【WLBコラム】続かない業務改善、なぜうまくいかない！？

2018年1月31日公開 / 2018年2月1日更新

テーマ：働き方改革

コラムカテゴリ：ビジネス

WLBコラムをご覧いただき、誠にありがとうございます。
働き方改革をサポートするタイムマネジメントのプロ、山本武史です。

「働き方改革を進めるためにも、業務改善は継続的に行う必要があります。
　だから、毎月改善ポイントをみんなに出してもらって、一つずつ改善しています。

　ですが・・・、開始から半年経った今では改善ポイントを探すだけで四苦八苦、
　ほとんど意見が出てきません。

　その結果、当然ながらうまくいっている感じはしないし、継続すら危ない状態です。
　どうすれば、継続的な改善活動が進められるでしょうか？」

ある官公庁の組織に働き方改革の研修で伺った時にいただいたご質問です。

実は、業務改善において、最も重要なのは、
『改善ポイントの洗い出し』です。

改善ポイントをたくさん出せば出すほど、
伸び代が見えるわけですからモチベーションも上がります。

たくさん出れば、最初は「うわっ！」となるかもしれませんが、
一つずつ解決していくうちに、それが成功体験となり、
大きな改善を成功させるような自信にもなり得ます。

ですが、、、
多くの組織では冒頭にご質問いただいた組織と同じように
改善ポイントがすぐに底をついてしまいます。

ちなみに・・・、
その組織では、毎月５〜６個程度の意見が出ているそうです。

が、その中身はすぐにできることがほとんどで、
組織的かつ抜本的な、働き方改革に繋がるようなものは無いようです。

（しかも、意見を書いているのは特定の職員だけの様子でした）

いったい、
なぜ『改善ポイント』は出ないのでしょうか？

よくよく考えてみると、

改善ポイントとは、仕事をする上で感じる
『非効率なところ』『無駄なところ』『無理があるところ』

仕事の配分や割り振りで『ムラがあるところ』

などなど、言ってしまえば『不満なところ』です。

なので、
「改善ポイントをどんどん出して良い組織にしよう！」

と、明るく意見を募集したところで、
良い意見はあまり出てこないのです。

だって、オフィシャルな場で自分のいる組織の不満を
堂々と言うなんて、かなりハードル高いでしょ！？

それを『紙に書いて提出』なんてすれば、
誰が書いたかも含めて証拠が残ってしまいます。

そこで働き続けることを前提にしている人が
そんなリスクを冒すなんて通常考えられませんよね。

だから安易に聞いても出てこないのです。

なので、きちんと
『ここでは不満を言って良いんだよ』という
『場づくり』をしないといけません。

ちなみに、僕のクライアント企業の事例を紹介すると・・・、

『場づくり』をきちんとして上で改善ポイントの洗い出しをした結果、

たった2時間の会議で100個近い意見が出て、
最終的に、７カテゴリーで52個の改善ポイントが見つかった企業もあります。

※参考：サービス内容

重要なのは、『場の雰囲気』です。

出さなかったらがっかりされ、
出しても責められるような雰囲気では、
誰も意見なんてしません。

勇気を持って出した意見がきちんと受け止められ、
それが企業の成長に貢献することが実感（もしくは想像）できてこそ、
業務改善は継続的かつ効果的に進められるようになってきます。

この改善ポイントの洗い出しがうまくいけば、
あとは、個別の改善策を考えて実行し、
振り返っては、また改善するというPDCAサイクルを回すだけです。

ぜひ、工夫して改善ポイントの洗い出しをやってみてくださいね！

では、今日はこの辺りで失礼します。