業務効率を上げるための8つの着眼点

なぜ、業務効率を上げることが必要か？

業務には、コアとなる主体業務とその他の
業務がある。

分かりやすい例で言えば、営業マンの使命が
売上目標の達成であれば、主体業務は、
それに直接関わる業務、即ち、顧客との
商談等になる。

また、その他の業務とは、主体業務を遂行
するための準備作業や移動時間、会議、
手待ち、書類整理等になるだろう。

なお、管理者であれば当然部下指導業務も
主体業務になる。

そもそも、業務改善の目的は、生産性の
向上であり、かつ、その他の業務の処理
効率を高めることだ。

であれば、本来の業務である主体業務に
より多くの時間を投入し、成果を高める
ことが求められる。

業務効率を上げる8つの着眼点とは？

ここで、その本来の目的を果たすための
8つの業務効率を上げる着眼点を紹介し
よう。

①業務そのものを無くすことはできないか？

1人1時間あたりの業務処理コストを
チェックしてみる。

その結果、利用価値が低いと判断された
業務は、思い切ってやめてしまっては
どうだろうか？

②他の者でやれないか？

人によっては、得意・不得意な業務が
あるのは紛れもない事実だ。

であれば、仕事を作業単位に分解し、
部分的に得意な人に任せたり、
アウトソーシングを検討してみては
どうだろうか？

③他の方法で出来ないか？

ベテランや効率のよい社員のやり方を
公開し、シェアして、皆でノウハウを
共有化してみてはどうだろうか？

④逆の立場で考えたら？

依頼された仕事も相手が了承すれば
もっと仕事を簡素化したり、場合に
よっては無くすことも可能ではない
だろうか？

つまり、固定概念や従来発想を取っ
払い、依頼者と交渉してみるのは
どうだろうか？

もし、それによって精度が落ちる
ことなく納期等が短縮されるという
メリットがあれば、依頼者の理解も
得られやすいだろう。

⑤以前やったものが使えないか？

過去に作成されたもの再編集・加工し、
最適化して業務で再利用する。

たたき台の有無は、業務の処理効率に
多大なる影響を及ぼすことは想像に難く
ないはずだ。

特に創造する業務は思考に多くの時間を
要するものであり、その活用は、特に
経験の浅い者にとっては効果大なはずだ。

⑥順番を変えられないか？

業務には、※クリティカル・パスがある。

※クリティカル・パスとは、業務の開始
から終了までをつなぐ経路のうち、最も
長い時間がかかる経路のことだ

業務の優先順位を変えることによりこれを
最短化することが業務改善に繋がるという
ことだ。

⑦分割してやるか、一気にやるか？

毎日やるのが効率的か、週単位でまとめて
やるほうが効率的か、

つまり、業務処理頻度の検討である。

⑧集中してやれないか？

仕事をするのに理想的な時間の区切りは
経験則から約90分と言われる。

その間は邪魔が入らないように先行管理
するという手法だ。

要は、集中できる時間を確保するという
こと。

この時間は考えたり、集中しければ
非効率であったり、危険であったりする
タスクを優先するということだ。

あなたは業務効率をあげるためにどんな
着眼点で、どんな方法使っていますか？