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【WLBコラム】崩れない『スケジューリングのコツ』10連発!「vol8:正しい振り返り習慣」

時間管理術

2017年12月14日 / 2017年12月19日更新

こんにちは。
WLBコラムをご覧いただき、誠にありがとうございます。
タイムマネジメントのプロ、山本武史です。


さて、研修やコーチングで時間管理術について話していると、
「きちんとスケジュールを組んでも突発的な仕事が入って、結局、崩れてしまうんですよ」
といったご意見をよく聞きます。


そんな方のために、
崩れない『スケジューリングのコツ10カ条』をお伝えしています!
ぜひ続けてお読みくださいね。


今回が8回目になりますが、これまでの7つはこんな感じ↓

【崩れないスケジューリングの10カ条】
1)締切日だけでなく、着手日を記入する
2)自分一人の仕事時間も記入する
3)他人に任せられないか考える
4)ゴールを想定して、「下ごしらえ」はまとめて行う
5)想定外リスクを考える
6)毎日1%の時間を大切にする
7)コミュニケーション能力を高める


では、、、8つ目です。


この第8のコツも、
とっても重要だけどなかなか続けられなことです。


だからこそ、続けられると大きな力になってくれます。



では、その8番目のコツとは・・・


『振り返りを習慣づける(KPT法)』

です。






振り返りをするなら、どんな形式でも構いません。

日記をつけるでもいいですし、
手帳にメモ書きを残すでもいいです。


が、今回は個人でもチームで使えて便利で、
かつ、自然と振り返りから改善策考案までができちゃう
魔法のフレームワークをご紹介します。



その名も『KPT法』です。

KPTはそれぞれ単語の頭文字を取っています。

K=Keep:継続していること、継続したいこと(=良かったこと)
P=Problem:課題点、問題点(=うまくいかなかったこと)
T=Try:やってみたいこと、課題や問題の解決策

を意味していて、これらを1枚の紙に書き出します。


具体的なやり方はごくごく簡単。


A4の白紙が1枚あればできちゃいます。

用紙を四つ折りにして、
左上部に『Keep』、左下部に『Problem』を書き出し、
右側(上下とも使います)に『Try』を書き出す。

たったこれだけです。
(イメージが湧きにくいと思いますので、画像を参考にしてください)





書き出すコツとしては、詳細にこだわり過ぎないことです。

体裁を整えるよりも思いつくままに書き出すこと。
書き出した「Keep」と「Problem」を眺めつつ、
直感で「Try」をたくさん書き出すことです。


実際に実践するのは、
いくつか書き出しものの中から選べばいいので、
まずはたくさんアイディアを出すことが重要です。


で、出てきたアイディアについて行動したら、
またKPT法で振り返りを行う。

これを繰り返すだけです。



毎日できれば毎日でもいいですし、
毎週でもいいと思います。


自分のペースに合わせて振り返りを行なってください。

そして、それを習慣化してくださいね。



習慣になれば、
自然と頭の中でKPTのそれぞれが浮かんできます。



さて、個人だけでなくチームでも使えるといいましたが・・・、

チームでイベントやキャンペーンなどを行った後や、
例えば今の時期のように1年の振り返りを行うときにも

このKPT法を活用していただけるといい振り返りができますよ。



ちなみに、僕が会長をしているPTAでは毎月理事会を開催していますが、
専門部さんの報告はKPT法で各部の意見をまとめてもらっています。


それがそのまま次年度メンバーへの引き継ぎ書になるので
一石二鳥ですよ。




KPTシート(写真)は僕のコーチングで実際に使っているものです。
良かったら印刷して使ってくださいね。



では、今回はこの辺で失礼します。


次回は・・・、
突発的な仕事が入ってきても予定を崩しにくくする具体的方法について
お伝えしたいと思います。

次回もお楽しみに!

次のコツはこちら

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