【WLBコラム】人と接する現場リーダーのためのタイムマネジメント《チーム力を高める時間管理術》

WLBコラムをご覧いただき、誠にありがとうございます。
働き方改革をサポートするタイムマネジメントコーチの山本武史です。



つい先日、『アドラー心理学を学び実践しよう会　ver.2』の
今年度最終回を開催させていただきました。

新たに2名が参加してくれ、
最終回でしたが、新鮮な2時間を過ごせました。




リーダーやマネジャーという立場に立ったら、
ぜひ、心理学を学んでみてくださいね。


人間理解が深まってくると、
部下・後輩のモチベーションマネジメントや
チーム力を高めるコミュニケーション能力が高まり、
結果的に、タイムマネジメントにも良い影響を与えてくれますからね！




さて、今日は・・・、

医師、看護師などの医療現場で働いている方や営業職や受付など、
人と接する現場で働いているリーダーに向けて、
『チーム力を高める時間管理術』をお伝えします。




ところで・・・、

人と接する現場におけるタイムマネジメントの課題として、
もっとも大きなものは何でしょうか？




それは、

『個別対応において、時間が読めないこと』

ではないでしょうか？




例えば、患者一人に、顧客一軒に、訪問者一人に
それぞれ要する時間はまちまちです。


また、直接対面する以外にも、
電話やメールなどの対応も時間が読みにくいですよね。



そんな人と接する現場において、
効率的に時間を管理するためにどんな方法が考えられるでしょうか？



とはいっても、
やはり大切にしていただきたいのは『基本』です。



というわけで、
タイムマネジメントの基本からお伝えしますね。



まず真っ先に大切にして欲しいのは、
『セルフイメージ』と『期待される役割』です。



「自分は何者で、どんな仕事をしたい（している）のか？」
（セルフイメージ）

また、

「自分は周り（患者や顧客、訪問者）から
　何を期待されている存在なのか？」
（期待される役割）



まず、この二つを明確にすることをお勧めします。


これら『セルフイメージ』と『期待される役割』を明確にした上で、
優先順位をつけていっていただきたいのです。



優先順位のつけ方としては、
縦軸に重要度を、横軸に緊急度をとり、

１）重要かつ緊急な仕事
２）重要だが緊急ではない仕事
３）重要ではないが緊急な仕事
４）重要でも緊急でもない仕事

の４つに分類していきます。




優先順位は、１→２→３→４の順です。



その優先順位通りに
手帳やスケジューラーに入れていきます。



上記の手順は、
個人のタイムマネジメントの基本です。



で、この基本をチームに応用することで
チーム全体のタイムマネジメントを行うことが可能になります。



また、重要度を考える過程で、
『このチームは何を重要としているのか』といった
目に見えない判断基準を共有することもでき、
チームメンバーをまとめる上でとても便利です。




さてさて、これらを踏まえて、

『個別対応において、時間が読めない』

という課題を解消していきましょう。




とはいえ・・・、
『個別対応における時間のばらつき』
これ自体を解消することは不可能です。



ですが、
『個別対応において、優先順位を明確にする』ことは可能です。



単にやるべきことを列挙し、
それらをこなしていくやり方では、
できないことが多くなった日はストレスも多くなります。


きちんと優先順位をつけた上で、
「簡単にできることから」ではなく、
「やるべきことから」順番に手をつけていってください。



人と接する現場では、時間が読みにくいのは確かな事実です。

そこを直接的に何とかしようとしても無理があります。


ですので、
間接的に解決する方法として、
『優先順位を明確にして、高いものから手をつけていく』
というやり方をお勧めします。



その結果、
集中力の高い状態の間に重要な仕事をこなせますし、
仕事を残したとしても、優先順位の低いものになりますので、
悪影響を及ぼす可能性は低く抑えられます。


一人当たりの対応時間にばらつきがあったとしても、
本来やるべきことができていれば仕事の質は高いと言えるでしょう。



ぜひ試してみてくださいね！


今日はこの辺りで失礼します。



あ、最後にお知らせです！

僕が代表を務めている『日本コーチ協会四国チャプター』の
今年度最後の定例勉強会が決まりました。

よかったらご覧ください↓
四国チャプター4月度勉強会『コーチング基礎講座』

最後ということもあり、僕自身が登壇します！



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