個人事業主が立替え払いした交通費等の源泉徴収の扱い

企業がフリーランスと業務委託契約を交わし、企画・デザイン制作や原稿、講演などを依頼するケースがあります。
会社は出張を伴う業務を依頼したA氏から請求書を受け取ったものの、その請求書にホテル代と交通機関の領収書が入っており、出張した際、旅費・交通費等を立替払いしたものですが、この立替払いの旅費・交通費等を精算した場合には、報酬・料金と同様に源泉徴収する必要があるのか疑問となるところです。

この点について、個人事業主として事業を行っている弁護士、税理士、デザイナーなどのフリーランスに支払う旅費・交通費等に対する源泉徴収の有無については、謝礼、研究費、取材費、車代などの名目で支払われるものは、報酬・料金の性質を有するものとして、源泉徴収の対象になると規定されております。
ただし、報酬・料金等の支払者が、直接、交通機関等へ通常必要な範囲の交通費や宿泊費などを支払った場合には、報酬・料金等に含めなくてもよいとしております。

上記のケースでは、会社は交通機関等に直接支払っていませんので、フリーランスのA氏が立替払いを行った旅費・交通費等を精算した場合、報酬・料金に含めて源泉徴収することになると思われますが、実際にはA氏が交通機関やホテル等に立替払いを行った際、「領収書の宛名」の記載がどのようになっているかによって、源泉徴収をするかどうか判断することになります。

仮に交通機関やホテル等から「会社宛ての領収書」を受け取って精算する場合は、会社が交通機関等に直接支払いをしていませんが、実態として会社が直接支払う場合と同じものとみなして、源泉徴収をしなくてもよいですが、会社の費用であり、A氏から受領した「会社宛ての領収書」を保存することや、A氏自身の必要経費にできない旨を伝えておく必要があります。

一方で、立替払いであっても、「個人宛ての領収書」を受け取って精算する場合は、宛名が会社ではなく、会社が直接、交通機関等に支払っているとはいえないことから、報酬・料金に含めて源泉徴収することになりますので、該当されます方はあわせてご確認ください。

（注意）
上記の記載内容は、令和4年11月7日現在の情報に基づいて記載しております。
今後の動向によっては、税制、関係法令等、税務の取扱い等が変わる可能性が十分ありますので、記載の内容・数値等は将来にわたって保証されるものではありません。