心理的安全性の高い対話で前向きな雰囲気を作る方法
WLBコラムをご覧いただき、誠にありがとうございます。
働き方改革をサポートするタイムマネジメントコーチの山本武史です。
先日、看護師の友人に
時間管理についての現状を伺いました。
その結果・・・、
・1日のToDoリストが未完了で終わってしまう
・優先順位付けが苦手
・患者ケアという最重要タスクはできている
という現状が見えてきました。
３番目の患者ケアについては、
当然ながらやらなければいけないことですので、
誰しもきちんと時間を使って対応されているでしょう。
ですが、その反面、
その日にやろうと計画していたことのいくつかが
ほぼ毎日残ってしまうというお悩みがあるようです。
最重要タスクをこなすことで
毎日精一杯ということでしょうか。
このような不完全燃焼な毎日を過ごすと、
小さなフラストレーションが溜まり、
それがストレスやイライラの原因になりかねません。
できることならば、
毎日のやるべきことをきちんと終わらせて、
毎日をスッキリ終わらせたいものですね！
では、どのようにすれば
毎日すべてのタスクを終わらせることができるでしょうか？
答えはいたってシンプルです。
「やるべきことを減らす」
たったこれだけ！
「って、当たり前だろう！」という
お怒りの声も聞こえてきそうですが・・・^^;
ですが・・・、
毎日終わらない量のタスクを抱えているならば、
どうにかしてその量を減らさないことには、
現状は変えられません。
そこでお悩みの２番目に出てきている
『優先順位づけ』が非常に重要になってきます。
きちんと重要度を加味して、
緊急度との兼ね合いを見ながら、
その日、その週、その月にやるべきことを
建設的に組み入れていってください。
自分の手に余るような仕事量であれば、
そのうち、どの仕事なら他の誰かに任せられるかを
考えてみてください。
それは、もしかしたら、
上司や部下などの組織内の人ではないかもしれません。
つまり「アウトソーシング」です。
外部の力を借りることが
ストレスの軽減、ひいてはミスや事故の防止に一役買ってくれるなら、
臆することなく頼むべきでしょう。
また、不要な業務もどんどん削減していきましょう。
僕が外部講師として企業や組織を見てきた中でも
全く不要な会議を行っているところもありましたし、
工程が複雑すぎてミスが発生したり
無駄な時間を費やしているところもありました。
無駄なものはどんどん取っ払っていきましょう！
世界的大企業のGEでは
「ワークアウト」と呼ばれるミーティングで
常に不要な仕事を取っ払っているそうですよ。
そして、クッションタイムを設けておきましょう。
クッションタイムとは、
その日の予定に入れておくが、
別にやれなくても支障ないレベルのタスクを
入れておく時間のことです。
緊急な用事が入ったり、
前のタスクが長引いた時に
それがクッションのように衝撃を吸収して
後の予定に影響しないように設ける時間帯です。
目安として大体1日のうち、
合計1時間程度設けられると良いと思いますよ。
参考コラム：崩れない『スケジューリングのコツ』10連発！「vol9：クッションタイムを作れ」
さて、今日はToDoリストが完了しない場合に
どうすれば良いかをお伝えしてきました。
やるべきことが少ないければ、
注意力が散漫になることもなく、
結果として高い成果につながります。
もちろん、ミスや事故の防止にもつながります。
逆にやるべきことが多いと、
結果も逆になります。
やるべきことをシンプルにして、
スッキリと毎日を終わらせましょう！
では、今回はこの辺りで失礼します。
