英検1級道場ーメールのトラブル

大勢のお客様とメールでやり取りしていますと、トラブルが起こることもしばしばあります。

最近の例では、ホットメールやニフティのアカウンターに送るとこちらは送信済になっていますが、受信できていないということが起こります。特にホットメールにこのトラブルが多いと感じています。
多くの人はGメールに乗り換えているようです。

あるお客様から連絡がありました。
最近、私はwindows liveからGメールに乗り換えたのですが、「Gメールにワードで作ったドキュメントをコピーしてGメールの本文に貼り付けて送ると受信できない、しかし、同じドキュメントをワードのファイルを添付する形で送ると受信できる」ということがわかりました。

同じことを他のお客様と試してみたら、他のお客様は両方とも受信できていることがわかりました。つまりこのトラブルは、テキストで送ると受信できないお客様が使っておられるメールソフトに何か不具合があると考えられます。

普通は、テキストメッセージは受け付けますが、添付ファイル付きのメールは拒否するという経験がありますが、今回はその逆です。

もう1つわかったことは、今回トラブルが発生しているお客様は、メールアカウントを
2つもっておられ、1つは問題ないのですが、もう1つのアカウントでだけ問題が生じていることがわかりました。（アウトルック）

つまり、アウトルックに何かトラブルが生じていると断定せざるを得えません。ネットで調べたら、世の中には何十種類もメールを送受信できるソフトがほとんどの場合無料で提供されています。

様々なメールを使ったテキストのやりとりの中で、上記で紹介したようなトラブルは避けられないと思います。
これは、ソフトのバグかもしれませんが、相性の問題といっていいかもしれません。いずれにしても注意すべきは、送信したら相手に100％届いていると認識してはいけないということです。

宛先を間違えたりすると、宛て先不明エラーがくる場合もありますが、どちらかというとエラーが戻ってこず、送信側としては確実に送れたはずのメールが実は届いていなかったということが考えられます。

ですから、実はこれはものすごく簡単なのですが、メールがきたら一言でいいので受け取ったことを伝えるというエチケットを実行するのがいいと思います。

メールソフトによっては設定によって送る都度、受け手に対して受信したことを確認するメールを出すように要求する設定も可能です。

またGメールでは、AIが受信メール本文を理解し、気の利いた返信メッセージの候補を自動で表示してくれるので便利です。
それだけを使って送ってもいいし、一言添えるのも誠意がこもってなかなかいいものです。
（Gメールでは：受信しました、受信いたしました、ありがとうございます、承知しました、承知いたしました、了解です、了解しましたなど、決まり文句が表示されます。実に気の利いたソフトです）