報告の際に避けるべき「やってはいけないこと」リスト

チホズスタジオ
産業カウンセラーの鎌田千穂です。
福岡市でオンラインや訪問を中心としています。
事業内容は産業カウンセリング及びコンサルティングサービスです。
チホズ文字分析による、人材分析及び提案も行っています。

報告の際に避けることがある

これまで「報告の達人」や「報告のゴースト」、そして「報告の名人」が実践する具体的なテクニックについて書いてきました。

今回は報告の際に避けるべき「やってはいけないこと」について書きますね。
どんなに優れたスキルを持っていても、これらのミスを犯してしまうと報告が台無し。
では、その「やってはいけないこと」とは何だと思いますか？

1. 長すぎる報告

「長すぎる報告」は、聞き手の集中力を奪い、重要なポイントが埋もれます。
報告はコンパクトにまとめ、要点を絞ることが大切。

例: 「まず、プロジェクトの最初のステップについて15分ほど説明します。その後に次のステップを30分、さらに詳細な説明を…」

聞き手：もうすでに疲れた…。

2. 曖昧な情報

「曖昧な情報」は、受け手に混乱を招き、信頼を損なう原因となります。
具体的なデータや事実を用いて報告することが必要。

例: 「多分、だいたい進んでいると思います。たぶん大丈夫でしょう。」
聞き手：え、たぶんってなに？？？

3. 過度の専門用語

「過度の専門用語」は、報告の理解が遠くなる。
そして、誤解を生み出すことで、聞き手が置き去りになります。
専門用語は必要最低限に留め、わかりやすい言葉を使いましょう。

例: 「このプロジェクトは、ERPシステムのカスタマイズとデプロイメントが完了し、UI/UXの改善も施しました。」

聞き手：え、それって結局どういう意味？

4. ネガティブな報告

「ネガティブな報告」は、チームの士気を下げる原因となります。
問題点だけでなく、解決策や次のステップも併せて報告することが大切です。

例: 「今回のプロジェクトは大失敗でした。問題だらけで、どうしようもありません。」
聞き手：問題だらけって、それで、どうするのさ？

5. 仕事に対する評価を無視

「フィードバックの無視」は、報告を一方通行にし、対人関係の機会を失います。
報告の後には必ず行われた仕事に対する評価を求め、改善点を取り入れる姿勢を見せましょう。

例: 「以上で報告を終わります。それでは、次の議題に移りましょう。」
聞き手：え、〇〇のところを助言する機会は必要だろう！？

報告の際に避けるべき「やってはいけないこと」リストまとめ

報告を効果的にすることに意識を向けているか。
報告の際に避けるべき「やってはいけないこと」を理解すること。
そのことで報告の質を向上することが可能。

長すぎず、曖昧さを排除し、わかりやすい言葉で、ポジティブな姿勢で、仕事に対する評価を取り入れることを大切に。
これらのポイントに気をつけて、報告の達人を目指しましょう！

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