【WLBコラム】職場全体で大きな成果をあげる時短術
WLBコラムをご覧いただき、誠にありがとうございます。
働き方改革をサポートするタイムマネジメントコーチの山本武史です。
さて、今回はタイムマネジメントの基本である
『優先順位のつけ方』についてご紹介します。
今回の内容は動画でもご覧いただけます↓
これまでのコラムの中でもご紹介してきた内容ですが、
改めて、本題に特化した内容でお届けしますね。
まず、あなたの今の
優先順位のつけ方はどうでしょうか？
「頼まれた順番に」とか「締め切りの近い順に」なんて
予定を組んでいたりしませんか？
もちろん締め切りを守ることは大切ですよ。
ですが、上記のようなやり方をやっていては、
重要なタスクや時間のかかるタスクなどにじっくり時間をかけられず、
結果として仕事の成果を落とし、
自分としても不満の残る内容になってしまいます。
（実は過去の僕がそうでした・・・^^;）
そうならないためには、
上記のような『時間軸（緊急度）』だけでなく、
『重要度』も加味して優先順位をつけなければなりません。
そうすると下記のように4つの領域に分けられます。
（参考：『7つの習慣』スティーブン・R・コヴィー著）
毎日のやるべきことを書き出し、
それを上記のようなマトリクスに当てはめていき、
優先順位をつけていきます。
ちなみに、優先順位は、
領域の番号と同じです。
つまり
優先順位1位＝領域①
優先順位2位＝領域②
優先順位3位＝領域③
優先順位4位＝領域④（ここはやらなくても良いと思いますが）
となります。
ちなみに、領域②を領域③より優先させる理由はシンプルです。
時間は常に流れていますので、
今は緊急でなくとも、そのうち緊急度は高まります。
結果、領域①のタスクに入ってくるのです。
「重要かつ緊急」な仕事って
プレッシャーも大きいですよね。
大きなプレッシャーがかかると
心身ともに疲れ、ストレスにもなりやすいものです。
ですので、できる限り領域②を優先させてください。
コツとしては、
領域②は比較的大きな仕事になる傾向がありますので、
『分割＆継続』を心がけてください。
とはいえ、領域③のタスクの締め切りを守らなくて良いかというと、
そうではありませんよね。
こちらの領域③に取り組むコツは、
領域②をスケジュールに入れた後の隙間時間を見つけて、
うまく締め切りに間に合うように
『一括して』取り組んでみてください。
また、領域②にはスキルアップや能力開発なども含まれます。
これらは時短術に直結しますので、ぜひ取り組んでくださいね。
領域②のタスクには他にどんなものがあるかは
下記のコラムをご参照下さい。
【参考コラム】第2領域のタスクって何があるか知っていますか？
最後にスケジューリングについてです。
せっかく優先順位をつけたなら、
必ず、その通りに手帳などに入れていってください。
セミナーや研修では実際に1週間のスケジュールを組んでもらうのですが、
せっかく優先順位をつけたのに、
『月曜日から順番に記入』される方が結構いらっしゃいます。
これをやってしまうと、
結局、時間軸（緊急度）の方が優先されてしまいますので、
優先順位をつけた意味がなくなってしまいます^^;
必ず、優先順位の通りにスケジューリングしてくださいね！
その他、スケジューリングのコツを10個ご紹介します。
下記のコラムも参考にしてみてください↓
崩れない『スケジューリングのコツ』10連発！「vol.1：着手日を記入する」
崩れない『スケジューリングのコツ』10連発！「vol.2：自分時間も記入する」
崩れない『スケジューリングのコツ』10連発！「vol.3：それ任せられないの？」
崩れない『スケジューリングのコツ』10連発！「vol.4：下ごしらえはまとめて」
崩れない『スケジューリングのコツ』10連発！「vol5：想定外を考えろ！」
崩れない『スケジューリングのコツ』10連発！「vol6：毎日1％を大切に！」
崩れない『スケジューリングのコツ』10連発！「vol7：コミュニケーション能力」
崩れない『スケジューリングのコツ』10連発！「vol8：正しい振り返り習慣」
崩れない『スケジューリングのコツ』10連発！「vol9：クッションタイムを作れ」
崩れない『スケジューリングのコツ』10連発！「vol10：真のレクリエーション」
では、今回はこの辺で失礼します。
