マイナンバー制度導入で中小企業のすべきこと
マイナンバーの交付は、平成27年10月に市町村から一人ひとりに12桁の個人番号が通知カードで知らされ、同封されている申請書に必要事項を記入することで、28年1月より本人が市町村の窓口で直接、個人番号カードを受け取るという方法が公表されていました。しかしこの方法のみでは、窓口で混雑や混乱が起こったり、市町村の事務負担が大きくなると考えられるため、新たな個人番号カードの受取の方式を設けられることになりました。
1つ目は、企業や市役所などの職場で個人番号カードを配布する団体向けの方法です。27年10月から個人宛に送られてくる申請書を企業が集めたうえで一括申請すれば企業の所在する市町村の職員がその職場に出向き、その場で本人確認を行い従業員に個人番号カードが配布されます。また、一括申請後に企業の住所の市町村が従業員に個人番号カードを直接郵送する方法も検討されています。これは、従業員が少ない企業も対象になります。もちろん従業員は、一括申請に加わる必要はありませんが、自分で窓口に取りに行く手間が省けます。また、企業の判断で、従業員の家族分のカードも同時に職場経由で申請し受け取ることができるようにすることも検討されています。
この一括申請は、市町村の事務負担軽減だけでなく企業にとってのメリットもあります。マイナンバー制度が始まると年末調整の配偶者控除などを税務署に提出する際に従業員の個人番号を記載しないといけません。企業が一括申請を行う際に個人番号を集めておけば、情報漏れなどの社内トラブルを防ぐことができます。
学校も学生のマイナンバーの申請を代行して学校でカードを受け取ることができるようになります。学校は、学生の個人番号カードを身分証明書として活用し、出欠を確認すれば事務負担も軽減されます。
2つ目は、現住所で個人番号カードを受け取りにくい人への特例として、9月末までに市町村に申請すると住民票以外の住所で受け取ることができたり、親族が代わりに受け取ることができるようになります。この特例を受けることができる人は、東日本大震災の被災者やドメスティックバイオレンスの被害者などが挙げられています。
個人番号カードは、身分証明書として使用することができたり、コンビニなどで各種証明書を取得することが可能になります。将来的には、様々な個人情報が一体化され、利便性がさらに高まるものと推測されます。
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