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山本武史

ワークライフバランスを実現するタイムマネジメントのプロ

山本武史(やまもとたけし)

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コラム

【WLBコラム】失敗しない業務改善3つのポイント

2019年1月29日

テーマ:働き方改革

WLBコラムをご覧いただき、誠にありがとうございます。
働き方改革をサポートするタイムマネジメントコーチの山本武史です。



「嵐、活動休止!」というニュースを見て、
とても不思議に思いました。



ある記者から

「無責任だという指摘もあると思うのですが?」

というような質問が投げられたのです。



「誰に対するどんな責任なのでしょうね?」
と、僕はしばらく考えさせられました。




結果、この記者は

「自己都合で活動休止することは迷惑をかける身勝手な行為である」
「身勝手な活動休止は楽しみにしているファンへの裏切り行為である」

というような考えを持っていたのではないかという結論に達しました。



まぁ、上記は僕の勝手な想像であり、
実際はどうだか知りませんが・・・^^;





ところで、英語で『責任』はどう表現するか知ってますか?


『responsibility』


これは、
「response」と「ability」が合わさった言葉だそうです。



つまり、「反応する能力」という意味が語源なのです。



ということは、
あの記者の発言に対して真摯に応えた嵐は責任を果たしているのであり、
全く無責任ではないということになりますね。




さて、この「責任」なのですが、
実は業務改善に大きく関わってきます。



業務改善がうまくいかない組織の特徴の一つに、

「誰が責任を持っているのか?」が不明確である

というのがあります。





つまり、

「誰かがやってくれる」
「そのうち必要な人がやるだろう」

という他人頼りな考え方が蔓延しているのです。




これを無くすための
『失敗しない業務改善』3つのポイントをお伝えします。



1)目的を明らかにする
2)目標を明らかにする
3)責任の所在を明らかにする


この3つです。




目的を明らかにするためには、
「そもそも何のために仕事の仕方を変えるのか?」
「そもそも私たちの仕事は何なのか?」
を考え抜いてみてください。


これによって、
取り組むべきか否かのラインが明らかになり、
業務改善の意義も明らかになります。




目標を明らかにするためには、

1)Specific(具体的な)
2)Mesurable(計測可能な)
3)Action-oriented(行動に基づく)
4)Realistic(現実的な)
5)Timely(今取り組むべき)

の5項目に照らし合わせて考えてみてください。


この目標は達成が見えてきたときに
最後の後押しになってくれるすばらしいものになりますよ!



で、最後、責任の所在についてですが・・・、
これは全員で分担するのが良いでしょう。


つまり、全員で責任を負うってことです。



責任は先に書いたように
『反応する能力』です。


社会情勢に、顧客ニーズに、環境変化に、
反応する能力を発揮することが
責任を果たすということです。




業務改善は会社や組織のためだけではありません。

自分たちの働き方改革を進めるためであり、
そこで働くすべての人のためです。



そして、その結果、
経費節減が値下げに繋がったり、
気持ちよく働けて笑顔で対応できたりしたら、
お客様のためにもなるものです。



なので、
全員が何かしらの責任を果たせるように、
全員が納得できる目的と目標を設定してみてくださいね!




では、今回はこの辺りで失礼します。

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