【人事トラブル】残業時間をごまかした社員を処分したい

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採用力育成コンサルタントの桐生です。

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当社では、出退勤の管理は出勤簿で管理しています。各自が自分で出勤した時間と退社した時間を記載する自己申告制です。出勤簿を精査したところ、ある社員について明らかに退社が早い時間に残業をしたと水増しして報告している例が見つかりました。懲戒処分と共に、すでに払った残業代の返還をさせたいのですが、どのようにしたらよいですか？

【ワンポイントアドバイス】
意図的に残業時間をごまかして、会社のお金をだまし取った、ということになりますから、会社としては対処をしないといけません。悪質な場合には、詐欺罪となるでしょう。
しかし、社員の言い訳として「うっかり書き間違えた」ということもあります。
うっかりミスの場合は、過失なので詐欺にはなりません。

このような例では、うその申告が多いかどうか、その申告の程度が悪質かどうかを含めて判断します。
本人の事情を聞いて、うその申告については再発しないよう注意をします。

社員の出退勤の管理は、会社の責任です。
出勤簿やタイムカードに記録されている時刻は、客観的資料として正しいものと推測されています。
これを社員任せにした場合、時間管理を放棄しているとされても仕方がありません。
従って、「うその申告をしているから、払った分の残業代を返せ」ということは、その申告がうそであるという証拠を会社が証明しないといけません。
御社では、職場の雰囲気などから、社員を信頼して仕事させているものと考えます。
しかし、全面的な自己申告は、ご相談のような不正を起こさせる原因ともなります。
特に、残業については、上司の承認や確認を必要とする、とい言った手続きを必要とする管理をするように見直すことが必要です。

労働時間の管理は、必ずしもタイムレコーダーを使う必要はなく、御社のように出勤簿を手書きで行っていることで問題ありません。
タイムレコーダーによる管理は、出勤時刻、退勤時刻を機械で記録するので客観性は高いですが、実際に働き始めた時間、終わった時間と同じとは限らないので、特徴を理解しておくことが必要です。
不正が起きないように仕組みを、検討してください。