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山本武史

ワークライフバランスを実現するタイムマネジメントのプロ

山本武史(やまもとたけし)

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コラム

【WLBコラム】職場全体で大きな成果をあげる時短術

時間管理術

2017年11月9日

「自分一人の業務はだいぶ効率化できてきたと思います。
 しかし、部下に頼んだ仕事がきちんとできていなかったり、
 他部署からきた仕事を仕上げたのちに修正依頼が来たり、
 手戻りで時間をロスすることも多いです。
 また会議も時間通りに終わることがなく、余計に時間を費やしています。」



ある企業でタイムマネジメント研修をしている時、
グループで意見交換していただいている時に出てきたご意見です。



一人ひとりが仕事の効率化をしていっても、
連携がうまくいかず無駄に時間を使ってしまっては、
結局改善効果は低くなってしまいますよね。


このようなお悩みは、どこの組織でも聞かれます。


実際、僕が登壇するタイムマネジメント研修では、
必ずこのようなご意見が出てきます。



さて、では、どのようにすれば、
このような問題を解決できるでしょうか?




実は、その鍵は『コミュニケーションスキル』にあります。


そして、コミュニケーションスキルの中でも、
3つのスタイルが役立ちます。


どんな場面で活躍するコミュニケーションスタイルなのかを
先にご紹介しますね。


1)指示を出す時、受ける時
2)人材育成(部下・後輩の成長を促す)
3)チーム力の向上と継続できる仕組み作り



で、それぞれどんなコミュニケーションスタイルなのかというと・・・、


1)ロジカル・コミュニケーション
2)コーチング
3)ファシリテーション

この3つです。




一つ目は、指示を出す時や逆に指示を受ける時に役立ちます。

指示を出す時に大切なのは「納得できること」です。
納得できるとは、内容がきちんと理解できて、やる気が出る状態です。


つまり「論理」と「感情」の両方を満たす話し方です。



仕事を頼んだ時、相手が納得できれば、
手戻りにつながるようなミスは起こりにくくなります。



しかし、「論理的に話す」ことが苦手な方も結構おられます。
そんな方は、ぜひ下記の記事も参考にしてみてくださいね。

コミュニケーションで時間効率を上げる方法




さて、二つ目のコーチングですが、
これはすでに日本でも人材育成(能力開発)スキルとして同じみですが、
『目標設定と達成』のサポートにおいて有効なコミュニケーションスキルです。


個の能力を飛躍的に伸ばすなら、
ティーチングから徐々に脱却してコーチングで仕事の仕方を教えるスタイルに
移行されることをお勧めします。



質問と傾聴を使って、
PDCA(Plan-Do-Check-Action)サイクルを回すパートナーになり、
個人の能力アップを持って効率化を図りましょう。





最後、三つ目のファシリテーションですが、
こちらも日本でもだいぶ広まってきた感があります。


主には、会議進行のスキルとして認知度が高まっていますが、
本来的には「促進する」という意味です。



会議を促進すれば『会議ファシリテーション』、
組織変革を促進すれば『組織変革ファシリテーション』、
学習を促進すれば『学習ファシリテーション』といった具合に使われます。



仕事の効率化という観点でいえば、どれも大切ですが、
冒頭のご意見のように会議時間の効率化を図るなら、
『会議ファシリテーション』の手法を学ぶと良いでしょう。



会議ファシリテーションでは、
「場づくり」「人間関係」「構造化」「合意形成」といった4つのスキルを駆使しながら、
円滑かつ時間通りに進行し、内容の濃い会議を行うことができるようになります。



ということで、
今回は、時短に役立つコミュニケーションスキルを3つご紹介しました。

どれも目には見えないスキルですが、
組織で時間効率を改善するためには必要不可欠なスキルです。


なぜなら、他人と、あるいは他部署と連携を取らない仕事はほとんどないからです。
連携力を強化するならコミュニケーションは必須ですからね。



働き方改革やワークライフバランスの実現を目指して時間効率を上げたいなら、
ぜひ今日ご紹介した3つのコミュニケーションスタイルを学んでみてくださいね!

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