印刷がうまくできない！なぜ印刷ミスが起きてしまうのか、失敗・トラブルの根本原因を探る

誰にでもある印刷時のミス

●プリンタで印刷する際に失敗することは誰にでもよくあることです。私も印刷で失敗することは日常的にあります。よくあるミスはプリンタの選択ミスですね。プロであっても人間ですから印刷の際にいろんなミスで失敗することは当然あります。

●業務などで複数のプリンタを使用している場合、どのプリンタで印刷するのか、事前の選択設定を忘れてデフォルト（標準）設定のプリンタから紙が出てきてしまうというのは誰でも経験があると思います。

●これまで、印刷に関係したサポート事例に数多く関わってきましたが、一般のユーザーが印刷に失敗する原因には、ある種の傾向があるということがわかってきました。

●印刷ミスの多くはPCスキルの問題というよりも、プロセス管理に問題があるというのが実態なのです。つまり、印刷する際に手順をきちんと踏んでいないということです。

印刷ミスはスキルというよりプロセスの問題

●印刷に失敗しない秘訣としては、まず印刷前の設定や準備を一つ一つ抑えていくところから始まります。たとえて言うと外出する前に、ハンカチは持ったか、財布は持ったか、電車の時刻は何時か？など確かめるのと同じように事前の準備と設定を確かめ、手順通りに行うことが印刷に失敗しないための秘訣です。

●具体的には、プリンタの機種指定、用紙タイプやサイズ、トレイ、プレビュー確認、印刷枚数確認、印刷品質確認と言った設定確認がそれに当たります。

●ここまで読んで、「そんなことは当たり前だし言われなくても分っている」と思うかもしれません。印刷ミスが今までもこれからも「ない」と断言できるならこの先は読まなくて良いですが、でもそんな人はいませんよね。

●これは、外出の際に急いでいたり早く目的地へ行きたい・・など焦るとつい忘れ物をしてしまうというような、人間からなくすことができない「プレッシャー」「焦燥感」による「注意力の欠如」が関係しているからです。また、「これでいいだろう」といういい加減な操作なども原因になります。

●印刷を急いだり、説明書を読まない、手順をショートカットする癖などがあると、必要な手順や設定が抜け落ちて、その結果印刷に失敗にしてしまうのです。

●そのような失敗は、技術的に操作が難しいといった個人のスキルや、複雑な機能、印刷環境などが原因というより、せっかちであったり面倒臭がりなどと言った、個人の性格や意識が大きく関係していると言えます。

●その証拠に、これまで経験したサポート事例のトラブル内容では、ほとんどがうっかりミスや手順を守らない自己流操作が原因になっていることでもわかります。

実際の印刷トラブル事例内容

●プロセス管理の問題で起きる印刷トラブルには、以下のような実際のサポート事例があります。

●以上のようなミスは、ほとんどスキルというよりも単純なミスや運用管理上の問題、それに短気や怠慢と言った個人の性格などに起因しています。

●これらを改善する方法としては、印刷の確認事項や手順をすぐに確認できるように紙に書いて表示しておくと効果的です。身近な所に説明書を置いておくことも忘れずに。印刷はある程度の慣れも必要ですから、普段あまり印刷を行わない場合、保守メンテも兼ねて週に一度くらいはプリンタを動かしましょう。

●しかし、トラブルの中にはやはりある程度スキルが関係していることもあります。

スキルが関係する印刷トラブルとは

●ルータを撤去したり、無線親機を買換えた、または回線を乗り換えた際などに印刷ができなくなる場合があります。ネットワーク環境が変わるとWi-Fiの再設定などをしないと、Wi-Fi対応プリンタは通信ができません。

●また、デバイスドライバをインストールしていないPCは当然印刷できませんから、新規にパソコンやプリンタを購入した際は必ずドライバ導入設定を行う必要があります。ドライバは、メーカーサイトから必ず最新のものをダウンロードしましょう。トラブルになりますので、古いプリンタに付属していたCDやDVDから決してインストールしないようにします。

●更に、Windows11へアップグレードした際や大きな更新の後など、大幅な変更があった際には、古いプリンタが対応外や動作環境外になってしまう場合もあり、印刷ができなくなることがあります。

●このようにどうしても解決できないようなトラブルが起きた場合は、深追いをせず迷わず専門家に相談したほうが良いでしょう。

●印刷の問題の多くは、丁寧で確実な操作設定を行うことで回避可能ですから、面倒がらずに取り組んでみましょう。

筆者実績：http://www.kumin.ne.jp/kiw/#ss