その子の「明日」まで、終わらせないために
「契約書を本部に送らなくていいのですか？」全花連安心サービスが大切にする個人情報への配慮
おはようございます。全花連の花輪隆俊です。
近年、企業や団体による個人情報の漏洩が社会問題となっています。
私たちの氏名、住所、電話番号、生年月日など、大切な個人情報が、知らないところで流出してしまう。
そんなニュースを目にするたびに、情報を預かる側の責任の重さを感じます。
では、賃貸住宅において、入居者様の大切な個人情報は、どのように取り扱われるべきなのでしょうか。
今日は、全花連安心サービスが大切にしている、個人情報への配慮についてお話しします。
「安心サービスに加入したら、個人情報を全花連へ送るのですか？」
全花連安心サービスをご説明すると、管理会社様や賃貸住宅オーナー様から、このようなご質問をいただくことがあります。
「入居者が契約したら、契約書を全花連本部へ送るのですか？」
「加入者の氏名や住所などを、事前に登録する必要がありますか？」
答えは、契約締結の段階では、全花連本部へ契約書や入居者様の個人情報をご提出いただく必要はありません。
全花連安心サービスは、万一の居室内死亡事故に備えるための死後事務委任契約です。
しかし、万一に備えることと、平常時から入居者様の個人情報を集めることは、必ずしも同じではありません。
私たちは、必要になる前から情報を集めるのではなく、必要になったときに必要な範囲で情報をお預かりする仕組みを大切にしています。
新規入居者様は、賃貸借契約書の特約で
新しく賃貸住宅へ入居される方については、賃貸借契約書の特約に、全花連安心サービスの所定の条文を盛り込みます。
契約内容をご説明し、ご理解いただいたうえで締結していただきます。
その際、全花連本部へ入居者様の契約書を送付していただく必要はありません。
管理会社様またはオーナー様が、通常の賃貸借契約書とともに適切に管理します。
すでに入居されている方も、別紙で契約できます
現在お住まいの入居者様については、契約更新時などに、別紙の死後事務委任契約書を用いて締結する方法があります。
こちらも、契約締結後の書類は管理会社様またはオーナー様が適切に保管します。
全花連本部が、すべての加入者様の氏名や住所、契約内容を事前に集めて管理する仕組みではありません。
つまり、全花連安心サービスを導入したからといって、管理物件の入居者情報を一斉に全花連へ提供する必要はないのです。
個人情報は、共有先が増えるほど管理も重要になります
個人情報を取り扱う際には、保管方法やアクセス権限、送信方法など、さまざまな管理が必要になります。
もちろん、情報を共有したからといって、必ず漏洩が発生するわけではありません。
しかし、情報を保有する組織や共有先が増えれば、それぞれの場所で適切な管理が求められます。
だからこそ、私は考えます。
「今、必要のない個人情報まで集める必要があるのだろうか」
全花連安心サービスでは、契約時点で全花連本部への情報提出を求めないことにより、平常時の個人情報の共有先をむやみに増やさない運用としています。
これは、管理会社様やオーナー様にとっても、入居者様にとっても、大切な配慮の一つだと考えています。
万一の事故が発生したときに、必要な情報をお預かりします
それでは、全花連本部はいつ契約書を確認するのでしょうか。
それは、入居者様に万一の居室内死亡事故が発生し、死後事務への対応が必要になったときです。
管理会社様またはオーナー様からご連絡をいただき、契約内容や必要な書類を確認します。
その後、警察による現場確認や立ち入りの可否、保険の補償内容などを確認しながら、必要な対応を進めていきます。
全花連安心サービスでは、契約内容や状況に応じて、残置物撤去、特殊清掃、完全消臭、退去手続き、鍵の返却などを支援します。
そのために必要な情報を、必要な範囲でお預かりするのです。
なお、管理会社様やオーナー様による契約書の適切な保管、事故発生後の安全な情報共有、全花連が受け取った情報の適正管理は、いずれも欠かせません。
入居者様の安心は、個人情報を大切にすることからも始まります
全花連安心サービスは、居室内死亡事故が起きた際に、大家さんや管理会社様、そしてご遺族の負担を軽減するための備えです。
しかし、私はそれだけではないと考えています。
入居者様が元気に暮らしている間も、安心して生活していただきたい。
万一に備える契約だからこそ、生前のプライバシーにも十分配慮したい。
そんな思いがあります。
事故が起きてからの安心だけではなく、何も起きていない日常の安心も大切にする。
それが、全花連安心サービスの目指す姿です。
最後に
情報漏洩への不安が高まる時代だからこそ、個人情報の取り扱いについて、分かりやすく説明することが大切だと思います。
全花連安心サービスは、契約締結時に全花連本部へ個人情報や契約書をご提出いただく必要はありません。
必要なときに、必要な範囲で。
万一への備えと、大切な個人情報への配慮。
その両方を大切にしながら、これからも全国の管理会社様、賃貸住宅オーナー様、入居者様に安心をお届けしてまいります。
一般社団法人 全日本花輪式完全消臭連盟
代表理事 花輪隆俊
全花連安心サービス
https://zenkaren-anshin.jp/
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