現場に残っている社員へのフォロー

おはようございます。福井の社会保険労務士/シナジー経営の北出慎吾です。夏の甲子園、高校野球の地方大会が始まっています。センバツ優勝校、準優勝校がすでに地方大会で敗れていて、波乱続きの予選となっていますが、強豪校を倒すという球児たちの想いは熱くこみ上げてくるものもありますね。さて、甲子園の切符を手にするのはどの高校か。

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毎年6月から7月にかけて、メンタルヘルス不調や体調不良による休職者が増える傾向にあります。新年度の緊張が途切れる「5月病」の長期化、梅雨時の気圧・湿度の変化、そして急激な気温上昇による夏バテ。これらが重なるこの時期は、労働者の心身に最も大きな負荷がかかるタイミングの一つです。ここ数日でもお客様からこの手のご相談が数件あります。
総務担当者から「休職手続きをどうすればいいか」というご相談を多くいただきますが、「休職者へのケア」と同じくらい、「現場に残っている社員へのフォローも重要です」と伝えることがあります。

1. 休職者の発生時、まず会社がすべき初期対応
社員から休職の申し出（または診断書の提出）があった場合、まずは就業規則に則った対応を行います。　

・就業規則の確認
→休職期間の長さ、休職中の給与の有無（通常は無給）を正確に確認します。

・傷病手当金の案内
→傷病手当金（健康保険）の手続きについて説明し、無収入になるわけではないことを伝えます。（社会保険料の個人負担分のことも忘れずに）

・連絡ルールの設定
→休職期間中は治療に専念させます。ただし、「月1回、状況を総務に報告する」といった連絡ルールをあらかじめ決めておくことで、本人の孤立を防ぎます。

2. 「残された社員へのフォロー」
1人が休職すると、その業務は当然、他のメンバーに分配されます。ここで気をつけたいのは、「真面目で優秀な社員ほど、過重労働やプレッシャーで連鎖的に倒れてしまう」という連鎖休職です。周囲の社員は、以下のような目に見えないストレスを抱えています。
・突発的な業務増による残業の増加
・次は自分かもしれないという心理的動揺
・なぜあの人の分まで…という不公平感やモチベーションの低下
経営層や管理職が「みんなでカバーして乗り切ろう！」と精神論だけで乗り切れればよいですが、別の観点も必要です。

3. 残された社員をフォローするための具体策
①業務の「引き算」を徹底する
誰かが休んだ穴を、そのまま100%埋めようとするとパンクする可能性があります。
「今、本当にやらなければいけない業務」はどれか？
「休職者が戻るまでストップしていい業務」はどれか？
を管理職が主導して仕分けし、全体の業務量を物理的に減らす調整を行ってください。

② 負担が増える社員へのケア
業務を引き受けてくれた社員に対し、言葉と評価の両面で報いることが大切です。

声かけ
→「負担をかけてすまない、本当に助かっている」という感謝を直接伝える。
適切な評価
→業務負荷が増えた分を残業代として適切に支払うことはもちろん、一時的な手当の支給や、人事評価でのプラス査定などを検討・アナウンスする。

休職者へのフォローと残された社員のフォローどちらも大事なステップです。忘れずに行いましょう。

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【編集後記】
毎日の暑さにコンディション調整も必要です。熱中症対策は年々進んでいますが朝、夕の試合というのは合理的かもしれませんね。