【WLBコラム】『【第3条】ゴールを想定して『下ごしらえ』はまとめて行え！』生き方改革vol15

WLBコラムをご覧いただき、誠にありがとうございます。
働き方改革をサポートするタイムマネジメントコーチの山本武史です。


先日から『生き方改革』についてシリーズで記事を書いております。



前回、『【第2条】自分だけの時間も記入せよ！』で
自分一人のための時間を確保することの大切さをお伝えしました。



今回は

『【第3条】ゴールを想定して『下ごしらえ』はまとめて行え！』

についてお伝えしていきたいと思います。




ところで・・・、
研修やコーチングで時間管理術について話していると、

「時間の見積もりがうまくいかず、
　結局予定時間を過ぎても仕事が終わらないんです」

とか、

「似たようなプロジェクトを繰り返し請け負っているのですが、
　毎回毎回同じ準備をしているようで無駄な気がしています」

といった声を聞くことがあります。



あなたはいかがでしょうか？

予定時間を過ぎても仕事が終わらなかったり、
似通った仕事の繰り返しで無駄を感じたことはありませんか？





今回お伝えしたいのは、
そんな方のお悩み解消にも役立つノウハウです。




『ゴールを想定して『下ごしらえ』はまとめて行え！』



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そう言われても・・・、
ナンノコッチャ？？？

と思われるかもしれませんが・・・、
料理をする方なら当たり前のようにコレを実践しています。



ご飯を炊飯器で炊いて・・・、
炊き上がってから、味噌汁を作って・・・、
美味しい味噌汁ができてから、おかずの一品目を・・・、二品目を・・・、

なーんて、料理の仕方はしませんよね？



切るものは切る！
品目ごとに使う素材をまとめる！
品目ごとに加熱などの調理をする！
そして、出来上がり次第盛り付けていく！


って感じで料理すると思います。
どうですか？



料理だけじゃなく、
例えば年賀状の作成などでも同じことをしているはずです。


・うら面の共通部分（干支のイラストなど）の作成
・おもて面（宛名書き）作成
・印刷
・個別メッセージの書き込み

などといった具合にまとめて作っていませんか？




で、これを仕事やらプライベートやらのスケジュールの遂行にも
応用してしまいましょう！

という発想です。



簡単ですよね！？



まとめられるものはまとめて作業してしまいましょう！

これが上達すれば、時短効果は高いですよ。




例えば、デキる営業マンなどは、当然のように行なっていると思います。

・アポは得意先の電話の繋がりやすい時間帯にまとめてとる
・必要そうな資料はまとめて印刷して持ち歩く
・会社でしかできない事務作業は1日決めうちして会社にこもる

などといった感じです。




また、僕たち研修講師は、
似たようなテーマの研修があれば、まとめて大筋を決め、
それぞれの実施日が近づいた段階でその組織個別の状況に合わせて
細かい部分を煮詰めていきます。




で、重要なのは、この「まとめて行う作業」を
『きちんと手帳に書き込んでおく』あるいは
『スケジューラーに入れておく』ってことです。



「やろうと思う」だけでは、なかなか実践し続けられません。

最初は面倒に思うかもしれませんが、
きっちり予定の中に組み込んでいってくださいね！





このノウハウは、会議の運営、資料や文書作成、出張の旅程決め〜予約、などなど
たくさんの場面で役立つと思いますよ。




思いつきで、一つずつこなしていくことが全て悪いとは言いませんが、
効率よく作業を進めたいなら、まとめられないかを考えてくださいね。




とはいえ・・・、
なんでもかんでもまとめてしまえば良いかといえばそうとも限りません。


一つずつ丁寧に取り組みたい仕事もあると思います。
例えば、『初めての仕事』とか、『超重要な仕事』とか。



それ以外、特に日々のルーティーン業務に関しては、
『下ごしらえ』をまとめてみてください。


それも、ちゃんと『ゴールを想定して』ですよ！


ここでいうゴールとは、
その仕事の『目的』と『納期（締切）』の両面です。



何のための仕事（業務・作業）なのか？

いつまでに、どのレベルまで
終わらせないといけないのか？



これらをきちんと明確にしてから、まとめても大丈夫なものは
どんどんまとめて効率よく仕事をしていきましょう！



では、今回はここまでとさせていただき、
次回は『【第4条】クッションタイムを作れ！』についてご紹介します。