クリニックのすべての業務と職員の能力を目に見えるようにするツールとは？

＜相談内容＞
弊社のクライアントの院長先生より「当院のすべての業務を見える化し職員一人一人の能力を把握できるようなマネジメントツールを作りたい。また、当院に入職後、どういう事ができるようになったら、どんな職位で、どういう給与になるかの基準をつくりたい」というご相談を頂きました。

＜回答＞
クリニックのすべての業務と職員の能力を目に見えるようにするツールとして、課業一覧表の作成があげられます。弊社のクライアントのクリニックでも職種別の課業一覧表を作成して運用しているケースが増えてきております。今回は課業一覧表を作成する手順とポイントをお伝え致します。

課業一覧表とは、職種別、等級別の基準を具体化するために、業務を洗い出し、各業務がどれくらいのレベルで何等級に該当するのかを一覧表にまとめたものです。
課業一覧表を作成する手順は下記のとおりです。

（１）当院にはどのような業務があるか職種別にリストアップする。
内科クリニックの受付事務スタッフの業務を他のスタッフを指導できるレベルのスタッフと一緒にリストアップを行い業務を整理すると下記のとおりとなりました。
①受付対応に関する業務
②電子カルテに関する業務
③予防接種に関する業務
④健康診断に関する業務
⑤福祉・介護・在宅に関する業務
⑥書類整理に関する業務
⑦金銭管理に関する業務
⑧環境整備に関する業務

（２）上記（１）を構成する課業には何があるのかをリストアップする。
上記（１）と同じ方法で受付対応に関する業務を構成する課業は、下記のようにスタッフと一緒にリストアップしました。業務を漏れなくリストアップすることと同じ業務をダブらせないように課業を整理したうえでリストアップして頂くことがポイントとなります。
＜課業の事例＞
①窓口対応（受付・会計・その他）
②電話対応
③他院への紹介
④他院からの紹介

（３）上記（２）でリストアップした課業について業務分解を行う。
課業内容は他のスタッフに指導ができるレベルのスタッフに課業を業務分解して一つ一つリストアップして頂く事をお勧め致します。そして、業務分解した課業内容は、【●●して●●ができる】という形式で決めて頂き、「できる」か「できないか」をハッキリ評価できる内容にすることがポイントとなります。

＜窓口対応　受付の課業内容事例＞
・診察券、保険証を確認し受付ができる
・保険証に変更があればカルテの情報を追加・訂正し保険証のコピーをとれる
・新規患者、半年以上来院のない再診患者には問診票を渡すことができる
・診察受付時間や現在待っている患者人数が終わりに近づいてきたら外出やオンライン受付でまだ来院していない患者さんがいれば電話連絡をとれる

（４）上記（３）を遂行できることは何等級か評価し、現在、誰が各課業を担当しているのかを把握する。
弊社クライアント様には事務受付の課業一覧表をスタッフとのミーティングをしながら作成致します。そして、現在、だれが各課業を担当しているかを担当者欄に記載して頂きます。そうすると、ある業務については事務受付ベテランスタッフ1人で担当している業務などが把握できます。
自院の全体の仕事を把握して一人で担当している業務を特定する事が大切です。ある業務について一人で担当している＝業務が一人についている状態ですのでこの業務を複数人ができるように業務を分担してマニュアル化することをお勧めしております。
課業一覧表の作成はクリニックのすべての業務を見える化して特定の職員に業務をかたよっていないか確認して業務分担に職員をつかせるマネジメントツールとして活用できます。また、「入職後、どういう事ができるようになったら、どんな職位で、どういう給与になるか」という職員のキャリアパスの具体的な目安を提示することができるメリットがあります。
ぜひ！自院の課業一覧表を作成頂くことをお勧め致します。