AIの使い方、初心者によく聞かれる質問｜どれを使う？どう頼む？暴走や情報漏れは？
仮に、ChatGPTで来週の休業日のお知らせを作ったとします。スマホの画面では読めても、事務所の入り口に貼るには紙が要ります。パソコンを立ち上げずに、スマホからそのまま印刷できないか、という話です。
以前のコラム「手書きの資料をChatGPTで見やすい資料に｜パソコンなし、スマホだけ。一緒にやって15分」では、手書きの資料をスマホで撮ってChatGPTに渡し、画像の資料にするやり方を書きました。今回は、できた資料を紙に出すところです。
結論から書きます。印刷する前に、まず読み直します。会社のプリンターで印刷するのは、仕事用のスマホだけです。私用のスマホは、原則として仕事に使いません。仕事用のスマホが無く、機密ではない一般的な資料で会社から指示されたときに限り、コンビニのプリンターで印刷します。
1. 印刷する前に、読み直す
間違いに気づくのが印刷のあとだと、紙も印刷代もむだになります。日付と曜日、電話番号や金額は、印刷する前に、元の情報と1つずつ見比べます。間違いは、元のファイルで直します。お客様や社員の名前が入っていれば、貼り出してよいものかも考えます。1枚の貼り紙なら、手で書いたほうが早いこともあります。
2. どのスマホで、どこで印刷するかを決める
会社のプリンターは、会社のWi-Fiにつながっています。会社のネットワークにつなぐのは、仕事用のスマホだけです。
私用のスマホは、会社のネットワークにつながず、原則として仕事にも使いません。使ってよいのは、仕事用のスマホが渡されておらず、会社から私用のスマホで作業するよう指示されたときだけです。その場合も、扱うのは休業日のお知らせのような、機密ではない一般的な資料だけで、印刷はコンビニのプリンターでします。お客様の情報や社内の数字が入った資料は、私用のスマホに入れません。
3. 仕事用のスマホなら、会社のプリンターで
iPhoneから印刷するには、プリンターが「AirPrint」に対応していて、iPhoneと同じWi-Fiにつながっている必要があります。対応しているかは、プリンターの説明書やメーカーのページで確かめます。
出典：Apple サポート「iPhone や iPad から AirPrint でプリントする」https://support.apple.com/ja-jp/109349
Androidでは、設定の「印刷」で印刷のサービスがオンになっていれば、そのプリンターに送れます。サービスが無ければ、同じ画面の「サービスを追加」から足します。メニューの名前は機種で違います。
出典：Google Pixel ヘルプ「デバイスから印刷する」https://support.google.com/pixelphone/answer/3473588?hl=ja
4. どちらでも、文章はGoogleドキュメントに貼り付け、画像は保存する
ChatGPTのアプリが、印刷に対応しているとは限りません。文章の資料は、答えの文章をコピーします。Googleドキュメントのアプリで、右下の作成のアイコンから新しいファイルを作り、そこに貼り付けます。仕事用のスマホでは、会社で使っているGoogleアカウントでログインしておきます。店の名前や日付を足し、要らない前置きを消します。
仕事用のスマホでは、読み直してから、点が3つ並んだ「その他」のアイコンから「共有とエクスポート」、「印刷」と進み、プリンターを選びます。コンビニで印刷するときは、GoogleドキュメントのアプリからPDFで書き出し、スマホの中に保存しておきます。
出典：Google ドキュメント エディタ ヘルプ「ファイルを印刷する」https://support.google.com/docs/answer/143346?hl=ja
ChatGPTに画像で作ってもらった資料は、いったんスマホに保存します。iPhoneで会社のプリンターに送るなら、写真のアプリで画像を開き、共有のボタンを押し、下へずらして「プリント」を選びます。Androidは、アプリのメニューや「共有」の中から「印刷」を探します。
5. 会社の指示で私用のスマホを使うなら、コンビニで
セブン-イレブンは「netprint」、ローソンやファミリーマートなどは「ネットワークプリント」のアプリかサイトで、書き出したPDFや保存した画像を、読み直してから登録します。登録すると印刷に使う番号が出るので、店のコピー機でその番号を入れ、部数を選んで印刷します。1枚ごとに印刷代がかかります。
出典：netprint https://www.printing.ne.jp/／ ネットワークプリント https://networkprint.ne.jp/
登録した資料は、印刷したあとも、期限の1日から30日ほどまでサービスの側に置かれ、番号を入れれば印刷できます。番号は人に教えず、人に見られて困る資料は登録しません。
まとめ
- 印刷する前に、日付・数字・名前を読み直す
- 会社のプリンターは仕事用のスマホだけ。私用のスマホは会社のネットワークにつながない
- 私用のスマホは原則使わない。仕事用が無く会社の指示があるときだけ、一般的な資料をコンビニで印刷する
紙に出す手順が決まっていれば、スマホで作った資料を、その場で配れる形にできます。
