電子取引情報のデータ保存とネットバンクへの対応

2022年（令和4年）1月から電子取引の取引情報のデータ保存が義務化され、電子取引に係る取引情報を電子データで入手した場合は、法人税法、所得税法上、紙に印刷して保存する方法が認められません。
たとえば、ネットバンクを利用している会社については、ネットバンクは銀行とのEDI（電子データ交換）取引に該当するので、ネットバンクで振込した際の振込の控などの書類は電子取引に係る取引情報になります。

※「電子取引」とは、取引情報（取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいいます。）の授受を電磁的方式により行う取引をいい（電子帳簿保存法2六）、いわゆるEDI取引、インターネット等による取引、電子メールにより取引情報を授受する取引（添付ファイルによる場合を含みます。）、インターネット上にサイトを設け、そのサイトを通じて取引情報を授受する取引等が含まれます。


ネットバンクが、
(1)取引情報が原則7年間保存されていること
(2)ネットバンクサイト内の情報を訂正・削除することが不可能なこと
(3)ネットバンクシステムの概要情報が紙又はサイト上で備え付けられていること。
(4)保存期間中いつでも取引情報をモニターへ表示及びプリンターへ印刷できること
(5)一課税期間（原則一事業年度）単位で「取引年月日」、「取引先」、「取引金額」で検索できること
といった条件が満たされていることが必要となります。

しかし、保存期間や照会期間については各ネットバンクによって取り扱いが異なり、取引情報が7年間保存されているネットバンクは少ないようです。そのため、次のような方法で自社で取引情報を保存する必要があります。

振込の控をPDFファイルにして、ファイル名に「取引年月日」、「取引先」、「取引金額」を付けて会社内のファイルサーバー等に保存しておくといった作業が必要になります。その際、事業年度ごとの「○○銀行振込控」といったフォルダを作成し、そこにPDFファイルを保存すれば検索はできます。ただし、この方法では訂正・削除が可能なので、「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」が必要になります。

この規程のひな型については、国税庁のホームページに法人用と個人事業者用が用意されています。

電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程

煩雑な作業が求められますが、当面、運用上不都合なことがあればその都度対応していくスタンスで取り組んではどうでしょう。