忘れる技術

2014年10月22日

コラムカテゴリ：ビジネス

仕事に追われ、スケジュール管理もままならなくなり、
ミスや抜け漏れを多発させている人は身の回りにいないでしょうか？
ちょっとした仕事のコツを身につけることが必要です。

多くの場合、仕事に追い回されている人は悪循環に陥っています。
仕事の一つ一つに割く時間が少なくなり、
中途半端な状態で次々と仕事に取り掛かり、
頭の中は気がかりなことでいっぱいになっているのです。

タスク管理の最大のポイントは、
「気がかりな事を無くすこと」にあります。

抱えてる仕事を全部紙に書き出してみましょう。
そして、「①絶対必要な仕事（MUST)」
「②できればすべきだがMUSTではない仕事（WANT)」に分類します。
前者が中途半端になっていると気がかりになってしまうのです。

「絶対必要な仕事」ももう少し分類できます。
「①-A：今すぐやるべき仕事」
「①-B：誰かに任せる仕事」
「①-C：あとでやる仕事」です。

「①-A：今すぐやるべき仕事」は1~3分程度でできるものを言います。
書き出し終わったら順に終わらせていけばよいでしょう。

「①-B：誰かに任せる仕事」は、
しかるべき人に依頼をします。
この際に、「いつ」「どんなアウトプット」をもらうのか明確に決めます。
そして、スケジュールに「連絡をもらうタイミング」を記入します。
この時点で、脳の中からこのタスクを追い出すことができます。

相手の力量が心配であれば、
作業イメージや完成イメージを説明して貰ったり、
途中経過を報告して貰うタイミングをセットすれば良いでしょう。

「①-C：あとでやる仕事」は
タスクリストに載せてじっくり付き合います。
この際に大事なことは、ゴールイメージを描き、
直近の通過点を設定することです。

市場調査のレポートを書く際も、
いつまでにデータを揃え、
いつまでに1次原稿を完成させ、
どの時点でアドバイスをもらえばよいか
作業工程の中で重要な通過点があります。

その通過点に向けて、「今何をすればよいか」が定まれば
余計な心配はなくなるという事です。

そもそも着手する前に、
仕事の受け手とアウトプットイメージを共有しておくとリスクは減ります。

そうやって、頭の中が整理できてくると、
一つの仕事に取り掛かるときに、その仕事に集中できます。
タスクの量がいくら多くとも、
それらのタスクはコントロール下に置かれ、
心の中に余裕が生まれます。

時間がないのではなく、仕事をコントロールできていないだけなのです。