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山本武史

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コラム

【WLBコラム】コミュニケーションギャップをなくして時短する方法〈ファシリテーション編〉

組織づくり

2018年2月19日

WLBコラムをご覧いただき、誠にありがとうございます。
働き方改革をサポートするタイムマネジメントのプロ、山本武史です。


先週末はテレビの前で大声援を送った方も多かったのではないでしょうか。
羽生結弦選手、小平奈緒選手の金メダル、すばらしかったですね!
思わず、テレビに釘付けになりました!



さて本日、研修の打ち合わせで伺った組織では、
1日で、コーチングとファシリテーションの研修をされるのですが、
コミュニケーション系2連発という研修を企画した意図を伺いました。




その意図とは、

「とにかく楽しんで学んで欲しい」でした。




職場での上司部下のコミュニケーションが足りてないとは感じていないようで、
その『質』が、どうやら気になっている様子。


必要な事柄については十分話し合われていて、

メールや文書も含めて、
やるべきことの指示や依頼はそつなく行われているとのこと。



しかし、深いレベルでのコミュニケーションが取れておらず、
その結果、メンタルヘルスやハラスメントの問題につながっているのでは?
といった印象をお持ちなのだそうです。




こういった症状を改善するためには、
一人ずつコーチングコミュニケーションをとっていくのも大切ですが、
チームメンバーが一堂に会して、考えや思いを共有することもお勧めします。



楽しく話が盛り上がると、モチベーションも上がりますよね?
そんな話し合いを職場のいたるところでされると、
全体の雰囲気も明るくなります。



で、そんな雰囲気を作るのに役立つのが『ファシリテーション』のスキルです。


ファシリテーションとは、「促進する」といった意味があり、
会議を活性化させる方法を「会議ファシリテーション」と呼んだり、
学習を促進する方法を「学習ファシリテーション」と呼んだりします。



で、いわゆる会議ファシリテーションのスキルが使えるのですが、
その具体的スキルを、今日はご紹介します。



1)場づくり
2)対人関係
3)構造化
4)合意形成


一般的に会議ファシリテーションは
上記の4つのスキルが必要だと言われています。


が、考えや思いを共有するだけなら、
構造化や合意形成は必要ないため、ここでは1と2に絞ってご紹介しますね。




まず、『1)場づくり』ですが、
必要な条件として『安心・安全』な雰囲気が重要となります。


つまり、誰が何を話しても誰も否定せず、受け止められる雰囲気です。
また、ゆっくりと考える時間的・精神的余裕があることも大切です。


そんな雰囲気を作るために、
あらかじめ、『目的』と『ルール』を明確に示しておくと良いでしょう。
(可能であれば、タイムスケジュールも)


例えば、
目的は「それぞれの考え方を共有する」
ルールは「一人ずつ話す」「否定しない」「話を遮らない」
などと、事前に決めて共有し、当日も目につくところに書いておくと良いでしょう。



そして、実際に話し合いをする際には、
『2)対人関係』のスキルを十分に発揮してください。


ここでいう『対人関係のスキル』とは、
いわゆる『傾聴』のスキルです。



うなづいたり、相槌を打ったり、アイコンタクトしたり、
しっかりと話を聞き、一人ひとりの意見や存在そのものを大切にしてください。



出てくる意見が尊重されないような話し合いの場では、
本音を語るなんてできませんからね。



それぞれが本音を語り、全員がそれを受け止める。

そんな時間をぜひ、職場で持ってみてください。



それぞれの関係性が変わり、強い信頼関係で結ばれます。



その結果、それぞれの表現の癖や強み・弱み、得手不得手など、
仕事にもつながる情報が体感的にわかるようになって来ます。



そうすれば、チームに一体感が出るし、役割分担もスムーズに行えます。
また、コミュニケーションの質が向上して、
コミュニケーションミスによるやり直しなどが激減します。



ぜひ、試してみてください。


僕のクライアント企業では、
1ヶ月に1〜2時間程度、このような話し合いを取り入れています。



お互いの考えを確かめ合うことで、
戦略を考えたり、戦術を実行する上で相乗効果が起こり、
大きな成果を出すことに成功しています。

(守秘義務の関係上、詳しくお伝えできないのが残念ですが・・・)



コミュニケーションには確かに時間がかかります。
ですが、目に見える時短術と並行して行っていけば、
組織を根本的に変えうる大きな変革となります。


いわゆる、『飲ミュニケーション』の代わりだと思えば、
なんとなくイメージしやすいでしょうか。



ぜひ、お試しください!


では、今日はこの辺りで失礼します。

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