【WLBコラム】『ますます必要とされる自己投資』生き方改革vol8
WLBコラムをご覧いただき、誠にありがとうございます。
働き方改革をサポートするタイムマネジメントコーチの山本武史です。
先日から『生き方改革』についてシリーズで記事を書いております。
前回、『【第3条】ゴールを想定して『下ごしらえ』はまとめて行え！』で
予定時間を過ぎないよう無駄を省くためのノウハウをお伝えしました。
今回は
『【第4条】クッションタイムを作れ！』
についてお伝えしていきたいと思います。
「クッションタイムって何？」
って思われたかもしれません。
実はコレ、僕が勝手に作った言葉ですので、
一般的な言葉ではありません^^;
ところで、研修やコーチングで時間管理術について話していると、
「きちんとスケジュールを組んでも突発的な仕事が入って、
結局、崩れてしまうんですよ」
といったご意見をよく聞きます。
あなたはいかがですか？
・急な電話対応や接客対応が長引いて予定が進められなかった
・会議が予定終了時刻を過ぎても終わらず、残業する羽目になった
・他の人からの急な頼まれ仕事でスケジュールが崩れた
なんてご経験はありませんか？
今回は、そんな方のために、
突発的な仕事や会議の延長などで時間が押してきても
次の予定に極力影響しないような工夫の仕方をお伝えしますね。
で、そのコツは・・・、
『クッションタイムを作る』
です。
「だから、クッションタイムって何なんだ？！」
と思われた方もいるでしょう^^;
ですが、イメージはそのまま。
クッションのように
『衝撃を吸収できるような時間』ことです。
もう少し具体的にいうと、
「予定変更になったら
スッ飛ばしても構わない予定を、あえて入れておく」
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ということです。
繰り返しますが・・・、
『あえて入れておく』ことが重要なのです。
会議が伸びたり、突発的に仕事を頼まれたり、
あるいは、クレーム対応や電話対応が伸びたりした時には、
この『クッションタイム』の予定をスッ飛ばしてしまいましょう！
そうすることで、被害を最小限に抑えることできます。
決めていた予定が終わらなかったら、
ストレスが溜まってしまいますよね？
そうすると、そのあと集中力やモチベーションが低下し、
ますます仕事の効率が悪くなってしまいます。
そういった意味では、
予定変更のストレスは二次被害を発生させてしまいます。
それを防ぐためのノウハウなのですが、
では一体、どんなタスク（予定）を
クッションタイムにすれば良いでしょうか？
それは・・・、
『第２領域のタスクのうち、重要度のそれほど高くないもの』
です。
第２領域については、下記のコラムをご参照ください↓
第２領域のタスクって何があるか知っていますか？
具体的にいうと、
・書類やデスクの整理整頓
・業界情報の収集
・業務に関連する書籍の読書
・業務改善のアイディア出し（簡単なもの）
・備品のチェック
などなどです。
これらのように、すぐやらないといけないわけではないけど、
やっておけば後で自分が助かるようなことを
クッションタイムとして1日30分〜1時間程度入れておきましょう。
クッションタイムの設け方として、
一度にまとめて入れていてもいいですし、
分割して1日のあちこちに入れておいてもいいでしょう。
そうすることで、理論上、30分〜1時間は、
会議の延長時間や突発的な仕事を受け入れる
器ができるわけですので。
会議がある日はいつも残業・・・、
なんてことにならないように、一工夫してみてくださいね！
では、今日はここまでとさせていただき、
次回は『【第5条】想定外リスクを想定せよ！』についてご紹介します。
