印刷できない・失敗する原因とは？よくあるミスと対策を解説

誰にでもある印刷時のミス

プリンタで印刷する際に失敗することは誰にでもよくあることです。私も印刷で失敗することは日常的にあります。よくあるミスはプリンタの選択ミスですね。プロであっても人間ですから印刷の際にいろんなミスで失敗することは当然あります。

業務などで複数のプリンタを使用している場合、どのプリンタで印刷するのか、事前の選択設定を忘れてデフォルト（標準）設定のプリンタから紙が出てきてしまうというのは誰でも経験があると思います。

これまで、印刷に関係したサポート事例に数多く関わってきましたが、一般のユーザーが印刷に失敗する原因には、ある種の傾向があるということがわかってきました。

印刷ミスの多くはPCスキルの問題というよりも、プロセス管理に問題があるというのが実態なのです。つまり、印刷する際に手順をきちんと踏んでいないということです。

印刷ミスはスキルというよりプロセスの問題

印刷に失敗しない秘訣としては、まず印刷前の設定や準備を一つ一つ抑えていくところから始まります。たとえて言うと外出する前に、ハンカチは持ったか、財布は持ったか、電車の時刻は何時か？など確かめるのと同じように事前の準備と設定を確かめ、手順通りに行うことが印刷に失敗しないための秘訣です。

具体的には、プリンタの機種指定、用紙タイプやサイズ、トレイ、プレビュー確認、印刷枚数確認、印刷品質確認と言った設定確認がそれに当たります。

ここまで読んで、「そんなことは当たり前だし言われなくても分っている」と思うかもしれません。印刷ミスが今までもこれからも「ない」と断言できるならこの先は読まなくて良いですが、でもそんな人はいませんよね。

これは、外出の際に急いでいたり早く目的地へ行きたいなど焦ると、つい忘れ物をしてしまうのと同じです。人間にはどうしても時間的なプレッシャーや焦燥感によって注意力が低下してしまうことがあります。また、「これでいいだろう」という思い込みや確認不足も原因になります。

印刷を急いだり、説明書を読まない、手順をショートカットする癖などがあると、必要な手順や設定が抜け落ちて、その結果印刷に失敗してしまうのです。

そのような失敗は、技術的な操作が難しいことや複雑な機能が原因というよりも、確認作業が十分に行われていないことや、作業時の焦り、思い込みなどのヒューマンエラーが大きく関係していると言えます。

実際に私が対応してきたサポート事例でも、印刷トラブルの多くは機器の故障ではなく、うっかりミスや手順の見落とし、自己流の操作が原因になっていました。

実際の印刷トラブル事例内容

プロセス管理の問題で起きる印刷トラブルには、以下のような実際のサポート事例があります。

以上のようなミスは、ほとんどが高度な知識やスキル不足ではなく、単純な確認漏れや運用管理上の問題に起因しています。

これらを改善する方法としては、印刷前の確認事項や手順を紙に書いて見える場所に貼っておくと効果的です。また、説明書や操作マニュアルをすぐ確認できる場所に置いておくことも大切です。印刷はある程度の慣れも必要ですから、普段あまり使用しない場合は、保守メンテナンスも兼ねて定期的にテスト印刷を行うとよいでしょう。

しかし、トラブルの中にはやはりある程度の知識やスキルが関係するものもあります。

スキルが関係する印刷トラブルとは

ルータを撤去したり、無線親機を買換えた、または回線を乗り換えた際などに印刷ができなくなる場合があります。ネットワーク環境が変わるとWi-Fiの再設定などをしないと、Wi-Fi対応プリンタは通信ができません。

また、デバイスドライバやプリンタソフトウェアが正しく導入されていないパソコンでは、正常に印刷できない場合があります。新しくパソコンやプリンタを導入した際は、メーカーが提供する最新のドライバやソフトウェアを利用するのが望ましいでしょう。

付属のCDやDVDがある場合でも、製品が古い場合は収録されているドライバが最新ではないことがあります。そのため、導入前にメーカーサイトで最新版が提供されていないか確認することをおすすめします。

更に、Windows11へアップグレードした際や大きな更新の後など、大幅な変更があった際には、古いプリンタが対応外や動作環境外になってしまう場合もあり、印刷ができなくなることがあります。

このようにどうしても解決できないようなトラブルが起きた場合は、深追いをせず迷わず専門家に相談したほうが良いでしょう。

印刷の問題の多くは、丁寧で確実な操作設定を行うことで回避可能ですから、面倒がらずに取り組んでみましょう。


筆者実績：http://www.kumin.ne.jp/kiw/#ss