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「毎月のシフト作成、本当に大変…」
「従業員の希望と人員配置、どうやってバランスを取ればいいの？」
「法律も守らないといけないし、公平性も保ちたい…」
交替勤務の工場や事業所で働く管理者の皆さん、こんな悩みを抱えていませんか？
シフト作成は、従業員の満足度や職場の雰囲気、さらには生産性にも直結する重要
な業務です。しかし、多くの制約の中で最適なシフトを組むのは至難の業ですよね。
この記事では、そんなシフト作成の悩みを解決するための具体的なヒントを、「仕組
み改善」と「システム化」の2つの側面からご紹介します！
●シフト作成のここが大変！管理者を悩ませる4つの大きな壁
まずは、なぜ交替勤務のシフト作成がこんなにも難しいのか、その原因となる「4つ
の壁」を整理してみましょう。
1. 「公平性」って難しい… スタッフ間の不公平感
夜勤の回数、週末の休み、連続勤務の日数…。「あの人ばかり楽をしている」「自分
だけ負担が大きい」といった不公平感は、従業員のモチベーション低下や人間関係の
悪化に繋がります。全員が納得する公平なシフトを作るのは、本当に頭を悩ませる
問題です。
2. みんなの希望、どうやって叶える？ 希望と人員確保のジレンマ
「この日は休みたい」「この時間帯は避けたい」など、従業員一人ひとりには様々な
希望があります。できる限り希望を叶えてあげたいけれど、必要な人員を確保し、業
務を回すためには、どうしても調整が必要になる場面が出てきます。このバランス取
りが非常に難しいのです。
3. 法律も守らないと… 複雑な法的要件
労働基準法では、勤務時間の上限、休憩時間、休日、勤務間インターバルなど、様々
なルールが定められています。これらの法的要件を全てクリアしながらシフトを組む
のは、手作業では見落としやミスが起こりやすく、大きなリスクを伴います。
4. あの人がいないと回らない！ スキルバランス問題
「この作業はAさんしかできない」「この時間帯には必ず熟練者が必要」など、各シ
フトには特定のスキルを持った人材を配置する必要があります。特に専門スキルを
持つ人が限られている場合、シフト作成の難易度は一気に上がります。スキルバラ
ンスが崩れると、作業効率の低下や品質問題にも繋がりかねません。
●悩みを解決！シフト作成を楽にする3つのステップ
これらの「壁」を乗り越え、シフト作成の負担を軽減するためには、どうすれば良い
のでしょうか？ ここでは、具体的な3つのステップで解決策をご紹介します。
＜ステップ1：まずは土台作り！「ルール」を明確にしよう＞
シフト作成をスムーズに進めるためには、まず基本的な「ルール」を整備することが
大切です。
公平性の基準づくり
・月間の夜勤回数の上限や、連続勤務日数の上限を明確にしましょう。
・週末の休日取得回数をなるべく均等にするためのルールを設けるのも良いでしょう。
（例：「夜勤は月5回まで」「連続勤務は最大5日まで」など）
スキルレベルの見える化
・誰がどんなスキルを持っているのか、客観的に把握できる「スキルマップ」などを
作成しましょう。これにより、必要なスキルを持つ人を適切に配置しやすくなります。
希望提出のルール化
・希望シフトの提出期限を設け、期限を守った人を優先するなどのルールを決めましょう。
・育児や介護など、特別な事情がある従業員への配慮基準も明確にしておくと、トラブル
を防ぎやすくなります。
大切なのは、これらのルールを従業員に事前にしっかりと説明し、透明性を確保する
ことです。
＜ステップ2：柔軟な考え方を取り入れよう！「シフトパターン」を見直す＞
いつも同じシフトパターンに固執していませんか？
業務量に合わせたシフトパターン変更
・製造業であれば、繁忙期と閑散期で必要な人員数は大きく変わることがあります。
・業務量に合わせて、一時的に2直2交替制から3直2交替制に変更するなど、柔軟にシフト
パターンを見直すことで、無駄な人員配置を避け、従業員の負担も軽減できます。
＜ステップ3：ITの力を借りよう！「シフト管理システム」の導入＞
複雑な条件をパズルのように組み合わせるシフト作成は、まさにITが得意とするところ
です！
シフト管理システムで何ができる？
・AIによる最適シフトの自動作成： 従業員のスキル、希望、勤務条件、法的要件など
をシステムに登録しておけば、AIがそれらの条件を総合的に判断し、最適なシフト
案を自動で作成してくれます。
・公平性への配慮： 夜勤回数や休日数の偏りを自動で調整してくれる機能もあります。
・法令遵守チェック： 労働基準法に抵触するようなシフトが組まれそうになると、アラ
ートで知らせてくれる機能も。
・従業員との連携： スマートフォンから希望シフトを提出したり、確定したシフトを
確認したりできるシステムなら、管理者の手間も大幅に削減できます。
システム導入のメリットは？
・シフト作成時間の大幅短縮！ (これまで数日かかっていた作業が数時間に！)
・属人化の排除！ (誰でも公平で最適なシフトが作れるように)
・法令違反リスクの低減！
・従業員満足度の向上！ (希望が通りやすくなったり、公平性が保たれたりすることで)
・データに基づいた人員配置や採用計画も可能に！
どんなシステムがあるの？
世の中には様々なシフト管理システムがあります。「勤務シフト作成お助けマン」や
「SHIFTEE」といったサービスは、AIを活用した自動作成機能や、従業員からの希望
収集機能などを備えており、多くの企業で導入実績があります。
システムを選ぶ際は、
・自社の業種や勤務形態に合っているか
・操作は簡単か
・必要な機能（スキル管理、法令チェック、他システムとの連携など）が揃っているか
・サポート体制はしっかりしているか
・費用は予算に見合っているか
などを比較検討し、無料トライアルなどを活用して実際に試してみるのがおすすめです。
＜まとめ：シフト作成は「仕組み」と「システム」で効率化できる！＞
交替勤務のシフト作成は、確かに複雑で大変な業務です。しかし、今回ご紹介したように、
●明確なルールという「仕組み」を作り、
●業務量に合わせた「柔軟な運用」を心掛け、
●「シフト管理システム」というITの力を活用する
ことで、その負担を大幅に軽減し、より公平で効率的なシフト管理を実現することがで
きます。
シフト作成の悩みが解消されれば、管理者の皆さんは他の重要な業務にもっと時間を割け
るようになります。そして、従業員も働きやすい環境でモチベーション高く業務に取り
組めるようになるはずです。
ぜひ、今回の記事を参考に、皆さんの職場でもシフト作成の改善に取り組んでみてくだ
さいね！応援しています！
