上手なメモの活用法　～業務マニュアルの作成～

2011年3月30日

コラムカテゴリ：ビジネス

仕事をするうえで、欠かせないのが「メモ」の存在。

この「メモ」にもいくつかの「意味合い」が
あるような気がします。

ひとつめは「伝言」や「備忘録」としての意味合い。
仕事でいえば「○○さん　××様からお電話です」等のように、
「その場限り」で捨ててしまっても問題がないもの。

二つ目は「仕事の内容」をメモするもの。
こちらはうまく「活用」しないといけないのですが、
「活用」している人を見たことがないような気がします。

どういうことかといえば、「仕事のやり方」等を
先輩から受けた時、「忘れないため」にメモをするのは
良いとして、その後そのメモを「整理」しないと、
結局後で「同じ質問を繰り返す」ことになりかねないわけです。

つまり、「仕事のやり方」等をメモさせるのであれば、
メモした後にちゃんと自分の「業務マニュアル」に
なっているのかどうか、そこまでちゃんと確認しないと、
「何度も同じことを質問されて」いらない時間がかかってしまうという、悪循環につながります。

従業員が「メモを取らない」と嘆いていらっしゃる
管理職の方のお話を時々伺いますが、
「メモを取らせる」だけではなく、そのメモを後で
どのように整理したのかまで、チェックしないと、
なかなか「業務マニュアル」が出来上がらない。

最近は、そんな気がしてきました。

業務の平準化のためには、業務マニュアルは必須です。
その業務マニュアルが「現場レベル」で
「使えるもの」となるためには、
やはり、現場の人間が現場の立場で作成するのが
もっとも大事な気がします。

仕事を指導するときは、「メモを取らせる」だけではなく、
その「メモの活用」まで、指導するのが必要ですね。