作業
完全消臭＝室内に残る臭いの原因へ処置する作業
と分けて表示しましょう。
全花連の特許技術「花輪式完全消臭」は、別の香りで臭いをごまかすのではなく、原因を調べて処置します。
違いを短い言葉で示すことで、自社の強みが伝わりやすくなります。
■4．事故後だけでなく「事故前の備え」も載せる
資料の下半分には、全花連安心サービスを簡潔に紹介します。
例えば、
「導入費・維持費0円。死後事務委任と家財保険への備えを事前に整え、万が一の際は全花連が窓口となって対応します」
と書きます。
そして、
・残置物への対応
・特殊清掃と完全消臭
・退去手続きと鍵の返却
・再募集までの支援
を簡単な流れで見せます。
事故後の業者紹介だけではなく、管理会社の負担を減らす事前対策として保管してもらうことが目的です。
■5．連絡先は迷わない位置へ置く
問い合わせ先が小さかったり、裏面にあったりすると、緊急時に見つけてもらえません。
資料の一番下には、
・会社名
・地域担当者名
・電話番号
・メールアドレス
・対応地域
・公式サイトにつながるQRコード
をまとめて掲載します。
全花連の電話受付時間を記載する場合は「9時～18時」、メールは「24時間受付」と正確に分けて書きましょう。
■削るべき情報も決めておく
A4・1枚の資料では、次の内容を詰め込みすぎないことが大切です。
・長い代表者あいさつ
・薬剤の細かな説明
・小さな施工写真の大量掲載
・専門用語ばかりの技術説明
・会社沿革の全文
伝える内容を減らすことは、技術を軽く見せることではありません。
相手が必要な情報へ、早くたどり着けるようにする工夫です。
■「読ませる資料」より「使われる資料」
管理会社が資料を保管する理由は、デザインがきれいだからだけではありません。
孤独死が起きたときに、
「最初に何をすればよいか」
「どこへ相談すればよいか」
「誰が最後まで対応するのか」
が、すぐに分かるからです。
全花連の地域メンバーが作るべきなのは、自社を詳しく紹介する資料ではありません。
管理会社が困ったとき、実際に使えるA4・1枚です。
【次回・第58話】
「営業資料の見出しで反応が変わる！管理会社に伝わる5つの言葉」
「完全消臭できます」だけでは伝わらない理由とは。孤独死、臭い戻り、保険、残置物、再募集という管理会社の悩みに合わせた、分かりやすい見出しの作り方をご紹介します。