マイナンバー制度開始に際して企業が準備することとは？

皆さん、こんにちは。ハーレー社労士こと、社会保険労務士の桐生英美です。日本年金機構がサイバー攻撃を受けて個人情報が流出した問題は、今も世間を大きく騒がせています。この秋から始まるマイナンバー制度に対しても不安の声が高まっています。

マイナンバー制度は、今年10月から個人、法人あてに番号の通知が始まり、2016年１月から運用が開始される予定です。どんな規模の会社でも、従業員の給与所得の源泉徴収票作成、報酬の支払い調書作成、健康保険、厚生年金保険、雇用保険の資格取得届作成などで関係してきます。

簡単に言えば、それらの法定調書の作成時に個人番号を記載するということです。そのために、社員から個人番号の提供を受け、その際に本人確認を行う必要が生じます。本人確認は、番号が通知された時に受け取った通知カードと健康保険の被保険者証や運転免許証、あるいは本人が市区町村に申請して交付を受けた個人番号カードなどで行います。

事業者が社員の個人番号を扱うには情報管理の責任が伴いますね。この点は今回の日本年金機構の情報流出問題でよくわかったことです。マイナンバー制度には、企業規模に関わらず安全管理措置を講じる事が義務づけられており、違反に対しては罰則規定も設けられています。どのようなことをすれば安全管理措置を十分に講じていると言えるのか、公開されているガイドライン等を踏まえてしっかりと考えて行く必要があります。

事業者としては、対象事務の確認や人事・給与ソフトのシステム更新などとともに、マイナンバーを取り扱うことができる担当者をどの範囲にするのか、管理体制をどうするのかといったルール作りが求められます。当社では、マイナンバー制度にスムーズに対応するためのアドバイスを行っております。セミナーも随時行っておりますので、どうぞお気軽にご相談ください。