可処分時間を把握すると仕事が進む

2023年12月9日

テーマ：仕事術

コラムカテゴリ：ビジネス

可処分時間とは、自分で自由に何をするのかを決められる時間のことです。

スケジューリングにおいて最も重要な要素がこの可処分時間の存在です。

1時間しか（可処分時間が）無いのに、3時間かかる仕事を入れても絶対に終わりません。あらかじめ残業か翌日以降に繰り越しが決定しているものはスケジューリングとは呼べません。

もちろん、“仕事”という塊を細かいタスクレベルに分解し、可処分時間の範囲内に振り分けることで予定内に完了させることはできます。例えば「研修資料の作成」といった期限のある仕事でも以下のように細かく分けられます。

・確認（目的、時間、受講者、報酬・・・）
・構成の決定
・主催者とのすり合わせ
・資料作成
・時間配分の確認
・資料の送付
・・・・などなど

それぞれのタスクにどれぐらい時間がかかるかを見積もり、可処分時間に合わせてスケジューリングしていきます。

1～3週間の範囲の範囲で可処分時間の総量を把握していれば、抱えている仕事の進み具合が予想できます。ちなみに今週は平日で12時間ありました。来週は8．5時間です。30時間と多い週もあれば、3時間と極端に少ない週もあります。

しかしながら、これを事前に把握しているので前もって対応ができるのです。その週になってふたを開けてみたら時間が無いということがわかり、慌てて取り組んでも仕事のクオリティは上がりません。結局、残業で片付けて・・・ということになればスケジューリングの意味がないのです。

私の場合は9時から17時までの間で可処分時間を把握します。基本的には集中力の高い午前中、しかも2時間以上の塊を蛍光ペンでブロックします。そのまま午後まで続いている場合はトータルで確保しますが、午後だけ空いているという場合は可処分時間と認識していません。起床時刻が早いので、仮に午後にまとまった時間があっても、それほど仕事は進まないとわかっているからです。もちろん、イザという時はサウナに入ってでも強制的に集中力を戻して取り組む時もあります。

可処分時間を把握するには、手を止めてスケジュールとにらめっこする時間が必要です。私はこれを金曜日の午後に行っていますが、場所と時刻、時間（どこで、いつ、どれだけ）を決めると習慣化されますし、効果が高いので是非お試しあれ。