未完了タスクが時間を奪っている！マルチタスクの罠から抜け出せ！
「自分一人の業務はだいぶ効率化できてきたと思います。
しかし、部下に頼んだ仕事がきちんとできていなかったり、
他部署からきた仕事を仕上げたのちに修正依頼が来たり、
手戻りで時間をロスすることも多いです。
また会議も時間通りに終わることがなく、余計に時間を費やしています。」
ある企業でタイムマネジメント研修をしている時、
グループで意見交換していただいている時に出てきたご意見です。
一人ひとりが仕事の効率化をしていっても、
連携がうまくいかず無駄に時間を使ってしまっては、
結局改善効果は低くなってしまいますよね。
このようなお悩みは、どこの組織でも聞かれます。
実際、僕が登壇するタイムマネジメント研修では、
必ずこのようなご意見が出てきます。
さて、では、どのようにすれば、
このような問題を解決できるでしょうか？
実は、その鍵は『コミュニケーションスキル』にあります。
そして、コミュニケーションスキルの中でも、
3つのスタイルが役立ちます。
どんな場面で活躍するコミュニケーションスタイルなのかを
先にご紹介しますね。
１）指示を出す時、受ける時
２）人材育成（部下・後輩の成長を促す）
３）チーム力の向上と継続できる仕組み作り
で、それぞれどんなコミュニケーションスタイルなのかというと・・・、
１）ロジカル・コミュニケーション
２）コーチング
３）ファシリテーション
この3つです。
一つ目は、指示を出す時や逆に指示を受ける時に役立ちます。
指示を出す時に大切なのは「納得できること」です。
納得できるとは、内容がきちんと理解できて、やる気が出る状態です。
つまり「論理」と「感情」の両方を満たす話し方です。
仕事を頼んだ時、相手が納得できれば、
手戻りにつながるようなミスは起こりにくくなります。
しかし、「論理的に話す」ことが苦手な方も結構おられます。
そんな方は、ぜひ下記の記事も参考にしてみてくださいね。
コミュニケーションで時間効率を上げる方法
さて、二つ目のコーチングですが、
これはすでに日本でも人材育成（能力開発）スキルとして同じみですが、
『目標設定と達成』のサポートにおいて有効なコミュニケーションスキルです。
個の能力を飛躍的に伸ばすなら、
ティーチングから徐々に脱却してコーチングで仕事の仕方を教えるスタイルに
移行されることをお勧めします。
質問と傾聴を使って、
PDCA（Plan-Do-Check-Action）サイクルを回すパートナーになり、
個人の能力アップを持って効率化を図りましょう。
最後、三つ目のファシリテーションですが、
こちらも日本でもだいぶ広まってきた感があります。
主には、会議進行のスキルとして認知度が高まっていますが、
本来的には「促進する」という意味です。
会議を促進すれば『会議ファシリテーション』、
組織変革を促進すれば『組織変革ファシリテーション』、
学習を促進すれば『学習ファシリテーション』といった具合に使われます。
仕事の効率化という観点でいえば、どれも大切ですが、
冒頭のご意見のように会議時間の効率化を図るなら、
『会議ファシリテーション』の手法を学ぶと良いでしょう。
会議ファシリテーションでは、
「場づくり」「人間関係」「構造化」「合意形成」といった4つのスキルを駆使しながら、
円滑かつ時間通りに進行し、内容の濃い会議を行うことができるようになります。
ということで、
今回は、時短に役立つコミュニケーションスキルを3つご紹介しました。
どれも目には見えないスキルですが、
組織で時間効率を改善するためには必要不可欠なスキルです。
なぜなら、他人と、あるいは他部署と連携を取らない仕事はほとんどないからです。
連携力を強化するならコミュニケーションは必須ですからね。
働き方改革やワークライフバランスの実現を目指して時間効率を上げたいなら、
ぜひ今日ご紹介した3つのコミュニケーションスタイルを学んでみてくださいね！
