コミュニケーション・スキルを磨く～神戸ビジネススクールの人気コラムシリーズ
レッスンの合間に、受講生の方々から日常の業務についての色々なお話を聞きます。日々のちょっとした会話の中に混じるホンネは、私に大きなヒントを与えてくれます。その中で、一番よく耳にするのが "I had a lot of meetings." 「会議が多くって」というものです。私は決まって、 “Was it useful?” 「有意義な会議でしたか」と聞きます。すると、実に9割以上の方が大きな声で即座に NO! と答えるのです。
これは日本に限らず、世界中で見られる傾向です。まるで会議に行く事が（それも一日中）本職であるかのように、人は会議を開きます。そして一つ会議が終わるとその報告書を作成し、次の会議で報告し、またその報告書を作成し、とエンドレスに繰り返しているようです。メールや電話会議という手段が発達した現在もなお、会社では会議を中心に業務が運営されているのはなぜなのでしょう。
会議の役割とは何なのかを再考し、本当に今から行う会議が目的に適したものなのかを見直してみることが必要だと思います。そこで、私が考える会議の目的４つについて説明します。
1. Communicate and Share Information 「対話と情報の共有」
2. Improve Performance 「業務の改善」
3. Build teamwork 「チームワークの構築」
4. Solve Problems 「問題の解決」
どの会議も、この４つのどれかを目的といるべきです。そして何よりも、会議に費やす時間に見合った結果を出す事が大前提です。残念ながら、そうとばかりは言えないのが現状です。 そこでまず、一つの会議に対して準備時間も含めた総時間のコストを計算し、本当にその価値があるのかどうかを考えてみることをお薦めします。その結果、答えがNOであるなら、別の方法を考えるほうが良いかもしれません。
例えば、情報をシェアしたい場合は、社内文書を回せば事足ります。または、２・３人のキーパーソンに電話をして直接話せば、一番その情報が必要な人に確実に伝わります。実際に顔を見て話す事がどうしても必要な場合は、着席してではなく、立って会議をしてみましょう！（出席者には、絶対に嫌がられますが）
そうすると劇的に時間が短縮できることにビックリしますよ。
もう一つの方法は、会議を開くあなたにかかっています。これまで会議にかけていた時間をすべて半分に短縮するのです。60分の会議なら、30分で終わるように準備します。要点をしぼり、最重要事項だけを会議で話し合います。報告のみで済む事はメールを活用すれば、不可能なことではありません。
そんなことできない！とお思いでしょうか。どれだけ多くの人が会議の回数の多さと時間の長さにうんざりしているかを考えれば、従来のやり方を再考する価値は充分にあると思います。会議の時間を節約することは、社員一人ひとりの時間の節約になります。それは会社単位でまとまるとかなりの時間の節約になります。その上、社員の満足度も上がり、効率も上がるという一石二鳥どころか三鳥です。是非、考えてみてください。
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