メールの流儀

メールが仕事の連絡手段という方は多いでしょう。

私のメールは限られていて、相談、日程調整、問い合わせ（「こういう研修はできるか」など）、確認（到着時間や準備物など）ぐらいです。

メールは、電話のようにお互いが取れる状況である必要はなく、送っていれば都合の良いタイミングで返信できる便利なツールではありますが、ブロックされたり、迷惑メールフォルダに入ったりと届いているかどうかわからないという不安な側面もあります。

中には開封確認通知を設定して送ってくる方もいますが
私は失礼だと思っているので使っていません。

自分の時間を優先しつつ相手の時間も配慮したガイドラインがあれば、いちいち迷わないので便利です。






私が意識しているのは以下の3つです。

（1）返信のタイミング

原則としてメールは翌日返信と決めています。
今やっている目の前の仕事の方が優先だからです。

緊急事態の時は電話をしてくるでしょうから問題になることはありません。

ただし例外はあります。

それは日程調整です。
これは相手の予定も保留になっているので気がついたらすぐに返信します。

その他も24時間以内には返信しています。
それを過ぎると、メールが届いているのか不安になった相手から確認のメールや電話が入るかもしれません。

最も無駄な時間です。

返信に時間がかかりそうであれば、まずは届いているという返信をするだけでも相手は安心します。

（2）予定の候補日

日程調整においては、候補日の状態を限りなく短くする必要があります。

保留が長くなればなるほど他の予定を入れられず、必ずしわ寄せが出ます。以前のことですが、候補日を10日も押さえられ、直前で全てキャンセルになった時は最悪でした。

数か月も先の予定であれば、自分にとって一番有利な日程をこちらから提示します。私がすでにブロックしている月曜日や金曜日の午後には入れません。先の予定であれば保留の時間は長くてもそれほど問題ないからです。

一方で、直近の予定であれば、なるべく依頼主から候補日を出してもらいます。だから、返信は至急です。

中には、こちらから提示しても返信が遅い方もいますが
その傾向がわかっていればキャンセルになっても問題無い日程を送っています。

（3）往復回数

メールの往復回数が多いことで無駄な時間を生み出します。

例えば、オンライン相談の日程調整でメールが入ったとします。

＜悪い例＞

（相手）5月13日から15日までの午前中はどうですか？

（私）5月14日だったら調整できます。

（相手）では、5月14日の10時で良いですか？

（私）わかりました。

（相手）ZoomのURLはどうしましょうか

（私）私が発行しても良いですよ

（相手）では、お願い致します。

・・・・・

文字にするとたいしたことない感じですが、
実際はメールのやり取りで数日が経過しています。

時間はトレードオフなので、
このやり取り中は他の仕事ができません。

実にモッタイないことです。

＜良い例＞

（相手）5月13日から15日までの午前中はどうですか？
　
（私）5月14日の10時でお願いします。
　　　リモートのURLはこちらです・・・

これで終わり。
往復の回数は最小限で終わらせることができます。
その時間を別の仕事に使うことで労働生産性は上がっていきます。


立場や仕事によってガイドラインは変わるでしょうが、
基準を決めてメールを使えばお互いの時間を尊重できるはずです。