仕事の報告が絶妙にうまい「報告の達人」の秘密に迫る！

チホズスタジオ
産業カウンセラーの鎌田千穂です。
福岡市でオンラインや訪問を中心としています。
事業内容は産業カウンセリング及びコンサルティングサービスです。
チホズ文字分析による、人材分析及び提案も行っています。

未来が見えているかのような報告の達人

これまでに「仕事ができるまで見せない人」や「何でも見せすぎる人」についてコラムを書きました。
今日は、その中間に位置する「報告の達人」について書きますね。

彼らは報告のタイミングと内容が絶妙。
まるで未来が見えているのではないかと思えます。

1. タイミングの魔術師

まず登場するのは、「タイミングの魔術師」です。
彼らは報告のタイミングが絶妙で、まるで時間を操る魔術師のよう。
問題が発生する前に予防線を張り、必要な瞬間を逃さずに報告します。

例: 「〇〇さん、お願いした報告書の進捗はどう？」
「ちょうど今報告しようとしてたところだよ！
あと5分でプレゼン資料が完成するから、その瞬間を待ってて！」

2. コンシェルジュのようなカスタマイズ報告

次に登場するのは、「コンシェルジュのようなカスタマイズ報告者」です。
彼らは報告内容を受け手に合わせてカスタマイズ。

上司には全体像、チームには詳細、クライアントには成果を強調するなど。
相手が何を求めているかを的確に把握しています。

例: 「〇〇さん、クライアントに報告する内容を教えて？」
「もちろんです。
クライアントには成果を中心に強調しつつ、詳細は省略してシンプルにまとめました。
上司には全体像を示すために、細部まで含めた報告書を用意しています。」

3. ストーリーテラーの達人

そして、「ストーリーテラーの達人」です。
彼らは報告を物語のように構成し、聞き手を引き込む力があります。

報告の過程で起こった出来事や解決した問題をドラマチックに伝えます。
そして、聞き手の興味をワクワクするように惹きつけて離しません。

例: 「〇〇さん、進捗報告をお願い。」
「はい！このプロジェクトは、私達のチームが試されているかのような内容。
仕事を勧めていくうちに、途中で大きな課題が現れました。
ですが、それぞれの持ち味が活かせて解決。
進捗状況は予想を超えて、ここまで出来ています！」

4. クリエイティブなビジュアルコミュニケーター

「クリエイティブなビジュアルコミュニケーター」も忘れちゃいけません。
彼らは報告を視覚的にわかりやすく伝えるのが得意。

インフォグラフィックやチャートを駆使。
複雑な情報も一目で理解できるようにします。

例: 「〇〇さん、プロジェクトの進捗を教えて～。」
「このインフォグラフィックを見てください。
一目で進捗状況がわかるように、重要なポイントを色分けしています。
このチャートを使って説明しますね。」

5. フィードバックの名人

最後に、「フィードバックの名人」です。
彼らは報告を通じて、チーム全員がフィードバックを得られるように工夫しています。
ポジティブな面だけでなく、改善点もバランスよく伝えることができる。
そのことで、全員が次に向けて成長できるようサポートします。

例: 「〇〇さん、報告のまとめをお願い。」
「もちろんです。今回のプロジェクトでは、これらの成果が得られました。
一方で、ここには改善の余地があります。
このフィードバックを基に、次回はさらに良い結果を目指せますね！」

仕事の報告が絶妙にうまい「報告の達人」の秘密に迫る！まとめ

目指すところは、報告の達人かもしれない。
「報告の達人」は、タイミング、内容、そして伝え方の全てが絶妙です。

彼らのように報告を効果的に行うことは自分にも利点が多い。
もちろん、チームのコミュニケーションもスムーズになります。
更に、色々なプロジェクトに関しても進捗も達成率もグンと上がります。

皆さんも、「報告の達人」を目指して、事前予測行動と共に、報告のスキルを磨いてみませんか？

さて、次回は報告を怠る「報告のゴースト」について書いてみます。

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