会議を減らすには～グローバルビジネスを成功に導くコツ
「会議が思ったより短くて驚いた」「会議の数が少ないので困る」と思われたことは、あまりないのではないでしょうか。確かに顔を合わせて討議する会議は必要ですが、上手に運営しなければなりません。より効率よく、結果が出せる会議運営のための5つのステップを今日はお伝えします。
1) アジェンダ作成にいつもの2倍の時間を使ってみる
目的がはっきりしない会議は散漫になりがちです。会議を運営する側としては、何のための会議かをはっきりさせることが一番の責任です。必要とあればチーム内の他のメンバーとも相談しながら念入りにアジェンダを作成します。準備を周到にしておけば、結果的に時間を節約することになります。
2) 会議出席者リスト作成にいつもの2倍の時間を使ってみる
「この人たちが全員出席する必要があるのか？」を考えます。中には報告のメールを後に送ったり、電話で要約して説明したりするだけでいい人も含まれているかもしれません。是非とも必要ではない出席者を4人削るとします。30分の会議の場合だと、合計で2時間彼らの勤務時間が短縮できることになります。
3) 会議のスケジュールを、予定時間の半分で立ててみる
会議はアコーディオンのようなものです。自然とどんどん延びていきます。1時間を予定していれば、最低でも丸々1時間を費やすことになります。そして、往々にして直接関係ない話題が入ったりするので、結局予定していた内容が全部こなせなかったりします。30分で済ませると決めていれば、効率よく済ませることができます。余った時間を使えるようならば、10分程度アジェンダにない話もできて、とても有意義な会議になります。
4) 1秒たりとも開始を遅らせない
遅れてくる人のために時間を浪費することはありません。遅れる人は殆どの場合常習犯ですから、全員がその人の為にいつも5分や10分待つことになります。そうすると「あの人が出席する会議はどうせ時間通りには始まらない」という好ましくない暗黙の了解ができてしまいます。予定時間になったら、かまわずに始めましょう。遅れている人を待ってはいけません。何回かすると、始まってからこっそり席に着くことが恥ずかしくなって、遅刻常習犯も時間を守るようになってくれます。
5) 会議そのものが本当に必要なのか考えてみる
2．3本の電話、ランチタイムでの会話、チーム全体へのメールなど、他の方法で事足りるのではありませんか。もちろん、顔を合わせて真剣に話し合う会議は必要ですが、不必要に時間を拘束していないか、常に問いかけることは大切です。他の方法で会議の数そのものを減らすことができないか、会議を最終段階にできないか、考えてみましょう。
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