【WLBコラム】崩れない『スケジューリングのコツ』10連発！「vol6：毎日1％を大切に！」
WLBコラムをご覧いただき、誠にありがとうございます。
働き方改革をサポートするタイムマネジメントコーチの山本武史です。
先日もタイムマネジメント研修に登壇させていただきました。
受講いただいた方に「課題だと感じていること」を伺うと、
下記のような答えが返ってきました。
・仕事が多くて全て期限ギリギリになってしまう
・電話や来客で考える仕事が分断される（デスクワークに集中できない）
・急な頼まれ仕事を引き受けて自分の仕事が後回しになる
・スケジュールを立ててもその通りにこなせない
・スタッフと話し合う時間がなく連携が取りにくい
・集中するべき仕事なのに他の仕事が気になり意識が散漫になる
・会議や打ち合わせが伸びて自分の仕事が遅れる
・優先順位がうまくつけられない
などなど、たくさんの課題があるようです。
実は、これら、
他の研修先でも結構よく聞かれる課題です。
では、これらの課題を克服していくためには、
いったい何をどうすれば良いのでしょうか？
もちろん、一つずつ原因を特定して
その原因に対する対策を打っていくことも重要です。
が、これらを一網打尽にできれば、
もっと良いと思いませんか？？？
で、その答えは、
課題の一番最後に出てきています。
そう、
『優先順位づけ』です。
この優先順位を正しくつけることが
時間管理においては何よりも重要です。
そのためには、
『何が重要なのか？』
を明確にする必要があります。
WLBコラムでも何度となくご紹介しています。
ワークライフバランスという観点でいうと、
1）価値観
2）人生の目的
3）役割
の3つです。
参考コラム：『あなたが大切にするべき3つのこと』
仕事に限っていうと、
上記の3つ目『役割』が重要です。
リーダーなら『リーダーシップの発揮』でしょうし、
マネジャーなら『マネジメント』や『教育』でしょう。
また、プレイヤーなら『成果をあげる』ことでしょう。
何が重要で、どの仕事がどの程度重要なのかを
明確にしていき、
それを時間軸（緊急性）を鑑みて
予定を組み上げていってください。
そのように優先順位をきちんとつけておくことで、
突発的に発生した仕事があっても、
今着手している仕事と突発的な仕事にも優先順位がつけられ、
慌てずに仕事に取り組むことができます。
また、突発的な仕事が入らないようにするために、
あらかじめ周囲の仲間に重要な仕事をしている旨を
伝えておいてもいいかもしれませんね。
電話や来客はおろそかにはできませんので、
重要なデスクワークに集中したい時には、
仲間の助けを借りて集中できる環境を作ってください。
スケジュールを立ててもその通りに進められないのは、
優先順位が曖昧なため、
安易に予定変更してしまうからです。
決めた優先順位通りに取り組むことを徹底してください。
仕事がうまくいかない原因が
仲間とのコミュニケーション不足なのであれば、
そっちの方が重要事項です。
つまり、優先順位を間違えているということです。
先にコミュニケーションをしっかりとり、
業務に当たるように変更してみてください。
会議や打ち合わせが伸びるのは仕方ないと
思われている方もいらっしゃいますが、
そんなことはありません。
会議や打ち合わせの時間延長の方が、
一人の仕事の時間延長よりも損害額は大きくなります。
単純に給料を時給に換算して、
会議や打ち合わせの時間で計算してみてください。
もちろん、参加人数分全てです。
そうすると、その額の大きさに驚くでしょう。
会議や打ち合わせに費やした人件費以上の成果が
見込めるような内容かどうかしっかり見極めてください。
また、このような時間延長は
モチベーションを下げる要因にもなりかねません。
「あぁ、また今日も残業か・・・」
って具合に。
そうすると集中力も落ち、
作業効率も一緒に落ちてしまいますよね。
何としても時間通りに終わらせる努力をしましょう。
会議を時間通りに終わらせることと
内容を充実させることを両立させたいなら、
『ファシリテーション』のスキルを
学んでみてくださいね。
さて、今回はこの辺りで失礼します。
