【WLBコラム】究極、最強のタイムマネジメント
こんにちは。
WLBコラムをご覧いただき、誠にありがとうございます。
タイムマネジメントのプロ、山本武史です。
さて、研修やコーチングで時間管理術について話していると、
「きちんとスケジュールを組んでも突発的な仕事が入って、結局、崩れてしまうんですよ」
といったご意見をよく聞きます。
そんな方のために、
崩れない『スケジューリングのコツ10カ条』をお伝えしています！
ぜひ続けてお読みくださいね。
今回が9回目になりますが、これまでの8つはこんな感じ↓
【崩れないスケジューリングの10カ条】
１）締切日だけでなく、着手日を記入する
２）自分一人の仕事時間も記入する
３）他人に任せられないか考える
４）ゴールを想定して、「下ごしらえ」はまとめて行う
５）想定外リスクを考える
６）毎日１％の時間を大切にする
７）コミュニケーション能力を高める
８）振り返りを習慣づける（KPT法）
では、、、9つ目です。
この第9のコツは、
突発的な仕事や会議の延長などで時間が押してきても
次の予定に極力影響しないような工夫です。
ですので、『崩れないスケジューリング』に
直接的に作用する工夫ですよ。
では、その9番目のコツとは・・・
『クッションタイムを作る』
です。
「クッションタイムって何？」
と思われた方もいるでしょう。
これ、僕が勝手に付けた名前です^^;
なので、一般的ではありませんが、
イメージはそのまま。
クッションのように『衝撃を吸収するような時間』ことです。
もう少し具体的にいうと、
「予定変更になったらスッ飛ばしても構わない予定を、あえて入れておく」
ということです。
そうすることで、会議が伸びたり、突発的に仕事を頼まれたり、
あるいは、クレーム対応や電話対応が伸びたりしても後の予定が崩れません。
では、どんなタスク（予定）をクッションタイムにすれば良いでしょうか？
それは・・・、
『第２領域のタスクのうち、重要度のそれほど高くないもの』
です。
具体的にいうと、
・書類やデスクの整理整頓
・業界情報の収集
・業務に関連する書籍の読書
・業務改善のアイディア出し（簡単なもの）
・備品のチェック
などなどです。
これらのすぐやらないといけないわけではないけど、
やっておけば後で自分が助かるようなことを
クッションタイムとして1日30分〜1時間程度入れておきましょう。
そうすることで、理論上、30分〜1時間は、
会議の延長時間や突発的な仕事を受け入れる
器ができるわけですので。
会議がある日はいつも残業・・・、
なんてことにならないように、一工夫してみてくださいね！
では、今日はこの辺りで失礼します。
さて、いよいよ次回が10個目のコツです。
最後は、レクリエーションの話です。
これまでもご紹介しておりますが、とても大切なので再度紹介しますね。
では、次回もお楽しみに！
次のコツはこちら
