AIに選ばれない会社は、検索されても見つからない 沖縄企業が考えるAIOの重要性
「AIが便利なのは分かる。でも、うちの仕事にどう使えばいいの？」
そう思っている方は、少なくないと思います。
パソコンは得意ではない。新しいソフトを覚える時間もない。そもそも、今の仕事で手いっぱい。
そんな状態で「これからはAIですよ」と言われても、仕事が一つ増えるようにしか感じられませんよね。
でも、僕は順番が逆だと思っています。
AIを覚えるために仕事を増やすのではなく、今、大変な仕事を減らすためにAIを使う。
難しい言葉を知っている必要はありません。「これ、毎回面倒なんだよね」という仕事が一つあれば、そこから考えられます。
同じようなメールを、今日も最初から書いていませんか
例えば、お客様からの問い合わせ。
内容を読み、以前のやり取りを探し、料金や日程を確認して、失礼のない文章に整える。返信一通でも、意外と時間がかかります。
AIには、この文章の下書きを手伝わせることができます。
必要な情報と伝えたいことを渡し、「初めてのお客様にも分かるように、丁寧な返信を考えて」と頼む。出てきた文章を人が読み、金額や日程を確かめてから送ります。
勝手に返信させる必要はありません。
白紙から文章を考える仕事を、下書きを確認して直す仕事に変える。それだけでも、負担が軽くなる場合があります。
毎回同じ返事を送るのとも違います。相手が何を聞いているかに合わせて、説明の順番や言葉を変えられるのも、AIを使う利点です。
外注費を減らしながら、できることを増やせた
BLUE LEAFでも、AIを日々の仕事に取り入れています。
その結果、一部の外注費を減らし、仕事を効率よく進められるようになりました。お客様に知ってもらうための発信や提案についても、試せることが増え、内容を練り直す余裕が生まれています。
以前なら、時間や費用の都合で後回しにしていたことにも、手をつけやすくなりました。
もちろん、何もかもAIで済ませているわけではありません。専門家にお願いした方がよい仕事は、今もあります。
例えば、資料の内容を整理するところはAIに手伝ってもらい、見せ方や仕上げは人が考える。そんな分担です。
外注を全部やめることが目的ではありません。自分たちで進められることを増やし、専門家の力が必要なところにお金を使えるようにする。その方が、無理なく続けられます。
沖縄が遅れているかより、自分の会社で何が楽になるか
海外や県外の企業が、どれくらいAIを使っているのか。気になる方もいるでしょう。
ただ、「社員が時々使っている会社」と「会社全体で使い方を決めている会社」では、同じ“使っている”でも状況が違います。調査の数字だけで、沖縄が何歩遅れている、と決めることはできません。
それより、経営者にとって身近なのは、目の前の仕事です。
他社がAIを使っているかどうかに関係なく、毎月の集計に半日かかっているなら、その負担を減らせないか考える価値があります。
見積もりを送った後の連絡が、忙しくて遅れてしまう。問い合わせへの返信を、毎晩社長が書いている。会議で決めたことが、メモの中に埋もれている。
こうした仕事を少しずつ進めやすくすることが、少人数の会社には助けになります。
流行についていくためではなく、自分たちの時間を取り戻すために使えばいいのです。
営業が苦手な人にも、手伝ってもらえることがある
新しいお客様に連絡したいけれど、何と書けばよいか分からない。
そんなときも、AIは相談相手になります。
自社ができることと、連絡したい相手の仕事を整理し、最初にどんな話をすると伝わりやすいか、一緒に考えられます。
ただし、きれいな文章ができたからといって、それだけで売れるわけではありません。
相手に関係のない話なら、丁寧に書いても読んでもらえません。僕らが営業のお手伝いで考えるのは、「この会社の、どんな困りごとに役立てるか」です。
AIには、そのための情報整理や文章の下書きを任せる。実際にお客様の話を聞き、提案を決めるのは人が行う。
準備の負担が減れば、その分、お客様と話す時間や、提案を考える時間をつくれます。
僕は、AIを使って営業を機械的にしたいわけではありません。人に向き合う余裕を増やしたいのです。
便利でも、確認せずに任せきりにはしない
AIは、間違えることがあります。しかも、自信がありそうな文章で答えるので、気づきにくいこともあります。
料金、納期、お客様への約束。こうした内容は、送る前に必ず人が確認します。
また、お客様の名前や連絡先、社外に出せない資料を、何も考えずに入力するのは避けたいところです。使うサービスに合わせて、入れてよい情報を決めておきます。
難しく感じるかもしれませんが、最初から全部を覚える必要はありません。
まずは、個人情報を含まない社内のお知らせや、一般的な案内文など、間違いがないか自分で判断しやすい仕事から始める方法もあります。
使ってみて、確認する手間も含めて本当に楽になったか。それを確かめながら、使う範囲を広げれば十分です。
相談する前に、AIを勉強しておく必要はありません
「何を頼めるのか分からないから、相談しにくい」
そう感じる方もいると思います。でも、そこを一緒に整理するのが、僕らの仕事です。
BLUE LEAFでは、普段の仕事を伺いながら、AIを使うと助かりそうな部分を探します。使い方だけでなく、誰が操作し、何を確認すればよいかも一緒に考えます。
「この表を、毎月手作業でまとめています」
「お客様への返信に、いつも時間がかかります」
「社長がやらないと進まない仕事を減らしたいです」
こんなお話からで大丈夫です。今使っている資料や、仕事の流れが分かれば、具体的に考えられます。
AIより先に、作業の順番を変えた方が早いこともあります。無理にAIを使う必要はありません。
パソコンが得意な会社だけが、仕事を楽にできるわけではない。
今の人数で、もう少し余裕を持って働けないか。そう感じていたら、まずは一番面倒な仕事の話を聞かせてください。
自社の仕事にAIをどう使える？まずは無料相談へ
