イベント開催の舞台裏：見えない労力と時間

産業カウンセラーの鎌田千穂です。
業務改善＆組織変革　ホズスタジオ（Chi-ho's studio）

さて、年末が押し迫った頃となりましたね。
そんなときに、名前のつかない無関心な時間の重さについて自覚をしていますか？
今日は、そんな名前の付かない時間について考えてみます。

新型コロナウイルスの影響が次第に収束し、以前のように普段通りの生活が戻りつつあります。
この状況が続く中、皆さんもイベントを企画・開催しようと考えているのではないでしょうか？

毎月一回の頻度でイベントを開催することは素晴らしいアイデアです。
しかし、その背後には驚くべき労力と時間を把握しておく必要があります。
多くの人が、イベントの企画・実行が軽いものであるかのように考えがちですが、実際には非常に複雑で手の込んだ作業が求められ、無関心になりがちな「名前の付かない時間」をたくさん要することになるのです。

以下は、毎月のイベント開催における一般的な手順です

日程の決定と年間計画の策定

イベントの成功には計画が欠かせません。
毎月のスケジュールを確定し、年間全体の計画を練ります。

プレゼンターに依頼の打診

魅力的なプレゼンターを見つけ、依頼をかけます。
その際には、スケジュールや報酬の交渉が含まれます。

内容の打ち合わせ

プレゼンターとの打ち合わせが必要です。
イベントのテーマや構成、プレゼンテーションの詳細を確認します。

当日の手配と準備

会場、機材、資料など、当日のスムーズな進行に向けた準備を行います。

全体告知

参加者を募り、イベントの告知を行います。
ソーシャルメディアやメールなどを活用して広報活動が必要です。

参加者の集計とプレゼンターへの連絡

事前登録や申し込み状況を確認し、プレゼンターに最終連絡をとります。

プレゼンターの状況把握と内容の再確認

当日直前になると、プレゼンターの健康状態や内容の確認が必要です。

全体告知による参加案内とリマインド

イベント前日や当日には、参加者への最終案内とリマインダーを送ります。

急な病欠やドタキャンの代替案の準備と手配

予期せぬ事態に備え、急な病欠やドタキャンに対応するための代替案を考え、手配しておく必要があります。

開催の結果に対する責任の全う

イベントが終了した後も、無責任な評論家の感想まで含め、全ての責任を持たなければなりません。

これらの一連の作業は、自分の仕事と両立させることが難しく、集中力や計画力が必要です。
多くの人が、イベントの企画・実行が軽いものであるかのように考えがちですが、実際には非常に複雑で手の込んだ作業が求められ、無関心になりがちな「名前の付かない時間」をたくさん要することになるのです。

イベント開催が簡単なことと考える方は、その舞台裏の複雑さに気づくことが大切です。
時々、どうしてこんなに忙しいんだろう？と感じたのでしたら、ご自分の「名前の付かない時間」に関心を持ちましょう。

そして、イベントの成功はやりがいをもたらすことにもなるので、色々な人と連携を取りながら、無理せずに率先して様々な手法を試してください。